Cómo medir la productividad y aumentar la eficiencia en el trabajo

Medir la productividad de su empresa o departamento le permite realizar cambios operativos, añadiendo empleados o equipos para cumplir los plazos. Conocer la productividad de su plantilla también le permite calibrar la eficiencia general y saber si puede cumplir con plazos ajustados o aceptar nuevos clientes. Hay una gran variedad de formas de medir la productividad y entender cuál es la mejor para su empresa puede llevar algo de tiempo y consideración.

En este artículo, analizaremos en profundidad por qué es importante medir la productividad en el lugar de trabajo y compartiremos algunas estrategias que podría utilizar para medir la productividad de inmediato.

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¿Qué es la productividad?

La productividad es una medida de la eficiencia de una máquina, una fábrica o una persona para convertir los insumos en productos útiles. Para calcular la productividad, se divide la producción media por período entre los costes incurridos o los recursos, como el personal, consumidos en ese período.

Por qué hay que medir la productividad

Hay varias razones por las que es esencial medir la productividad en el lugar de trabajo.

Las decisiones de inversión son más fáciles

Una empresa necesita saber cómo de productivas son sus operaciones para tomar decisiones de inversión. Por ejemplo, usted puede trabajar en una planta de producción de automóviles en la que la producción ha disminuido considerablemente en los últimos dos años. Basándose en sus mediciones de productividad, la empresa puede llegar a la conclusión de que la reducción de la productividad está siendo causada por equipos antiguos que necesitan ser actualizados.

La dirección, por tanto, invierte dinero en la modernización de la planta. La medición continua de la productividad permite a la empresa comparar la eficiencia de sus operaciones a lo largo del tiempo y realizar los ajustes pertinentes.

Mide la eficacia y las capacidades de los empleados

Otra razón importante para medir la productividad es que le permite calibrar la eficiencia de su mano de obra. Por ejemplo, si un cliente ha pedido a su empresa que se adapte a una entrega exigente, la única manera de saber si puede cumplir el plazo es si mide sistemáticamente la productividad de su plantilla. Los directivos también necesitan saber cómo está rindiendo cada empleado individualmente.

Esta información les ayuda a tomar decisiones importantes que repercuten en la eficiencia general del lugar de trabajo. Por ejemplo, entender la eficiencia de cada empleado ayuda a los directivos a determinar quién puede asumir responsabilidades adicionales o quién sería ideal para dirigir un proyecto de equipo.

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Permite una mejor toma de decisiones operativas

Otra razón crucial para supervisar la productividad es que puede ayudar a los directivos a cambiar la empresa. Por ejemplo, los datos recogidos durante el proceso de medición podrían revelar retrasos en el proceso de producción.

Por otro lado, puede revelar problemas en el ciclo de vida del cliente. Reconocer esto podría permitirle realizar cambios operativos, como ampliar su equipo de atención al cliente o invertir en nuevos equipos de producción.

Consejos para medir la productividad

Cada empresa tiene sus propios métodos para medir la productividad. La variedad de métodos refleja el hecho de que cada empresa es diferente en cuanto a su estructura y enfoque. Por ello, las empresas suelen adaptar las herramientas de medición de la productividad a sus necesidades. Dicho esto, hay varias categorías generales de medición de la productividad con las que debería encontrarse durante su carrera.

  • Concentrarse en los beneficios
  • Cómo hacer el trabajo
  • Gestión del tiempo
  • Retroalimentación y evaluación por parte de los compañeros
  • Comparación del tiempo de trabajo con los bienes producidos
  • Seguimiento del progreso de los empleados
  • Satisfacción del cliente

Concentrarse en los beneficios

Una forma de medir la rentabilidad es controlar la rentabilidad y las ventas de la organización. Por ejemplo, en términos sencillos, si un año su empresa obtuvo beneficios por un millón de dólares y al año siguiente obtuvo beneficios por dos millones de dólares, hay un claro indicio de aumento de la productividad, aunque sería necesario realizar un análisis más profundo de las hojas de pérdidas y ganancias de la empresa para entender qué causó el aumento de la rentabilidad.

Centrarse en los beneficios puede ser una opción popular para las empresas que operan en áreas en las que suele ser difícil medir el tiempo de una actividad específica.

Pensemos, por ejemplo, en un equipo encargado de gestionar campañas publicitarias para varios clientes. La empresa puede decidir que es más importante asegurarse unos pocos clientes importantes mediante la producción de campañas publicitarias de alta calidad que asegurarse el mayor número posible de clientes.

En esta situación, pueden decidir que la mejor manera de evaluar la eficacia del equipo es centrarse en los beneficios que han aportado a la empresa. Pueden comparar la tasa de beneficios con la cantidad total pagada en salarios para obtener una medición más precisa.

Hacer el trabajo

Otro enfoque se centra en el número de tareas que realiza la plantilla. En este método de medición de la productividad, la dirección se preocupa menos por el tiempo que se necesita para completar las tareas. En su lugar, se centra en completar el producto final.

Para llevar a cabo esta medición de la productividad, es posible que tenga que dividir los proyectos en tareas más pequeñas. A continuación, estas tareas se asignan a cada empleado para garantizar que el proyecto completo se complete en el plazo especificado. En el caso de proyectos de mayor envergadura, pueden incluirse objetivos intermedios o metas, para que todo el mundo sepa si el trabajo se desarrolla según lo previsto.

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Gestión del tiempo

Una opción alternativa para medir la productividad es controlar el tiempo que tardas en completar una tarea. Para ello, utiliza un software de medición de la productividad o programas en línea.

Un sistema de gestión del tiempo muy utilizado requiere que los empleados introduzcan en una hoja de cálculo el tiempo que dedican a una tarea. Los resultados pueden ser evaluados por los directivos a lo largo del tiempo para ver si la productividad aumenta, disminuye o se mantiene. La ventaja de este método es que los programas informáticos modernos permiten a las empresas desglosar el tiempo en minutos e incluso en segundos para garantizar que el tiempo de trabajo se utiliza de forma eficaz.

Comentarios y evaluación de los compañeros

Si un pequeño equipo o grupo de empleados interactúa con regularidad, puede aplicar medidas de productividad basadas en la evaluación y la retroalimentación de los compañeros. En un sistema de este tipo, se evalúa la productividad de cada empleado en función de los comentarios que reciben de los demás sobre su rendimiento.

Para que tenga éxito, cada empleado debe conocer las diferentes funciones que tiene cada miembro del equipo y lo que se espera que haga. Debe haber un alto nivel de comunicación dentro del equipo y los empleados deben sentirse lo suficientemente cómodos como para ofrecer una evaluación honesta de los resultados de sus compañeros.

Comparar el tiempo de trabajo con los bienes producidos

Un método popular para medir la productividad en una fábrica es comparar el tiempo total de trabajo, que también se denomina input, con el número de productos fabricados, o el output. De este modo, las empresas pueden calcular un ratio que les muestre la eficiencia con la que trabajan sus empleados.

Para medir la productividad de este modo, dividirá el número total de productos fabricados por el número total de horas trabajadas por todos los empleados. A continuación, utilizará el resultado como una relación coste-beneficio, que podrá controlar.

Seguimiento del progreso de los empleados

Diversas estrategias de medición de la productividad implican el seguimiento periódico del progreso de los empleados. Estos enfoques le permiten estar al tanto del trabajo que se realiza y hacer cambios o establecer nuevos objetivos cuando sea necesario.

Un método es el check-in diario o la reunión de equipo. Se trata de reunirse con el equipo a diario para hablar del flujo de trabajo, de los problemas que hayan podido surgir o de las novedades en los procedimientos de trabajo. Comparando la cantidad de trabajo que los empleados han completado durante un día o una semana, tendrá una idea general de su productividad.

Satisfacción del cliente

Una forma popular de medir la productividad en una empresa que ofrece servicios a los clientes es utilizar los comentarios de los clientes. Por ejemplo, a los clientes que llaman a un centro de servicios se les puede pedir, una vez terminada la llamada, que rellenen una breve encuesta de satisfacción. En ella, explicarán si el empleado respondió a su consulta y si consideraron que fueron tratados con cortesía.

Los datos obtenidos de las encuestas a los clientes pueden combinarse con el número de clientes que el centro de servicio ha atendido durante un periodo determinado. Este enfoque le permite tener una idea más precisa de lo productivo que es el trabajo que usted y sus colegas están realizando.

Para ilustrar los posibles resultados, considere dos centros de servicio idénticos. Uno de ellos puede atender a 80 clientes cada hora, mientras que el segundo sólo atiende a 60. Sin embargo, las personas que llaman al primer centro de servicio se quejan en la encuesta a los clientes de que rara vez obtienen las respuestas que desean y sienten que se les mete prisa. Esto hace que se repitan muchas llamadas.

En este ejemplo, la empresa que gestiona el segundo centro de servicio podría argumentar con fuerza que sus empleados son más productivos aunque atiendan menos llamadas de clientes por hora.

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