15 consejos para mejorar la redacción comercial

En el mundo profesional, te comunicarás con tus colegas y clientes a través de diversos documentos escritos. La escritura comercial requiere que proporcione mensajes de la forma más clara y sucinta posible, ya que se comunica con personas que tienen agendas muy ocupadas. Conocer las mejores formas de llevar a cabo las comunicaciones empresariales le permitirá desarrollar y practicar estas habilidades. En este artículo, le ofrecemos 15 formas de mejorar su redacción empresarial junto con algunos consejos generales sobre lo que debe y no debe hacer.

10 habilidades útiles para mejorar su redacción comercial

¿Por qué es importante la escritura comercial?

Como es posible que siempre hable con alguien cara a cara o por teléfono, necesita una redacción empresarial eficaz para asegurarse de que transmite los mensajes escritos con claridad a su público. En situaciones en las que no ve a los destinatarios con regularidad, como cuando trabaja a distancia o se dirige a clientes externos, su redacción comercial sirve como representación suya, así que asegúrese de que refuerza y mantiene su reputación. Una buena redacción también le ayuda a parecer más profesional y creíble, lo que puede contribuir a aumentar su prestigio en el trabajo o a impresionar a los clientes.

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15 formas de mejorar la redacción empresarial

Puede utilizar los siguientes métodos para mejorar su capacidad de redacción empresarial y crear comunicaciones más eficaces en el trabajo:

Piensa antes de escribir

Para asegurarte de que creas materiales comerciales eficaces, planifica tu mensaje antes de escribirlo. Uno de los primeros pasos es identificar el propósito de su mensaje. A continuación, puedes trazar los puntos clave que quieres exponer, lo que te ayudará a mantener el rumbo. La planificación de los mensajes también garantiza que sólo incluyas la información más relevante.

La redacción de textos empresariales suele dividirse en cuatro categorías. Entender qué objetivo quieres conseguir puede ayudarte a redactar tu mensaje con eficacia:

  • Instrucción: Este tipo de mensaje instruye a los destinatarios sobre cómo completar un proceso o tarea. Ejemplos de comunicaciones instructivas son los memorandos y los manuales de usuario.
  • Informar: Estos mensajes, como los estados financieros y otros informes empresariales, proporcionan a los destinatarios información relevante para la empresa. Puede utilizarlos para marcar el progreso de los proyectos, tomar decisiones o garantizar el cumplimiento de las normas.
  • Persuasivo: El objetivo de estos mensajes es influir en las decisiones de la audiencia utilizando información relevante. Algunos ejemplos son los discursos de ventas, las propuestas de proyectos y los comunicados de prensa.
  • Transaccional: Esta categoría abarca la mayoría de las comunicaciones cotidianas en el lugar de trabajo, y su objetivo es compartir noticias o información y recoger reacciones. Son ejemplos los correos electrónicos, las cartas oficiales y las facturas.

Sea conciso

En la redacción de textos empresariales, hay que ocupar poco espacio y tiempo para mantener a la audiencia atenta en medio de sus apretadas agendas. Debe ser conciso tanto en la estructura de sus documentos como en el lenguaje. Determine cómo transmitir sus mensajes con el menor número de palabras u oraciones posible y sustituya las palabras o frases complejas por un lenguaje más breve y sencillo. Otro método eficaz es eliminar los adjetivos o adverbios innecesarios y cualquier detalle irrelevante. Por ejemplo, en lugar de "Nos gustó mucho reunirnos con usted el martes," puedes decir,  Nos encantó conocerte el martes ;

Entienda a su público

En tu vida profesional escribes a una gran variedad de personas, por lo que debes tener en cuenta sus necesidades e intereses individuales a la hora de comunicarte. Piensa en por qué el documento es importante para tu audiencia y cómo puedes transmitirlo a través de tu escritura comercial. Hágase las siguientes preguntas:

  • ¿Quién leerá este mensaje?
  • 1. ¿Cuál es el objetivo de este mensaje?
  • ¿Hasta qué punto está familiarizado el lector con los conceptos/lenguaje/información de este mensaje?
  • ¿Qué interés tiene mi público en el contenido de este mensaje?

Piensa también en tu relación con los destinatarios, ya que eso puede determinar el tono de tu mensaje. Algunas audiencias requieren que seas formal, mientras que otras te permiten adoptar un tono más conversacional.

Utilice la voz activa

En las frases que utilizan la voz activa, el objeto o sujeto realiza la acción. Este formato proporciona claridad y reduce la cantidad de palabras, a la vez que refuerza el mensaje. En la voz pasiva, el sujeto recibe una acción. Observe la siguiente comparación como ejemplo:

  • Voz activa: Mi equipo revisará la propuesta el martes y se pondrá en contacto contigo si encontramos algún error.
  • Voz pasiva: La propuesta será revisada por mi equipo el martes, y cualquier error que encontremos se le transmitirá.

Evite el uso de la jerga

Cada industria tiene su propia terminología, al igual que muchas organizaciones. Aunque estos términos exclusivos pueden servir de abreviatura, pueden confundir a las personas ajenas a la empresa. Uno de los objetivos de la escritura empresarial es garantizar que cualquiera pueda entender sus comunicaciones. Por eso, cuando escriba a destinatarios externos, tenga en cuenta los términos con los que pueden no estar familiarizados y evítelos.

Si no puede evitar la jerga, intente explicar el concepto en los términos más sencillos posibles. Como regla general, deletree los acrónimos específicos de su organización o industria para mayor claridad. Hacer esto también es necesario porque algunos acrónimos pueden tener múltiples significados — IP, por ejemplo, puede significar "protocolo de Internet" para una persona pero "propiedad intelectual" para otra.

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Llega a tu mensaje rápidamente

Mientras que la escritura creativa permite llegar a la idea principal, la escritura comercial requiere ir directamente al grano. Los destinatarios quieren saber cuál es su mensaje y por qué es importante para ellos. Como están ocupados en el trabajo, pueden desentenderse de sus comunicaciones si no pueden identificar el punto rápidamente.

Debe identificar sus puntos principales y redactar una frase de resumen que pueda incluir en la parte superior de su comunicación escrita. Cuando escriba documentos con varios párrafos, incluya el punto principal en la primera frase de cada uno. De este modo, ahorrará a sus destinatarios el tiempo y el esfuerzo de tener que buscar y averiguar su mensaje por sí mismos.

Centrarse en la precisión

La precisión es un componente esencial de la escritura empresarial, así que limítese a los hechos en lugar de dar opiniones—a menos que se le pida específicamente. Los datos o estadísticas precisos también pueden convencer a sus lectores para que sigan sus recomendaciones, así que utilice esa información cuando redacte comunicaciones persuasivas. Evitar las opiniones o las hipérboles también establece su credibilidad profesional. Cuando los destinatarios saben que pueden confiar en que usted les proporcionará información precisa, se genera confianza y se garantiza que querrán escuchar lo que tiene que decir.

Sea específico en su llamada a la acción

Si el objetivo de su mensaje es conseguir que el lector haga algo, debe incluir una clara llamada a la acción. Normalmente, querrá incluir una llamada a la acción en un correo electrónico u otros mensajes directos. Sea lo más específico posible para asegurarse de que su destinatario entiende lo que tiene que hacer junto con cualquier expectativa sobre cómo quiere que se complete la acción. Esta técnica garantiza que no tengas que dar más instrucciones o aclaraciones, lo que puede llevar más tiempo del necesario.

Por ejemplo, si necesitas que te firme documentos, díselo, Por favor, revise estos documentos y devuélvame las versiones firmadas antes de las 5 de la tarde del viernes; frente a “Por favor, devuélveme esto” En el último ejemplo, el receptor recibe instrucciones vagas, por lo que no sabe lo que tiene que hacer ni cuándo debe hacerlo.

4. Escribe con tu voz auténtica

Cuando escriba comunicaciones comerciales menos formales, querrá transmitir su voz genuina. Escriba como si estuviera hablando con el destinatario en persona y elija palabras que utilice en su vida cotidiana. Algunas personas creen que el uso de palabras más grandes o complejas les hace parecer más inteligentes, pero a veces éstas pueden enturbiar su mensaje o hacerlo menos atractivo.

Mientras que el uso de un lenguaje demasiado formal puede hacer que suene poco natural, adoptar un tono más conversacional cuando es apropiado da a su lector una idea de su personalidad. Como resultado, les resulta más fácil hablar con usted y crear una relación, lo que genera confianza. Sin embargo, tenga siempre en cuenta a su público; por ejemplo, puede ser más informal en un correo electrónico dirigido a un colega cercano que a un cliente.

Mantener la profesionalidad

Demostrar profesionalidad se refiere a comunicarse de una manera que muestre respeto por los demás. Aunque quieras mostrar tu auténtico yo para crear una relación, tienes que equilibrarlo con tu yo profesional. Las comunicaciones escritas pueden facilitar que los destinatarios malinterpreten las bromas, por ejemplo, lo que significa que es mejor evitarlas en la mayoría de las situaciones. Evalúa la profesionalidad de tus comunicaciones preguntándote si te sentirías cómodo si un supervisor las leyera o si se hicieran públicas.

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Cree plantillas

Si te encuentras enviando los mismos tipos de correos electrónicos u otros materiales una y otra vez, considera guardar una plantilla de los mismos. Incluso si no sigues estas plantillas exactamente, proporcionan un punto de partida útil. Por ejemplo, es posible que cada mes envíe un correo electrónico de control a uno de sus clientes — tener una plantilla bien hecha puede ahorrarle tiempo a la hora de realizar esta tarea habitual. Asegúrese de revisar cualquier documento que utilice una plantilla para asegurarse de que ha sustituido la información correcta, como los nombres de la empresa o del cliente.

Utilice recursos de escritura

Independientemente de los conocimientos que tengas como escritor, puedes encontrar una gran variedad de recursos de escritura online para sentirte más cómodo con las reglas gramaticales y establecer buenos hábitos. Estas herramientas incluyen comprobadores de gramática y legibilidad, diccionarios y tesauros en línea e incluso tecnologías que analizan el tono. Utiliza estos recursos como revisión final después de la corrección para encontrar cualquier cosa que puedas haber pasado por alto. Estas herramientas también pueden ayudarte a identificar cualquier punto débil de la escritura y ayudarte a centrarte en las áreas de mejora.

Corrige tus comunicaciones

Escriba lo que escriba, corrija siempre antes de enviarlo. Revisa el mensaje para detectar cualquier error gramatical, ortográfico o de otro tipo. Un documento pulido le hace parecer profesional y creíble a sus destinatarios. Una técnica útil para la corrección de textos es leer el material en voz alta. Esto ayuda a garantizar que el flujo de información tenga sentido y resulte atractivo para el lector. También puede facilitar la detección de cualquier lenguaje que parezca repetitivo o innecesario.

Pida que le den su opinión

A medida que vaya ganando confianza en sus habilidades de redacción empresarial, pida a otras personas que le den su opinión. Puede pedir ayuda a escritores y editores profesionales o a colegas y amigos de confianza. Estas fuentes pueden proporcionarle ideas que quizá no vea sobre su escritura. Intente ser específico en el tipo de comentarios que desea recibir. Por ejemplo, tal vez quieras centrarte en si has dado con el tono adecuado o si has utilizado eficazmente una estructura y una redacción concisas. Al hacer esto, te centras en áreas específicas para mejorar una a una.

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Sigue practicando

La mejor manera de mejorar las habilidades, como la escritura comercial, es mediante la práctica regular. Cuanto más escriba, más cómodo se sentirá utilizando estas técnicas eficaces. Además, escribir fuera del trabajo — como en un blog o un diario — puede ayudarle a entender mejor su voz como escritor. Cuando aporta una voz única a sus comunicaciones empresariales, puede hacer que su contenido sea más atractivo para los lectores.

Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en la escritura comercial

Estos son algunos consejos generales que te ayudarán a crear comunicaciones escritas eficaces en el trabajo:

  • Cíñase a un formato sencillo. Uno de sus principales objetivos es asegurarse de que envía algo fácil de leer, así que utilice siempre fuentes y colores estándar en sus documentos. Además, intenta no utilizar demasiados elementos gráficos o visuales, ya que eso puede distraer a los lectores de tu mensaje.
  • Sigue las reglas. Algunas organizaciones tienen sus propias guías de estilo de comunicación, así que siga esas directrices lo más fielmente posible para promover la coherencia. Seguir las directrices también garantiza que se mantenga la imagen profesional o la reputación de su organización y proporciona credibilidad a sus documentos.
  • Pregúntese los cinco porqués. Siga las mejores prácticas del periodismo y asegúrese de anticipar y responder a todas las preguntas pertinentes preguntando quién, qué, cuándo, dónde y por qué. No olvide el último elemento, que es cómo quiere que el destinatario utilice la información incluida en su mensaje.
  • No se precipite. Tratar de enviar comunicaciones con prisa puede hacerte más propenso a cometer errores. Corrige tu mensaje y luego aléjate. Dependiendo de la fecha de entrega, puedes volver minutos u horas más tarde con una mirada nueva. Esto le ayudará a detectar los errores o las mejoras que puede haber pasado por alto en la primera revisión.

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