Cómo mejorar las habilidades de gestión de proyectos (con consejos adicionales)

Para la mayoría de las organizaciones, contar con una persona encargada de gestionar los proyectos es una ventaja que ayuda a que el proyecto siga cumpliendo los objetivos y el calendario de producción establecido. Los gestores de proyectos suelen ser un puesto deseado para muchas empresas que completan regularmente proyectos, que pueden ir desde la ampliación de una línea de productos hasta la creación de una nueva aplicación móvil para los clientes. Si eres un gestor de proyectos o estás interesado en serlo, es importante que tengas un sólido conjunto de habilidades que te ayuden a manejar tus responsabilidades.

En este artículo, explicamos qué son las habilidades de gestión de proyectos y por qué son importantes, y proporcionamos una lista de medidas que puede tomar para mejorar sus propias habilidades de gestión de proyectos en el lugar de trabajo.

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¿Qué son las habilidades de gestión de proyectos?

Las habilidades de gestión de proyectos son las capacidades que se tienen para supervisar un proyecto sin salirse del ámbito de aplicación, el calendario y el presupuesto. Aunque algunas habilidades de gestión de proyectos le resulten naturales, hay otras que puede aprender y desarrollar para convertirse en un gestor de proyectos más fuerte y poder ayudar a su equipo a alcanzar los objetivos de producción. Algunas habilidades de gestión de proyectos son:

  • Liderazgo
  • Gestión del tiempo
  • Organización
  • Programación
  • Delegar
  • Comunicación
  • Gestión de riesgos
  • Investigación
  • Pensamiento crítico
  • Atención al detalle
  • Paciencia
  • Gestión de la calidad

¿Por qué son importantes las habilidades de gestión de proyectos?

Las habilidades de gestión de proyectos son importantes porque te ayudan a dirigir los proyectos de manera que sean productivos para la empresa para la que trabajas y para el equipo que apoya el proyecto. Tus habilidades pueden ayudar a tu equipo a ser responsable, motivado, productivo, con recursos y orgulloso de su trabajo.

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Cómo mejorar las habilidades de gestión de proyectos

Si te interesa mejorar tus propias habilidades de gestión de proyectos, aquí tienes algunos pasos que puedes dar:

1. Completar cursos de formación

Puede apuntarse a clases de formación, incluidos seminarios, seminarios web y conferencias, para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos. Busque aquellos cursos que se centren en diversos aspectos de la gestión de proyectos o que ofrezcan formación en una habilidad concreta que necesite ayuda para desarrollar.

2. Pedir opiniones

Manténgase abierto a los comentarios de su equipo para poder mejorar sus habilidades de gestión de proyectos. Puesto que usted es responsable de delegar tareas, explicar las condiciones del proyecto y mantener al equipo dentro del calendario, es importante que lo haga de forma que su equipo responda. Puede pedirles su opinión al finalizar el proyecto, pero considere la posibilidad de pedírsela a intervalos regulares durante el mismo. Los comentarios de los clientes también pueden ser beneficiosos.

3. Estudiar las metodologías de gestión de proyectos

Existen varias metodologías de gestión de proyectos que puedes adoptar en función de tus habilidades, la estructura del lugar de trabajo y los equipos de proyecto con los que trabajarás. Explóralas para elegir una que apoye tus habilidades actuales y te dé el espacio necesario para construir otras nuevas.

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4. Siga de cerca a otros gestores de proyectos

También puedes desarrollar tus habilidades simplemente siguiendo de cerca a otros gestores de proyectos que han tenido éxito en sus campos. Si hay gestores de proyectos con los que trabaja, pregunte si puede ver lo que hacen en un día. También puedes unirte a grupos profesionales de gestores de proyectos en los que te pongas en contacto con otros a los que puedas seguir de cerca durante un día de trabajo. En cualquiera de los dos casos, puedes adoptar los métodos y habilidades que observes en esos gestores de proyectos y aplicarlos a tu propio trabajo.

5. Suscríbase a contenidos de profesionales del sector

Hay blogs de gestión de proyectos, artículos, podcasts y otras formas de contenido que producen los gestores de proyectos de éxito. Cuanto más lea y escuche este contenido, más podrá mantenerse al día con las tendencias de la gestión de proyectos que pueden convertirle en un mejor gestor de proyectos. Variar los puntos de vista también puede ayudarle a desarrollar sus habilidades de pensamiento crítico y de resolución de problemas.

6. Incorpore ejercicios de creación de equipos

Los ejercicios de creación de equipos pueden mejorar las relaciones profesionales entre los compañeros de trabajo, lo que puede ayudarle a mejorar su trabajo como gestor de proyectos. Cuando las personas de tu equipo se llevan bien y se entienden de forma natural, es más probable que colaboren, que aporten soluciones creativas y que apoyen tu trabajo como gestor de proyectos.

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7. Haga un seguimiento de su tiempo

Hacer un seguimiento de su tiempo puede ayudarle a desarrollar la importante habilidad de gestión del tiempo. Puede llegar a darse cuenta de en qué invierte su tiempo, y probablemente será más capaz de analizar su jornada laboral y descubrir dónde puede ajustar su tiempo. Analizar su propia gestión del tiempo puede ayudarle a gestionar el tiempo de los demás durante un proyecto y a darse cuenta de si un proyecto no está siguiendo un calendario establecido.

8. Utilizar plantillas

Seguro que puedes encontrar varias plantillas para gestores de proyectos que puedes utilizar para tu propio trabajo. Utiliza plantillas que apoyen tu trabajo y te ayuden a sobresalir en la función. Dado que muchas de estas plantillas sirven de guía, puede descubrir que dedica menos tiempo a una determinada tarea, lo que le permite desarrollar mejor otras habilidades.

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Consejos para una gestión eficaz de los proyectos

Para asegurarte de que eres un director de proyectos eficaz, ten en cuenta estos consejos:

  • Establezca expectativas realistas. Todas las personas que participan en el proyecto pueden concentrarse mejor en él si son conscientes de las expectativas. También puede establecer las expectativas sobre cuándo su equipo o el cliente deben esperar noticias suyas después de que hayan contactado con usted.

  • Utiliza herramientas de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarte a mantener el rumbo, pero con muchas de ellas también puedes compartir actualizaciones del proyecto y asignar tareas a los miembros de tu equipo, entre otras funciones. Considera las que se integran con otras aplicaciones que utilizas, como un calendario de grupo, que te ayudarán a apoyar el proyecto.

  • Fomente la responsabilidad. En un proyecto, todos los miembros del equipo dependen unos de otros para asegurarse de que el proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y según las especificaciones. Anima a tu equipo a responsabilizarse mutuamente de completar el trabajo en el plazo previsto y lo mejor posible por el bien del proyecto.

  • Construye un calendario detallado. Es importante que cualquier miembro del equipo, incluidos los interesados en el proyecto, pueda ver fácilmente el calendario del proyecto y entender en qué fase se encuentra. Mantenga un cronograma detallado que incluya un calendario propuesto, los horarios de trabajo de los empleados, los próximos pasos del proyecto y los plazos establecidos.

  • Organizar los archivos. Desarrolle un sistema que facilite el almacenamiento, el guardado y el intercambio de archivos. Puedes hacer un sistema organizado tanto para los archivos físicos como para los digitales codificando por colores, nombrando los archivos adecuadamente o utilizando aplicaciones basadas en la nube.

  • Desarrolle un plan de comunicación. La comunicación es una parte crucial de cualquier equipo de proyecto con éxito, así que establezca cómo se comunicará con los clientes y con su equipo, y fije esas expectativas con antelación. Puede optar por un correo electrónico semanal o decidir reunirse en persona cada mañana para hablar del día que le espera.

  • Abordar los problemas y los errores. En la mayoría de los proyectos pueden surgir problemas y errores. Es importante abordar cualquier problema tan pronto como lo note, y anime a su equipo a admitir sus errores cuando los cometan. La comunicación abierta y la comodidad que supone aceptar los errores pueden ayudar a un equipo a proponer soluciones cuando las cosas no salen como estaba previsto.

  • Hacer un debriefing después de un proyecto. En el debriefing, puede discutir lo que ha funcionado en el proyecto y lo que puede mejorar para el próximo proyecto. También puedes recabar comentarios adicionales sobre tu papel como gestor de proyectos.

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