El formulario W-2 es importante a la hora de presentar los impuestos anuales. Cada año, las empresas envían a los empleados el formulario W-2 con información sobre los ingresos e impuestos del año anterior. Si has cambiado de trabajo recientemente, debes obtener un W-2 de tu anterior empleador para poder presentar tus impuestos correctamente.
En este artículo, describimos cómo obtener el W-2 de un empleador anterior y consejos si aún no lo ha recibido.
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¿Por qué es necesario obtener un W-2 de su anterior empleador?
Debe tener un W-2, también conocido como Declaración de Salarios e Impuestos, de su anterior empleador si ha cambiado de puesto en el último año para presentar sus impuestos. Este documento le ayudará a saber cuántos impuestos debe o si puede esperar un reembolso. Se incluyen los siguientes datos:
- Cuánto dinero ganó en esa empresa en el último año
- Cantidad de impuestos federales, estatales, de la Seguridad Social y de Medicare retenidos de sus ganancias
- Sus contribuciones anuales a su fondo de jubilación
- Contribución del empleador a su salud
- Cuantía de las prestaciones por cuidado de personas dependientes que ha recibido
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige a las empresas que envíen los formularios W-2 a todos los empleados actuales y antiguos que ganaron al menos 600 dólares durante el año pasado.
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Cómo obtener un W-2 de su antiguo empleador
La Agencia Tributaria exige a su antiguo empleador que le envíe por correo una copia de su W-2 antes de finales de enero. Si en las primeras semanas del año aún no le ha llegado el W-2, o ha extraviado el formulario, es posible que tenga que tomar medidas para evitar las multas por presentación de impuestos. A continuación, le indicamos unos sencillos pasos que puede seguir para asegurarse de recibir su W-2 a tiempo:
1. Compruebe la fecha
Conozca las fechas importantes de los impuestos y observe el calendario para determinar cuándo debe intervenir. Tu antiguo empleador tiene hasta el 31 de enero para enviar tu W-2 por correo. Por lo tanto, es posible que no llegue hasta la primera semana de febrero. Según el IRS, debería recibir su W-2 como muy tarde el 14 de febrero.
2. Cambie su dirección si se ha mudado
Si su dirección ha cambiado desde que dejó de trabajar para su antiguo empleador, asegúrese de que ha rellenado un formulario de cambio de dirección en su oficina de correos local. Después de enviar este formulario, normalmente hay que esperar de siete a diez días antes de que el USPS procese su solicitud y el correo llegue a su nueva dirección. Si olvidó rellenar este formulario cuando se mudó, el correo enviado a su dirección anterior no será reenviado a su nueva casa, y el Servicio Postal podría haber devuelto su W-2 a su antiguo empleador.
3. Buscar en su correo electrónico
Es posible que haya optado por recibir declaraciones de impuestos sin papel, o que su antiguo empleador prefiera enviar los documentos fiscales de forma digital. Busque en su bandeja de entrada y en la carpeta de correo no deseado un correo electrónico que indique que sus documentos fiscales están listos. Este aviso suele incluir un enlace a una plataforma online segura en la que puede acceder y descargar archivos importantes como su W-2.
4. Contacta con tu antiguo empleador
Si a finales de enero no has recibido tu W-2, ponte primero en contacto con tu anterior empresa. Si la empresa para la que trabajaste tiene un departamento de recursos humanos (RRHH), llama o envía un correo electrónico al representante de RRHH para preguntar por el estado de tu W-2 y confirmar que tienen tu dirección postal correcta. Es posible que hayan enviado el formulario, pero que se haya perdido en el correo o que haya llegado a una dirección equivocada. Si la empresa no tiene un departamento de RRHH, llama a tu antiguo jefe. Ofrézcase a recoger su W-2 en persona para ahorrar tiempo.
5. Contacta con el administrador de la nómina
Si la empresa para la que trabajabas utiliza un proveedor externo para procesar las nóminas, llama o envía un correo electrónico al administrador de nóminas. De nuevo, confirma la dirección que tienen archivada para ti y pídeles que te envíen una copia de reemplazo si han enviado el formulario por correo, pero no ha llegado.
6. Contacta con Hacienda
Si no puede ponerse en contacto con su antiguo empleador, éste no responde a su solicitud o no ha recibido su W-2 antes del 14 de febrero, llame al IRS al 800-829-1040. Proporcione al representante el número de identificación del empleador (EIN) de la empresa, que puede encontrar en sus antiguos recibos de pago o en el W-2 del año anterior. Es posible que también tenga que proporcionar información como sus datos de contacto y su número de la Seguridad Social, los datos de contacto del empleador, los ingresos estimados y las fechas en las que trabajó para esa empresa. A continuación, el IRS envía a su antiguo empleador un recordatorio para que envíe su W-2.
Si prefiere gestionar las comunicaciones fiscales en persona, puede concertar una cita en el Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS de su localidad. Lleva la información necesaria, incluido el EIN de la empresa, para agilizar el proceso.
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Consejos si no puedes' obtener tu W-2 de tu anterior empleador
Si usted ha completado los pasos anteriores y cree que no recibirá su W-2 antes de la fecha límite del 15 de abril, todavía tiene que presentar sus impuestos. Tiene algunas opciones para evitar las multas del IRS:
- Solicitar una ampliación: Presente el formulario 4868, Application for Automatic Extension of Time to File U.S. Individual Income Tax Return (Solicitud de prórroga automática para presentar la declaración de la renta de las personas físicas), para pedir al IRS que le dé más tiempo para presentar sus impuestos. Si lo aceptan, dispondrá de seis meses más para presentar su declaración de la renta, pero deberá seguir pagando sus impuestos a tiempo. Incluya con el formulario su mejor estimación de la cantidad de impuestos que debe y el pago de esa cantidad.
- Presentar sin un W-2: Si no espera recibir un W-2 de su anterior empleador — si, por ejemplo, ya no están en el negocio — puede presentar el formulario 4852, Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement, con su declaración de impuestos en lugar de un W-2. Utilice la información de su último talón de pago de esa empresa para estimar sus ingresos y retenciones y rellene el 4852. Si recibe su W-2 después de presentar el 4852, confirme sus estimaciones y presente el formulario 1040x para corregir cualquier inexactitud.
Puede encontrar y descargar estos formularios en el sitio web del IRS y debe presentarlos antes de la fecha límite de presentación de impuestos de abril. Obtener una prórroga o presentar un formulario sustitutivo puede ralentizar el procesamiento de su declaración y retrasar su reembolso, pero evita que el IRS le penalice por impuestos atrasados o no presentados.