Cómo ordenar datos en Excel (con instrucciones paso a paso)

Utilizando Excel en casa o en el trabajo, puedes crear hojas de cálculo, libros de trabajo, tablas o gráficos. Muchas empresas desean que sus empleados estén familiarizados con Excel, especialmente en ocupaciones administrativas o trabajos que requieren leer y procesar grandes cantidades de información o listas.

En este artículo, explicamos qué significa ordenar datos en Excel y cómo hacerlo.

¿Qué significa clasificar en Excel?

La clasificación de datos en una hoja de cálculo de Excel permite a los usuarios organizar la información que incluyen de forma rápida y eficaz. La clasificación de datos en Excel se refiere al proceso de organizar los datos en un orden específico que difiere de cómo se introdujeron inicialmente en el programa. Por ejemplo, es posible organizar los precios en orden ascendente, ordenar alfabéticamente una lista de nombres u organizar una lista de fechas que aparecen fuera de secuencia. La ventaja más significativa de aprender a ordenar en Excel es el tiempo que se ahorra al realizar las acciones automáticamente en lugar de tener que volver a escribir una lista y ordenar cada elemento individualmente.

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Cómo clasificar en Excel

Puedes ordenar los datos en Excel de diferentes maneras, como por el color de la celda o el valor numérico. Estos son algunos pasos generales para ordenar los datos en Excel:

1. Resalte los elementos de datos que desea clasificar

Haga clic y arrastre el cursor para seleccionar todas las celdas que desee ordenar. Puede pasar por varias filas o columnas si quiere reorganizar los datos en una fila o columna diferente a la que está ordenando.

2. Abra el menú Datos de la parte superior del programa

Elija la pestaña de la barra de navegación en la parte superior de la página que dice «Datos» para abrir las opciones para manipular los datos en el archivo. Esta es la barra de herramientas que también incluye las opciones de «Inicio», «Insertar» y «Dibujar»;

3. Elija el botón de Ordenar y Filtrar

Haz clic en el botón del menú Datos que dice «Ordenar y filtrar» para abrir la ventana de ordenación. La ventana de clasificación contiene opciones de clasificación que incluyen:

Ordenar por

Esta opción le permite elegir qué columna quiere utilizar como ancla para su ordenación, lo que significa que cualquier otro dato resaltado se ordenará según las reglas que usted establezca para esa columna.

Ordenar

Esta pestaña decide cómo se ordenarán las celdas y permite a los usuarios elegir entre aspectos como el valor de la celda, el color de la celda, el color del texto o el icono de la celda.

Pedir

La pestaña de orden indica a Excel cómo quiere que se ordenen los datos, por ejemplo, alfabéticamente de la A a la Z, alfabéticamente al revés de la Z a la A o en una lista personalizada, como los días de la semana. Si su lista contiene números en lugar de palabras, el menú de ordenación tiene en cuenta el orden numérico en lugar del alfabético y ofrece la opción de «de menor a mayor» o «de mayor a menor» en lugar de «de la A a la Z» o «de la Z a la A»

Encabezados

La esquina superior derecha de la ventana de clasificación permite a los usuarios marcar una casilla para confirmar que su lista tiene cabeceras o celdas en la parte superior de cada lista que quieren mantener igual. Si su lista no utiliza cabeceras, puede dejar esta casilla sin marcar.

Opciones

La parte inferior de la ventana de ordenación incluye un botón denominado «Opciones» que puede cambiar la opción «Ordenar por» a filas en lugar de columnas. Para ello, haga clic en «Opciones» y elija «Ordenar de izquierda a derecha» en lugar de «Ordenar de arriba a abajo»;

4. Personalice sus opciones de clasificación

Decida cómo quiere que se clasifique su lista o el orden en que quiere que se muestren sus datos. Puedes utilizar las opciones de la ventana de clasificación para personalizar la forma en que se muestra tu lista.

5. Confirme pulsando «OK»;

Finalice sus elecciones de ordenación haciendo clic en el botón de la parte inferior de la ventana de ordenación que dice «OK.» La ventana entonces desaparece, y sus datos se reorganizan de acuerdo con las opciones que ha elegido en el menú de ordenación.

Cómo alfabetizar en Excel

Un ejemplo de las opciones de ordenación en Excel es la ordenación alfabética de los elementos de la lista. A continuación se explica cómo ordenar una lista en Excel por orden alfabético:

1. Resalte los datos que desea clasificar

Haz clic y arrastra el cursor para seleccionar todas las celdas que quieras ordenar.

2. Abre el menú de datos de la parte superior del programa

Elige la pestaña de la barra de navegación en la parte superior de la página que dice «Datos» para abrir las opciones de manipulación de los datos en el archivo. Se trata de la misma barra de herramientas que se utiliza para toda la ordenación en Excel.

3. Entrar en la ventana de clasificación

Abra la ventana «Ordenar y filtrar» del menú Datos. Esta ventana contiene las diferentes opciones para ordenar los datos.

4. Elija «Ordenar de la A a la Z» en la pestaña de pedidos

Establezca la pestaña «Orden» en «Ordenar de la A a la Z.» Esto clasificará el texto resaltado en orden alfabético.

5. Confirme pulsando «OK»

Haz clic en «Aceptar» para confirmar tus opciones de ordenación. Una vez que lo hagas, los elementos de tu lista deberían estar ordenados alfabéticamente de la A a la Z por la primera letra de cada palabra.

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Cómo ordenar varias filas y columnas en Excel

Otra opción para ordenar en Excel es la posibilidad de ordenar varias filas o columnas a la vez. Puede utilizar estos pasos para ordenar varias filas o columnas en Excel:

1. Resalte los elementos de datos que desea ordenar

Haz clic y arrastra el cursor para seleccionar todas las celdas que quieras ordenar. Puedes pasar por varias filas o columnas si quieres reorganizar los datos en varias filas o columnas.

2. Abra el menú de datos en la parte superior del programa

Elija la pestaña de la barra de navegación en la parte superior de la página que dice «Datos» para abrir las opciones para manipular los datos en el archivo. Esta es la misma barra de herramientas que se utiliza para toda la ordenación en Excel.

3. Entrar en la ventana de clasificación

Abra la ventana «Ordenar y filtrar» del menú Datos. Esta ventana contiene las diferentes opciones para ordenar los datos.

4. Añade otra columna o fila a la ventana de clasificación

Haz clic en el signo más de la esquina inferior derecha de la ventana de clasificación. Esto añade otra columna o fila, dependiendo de si está ordenando de arriba a abajo o de derecha a izquierda. Puede añadir tantas filas o columnas como desee ordenar.

5. Elija «Ordenación personalizada» en la ventana de ordenación

Elija la opción de «Ordenación personalizada» en la ventana de ordenación. A continuación, introduzca el valor por el que desea ordenar sus columnas o filas en la entrada original y en las nuevas creadas al hacer clic en el signo más.

6. Confirma pulsando «OK»;

Haga clic en «Aceptar» para confirmar sus opciones de ordenación. Esto aplica la nueva ordenación a cualquier columna o fila que se añada a la ventana de ordenación.