12 consejos para organizar su bandeja de entrada de Gmail

Gmail de Google es uno de los proveedores de correo electrónico más utilizados. Los usuarios pueden acceder a sus cuentas de Gmail a través de sus teléfonos inteligentes, tabletas y programas de terceros, por lo que es una gran opción para los profesionales de la empresa. Muchos utilizan Gmail porque ofrece funciones útiles, como la posibilidad de organizar la bandeja de entrada. Organizar la bandeja de entrada de Gmail te permite priorizar tus mensajes, responder rápidamente a los que son urgentes y mantenerte al día con varios proyectos. En este artículo, analizamos los consejos que puedes utilizar para organizar tu bandeja de entrada de Gmail para que se adapte mejor a tus necesidades de correo electrónico.

Beneficios de organizar la bandeja de entrada de Gmail

Si utilizas tu cuenta de correo electrónico de Gmail con frecuencia, puede que te resulte difícil estar al día con todos tus correos electrónicos. Dedicar tiempo a organizar tu bandeja de entrada de Gmail puede ser beneficioso para ti en el trabajo. Las ventajas incluyen:

  • Aumento de la productividad: Es difícil ser productivo cuando se organizan constantemente los correos electrónicos y se intenta averiguar cuáles son importantes. Organizar sus correos electrónicos le permitirá disponer de más tiempo para realizar tareas de trabajo más productivas.
  • Gestionar mejor el tiempo: Si pasas mucho tiempo navegando, respondiendo, reenviando y eliminando tu correo electrónico, puede que te des cuenta de que has pasado gran parte de tu jornada laboral en tu bandeja de entrada. Con la organización automatizada de Gmail, descubrirás que es más fácil gestionar tu tiempo.
  • Comunicación oportuna: Organizar tu correo electrónico te permite identificar los correos importantes mucho más rápido. Esto significa que puedes responder a tu empleador o contestar un correo electrónico urgente mucho más rápido.
  • Mejora de la satisfacción en el trabajo Cuando la bandeja de entrada de tu correo electrónico está organizada, puedes identificar rápidamente los mensajes importantes y dejar el resto para cuando vuelvas al trabajo, lo que te permite mejorar la satisfacción laboral.

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Cómo organizar la bandeja de entrada de Gmail

Gmail tiene muchas funciones de organización para ayudarte a organizar tu bandeja de entrada de la manera que más te convenga. A continuación’te explicamos cómo organizar tu bandeja de entrada de Gmail:

1. Conozca las características

Uno de los primeros pasos para tener una cuenta de Gmail organizada es entender lo que ofrece el programa. Gmail tiene muchas funciones de organización que se pueden personalizar para satisfacer tus necesidades de correo electrónico. Estas son algunas de las características más comunes:

  • Fichas: Las pestañas, también denominadas “categorías,” incluyen por defecto “Principal,” “Social” y “Promociones”. Puedes añadir “Actualizaciones” y “Foros.” Se encuentran en una fila por encima de tu bandeja de entrada. Gmail reconoce automáticamente qué correos electrónicos pertenecen a cada pestaña, lo que reduce el desorden de las redes sociales, las promociones y los boletines en tu pestaña principal.
  • Carpetas: Por defecto, Gmail incluye varias carpetas, como “Bandeja de entrada,” “Papelera” y “Enviados.” Se encuentran en el panel de la izquierda de la Bandeja de entrada. Puedes añadir otras para que la clasificación de los correos electrónicos sea más sencilla. Puede mover los correos electrónicos a las carpetas manualmente o clasificarlos automáticamente por línea de asunto o remitente.
  • Etiquetas: Las etiquetas facilitan la clasificación de los correos electrónicos y sirven para etiquetar los correos que envías o recibes. Puedes añadir más de una etiqueta a un correo electrónico e incluso asignarle un color específico. Las etiquetas pueden aplicarse a los correos electrónicos a medida que llegan, creando una regla para filtrarlos.
  • Reglas: Las reglas te permiten indicar a Gmail cómo organizar automáticamente tus correos electrónicos. Puedes filtrar los correos electrónicos por remitente, destinatario, asunto, contenido y mucho más. Tú determinas los criterios y la acción que debe realizar Gmail, como etiquetar o establecer la prioridad, y cada correo electrónico se organiza cuando llega a tu bandeja de entrada.

Otras funciones relacionadas con el correo electrónico

Gmail incluye otras funciones de correo electrónico, como:

  • Calendario: Puedes integrar un calendario de Gmail para programar automáticamente las citas y las reuniones en función de la información de tus correos electrónicos. Esta función también facilita la respuesta a las solicitudes de reunión.
  • Impulso: Nudge te recuerda si hay mensajes importantes esperando tu respuesta. El correo electrónico se desplaza automáticamente a la parte superior de tu bandeja de entrada. A continuación, te pide que respondas o hagas un seguimiento del mensaje.
  • Snooze: Algunos correos electrónicos pueden no requerir una respuesta inmediata. La función de repetición de mensajes aparta temporalmente un correo electrónico y luego te recuerda que debes responder cuando te resulte más conveniente.

2. Elige el diseño de tu bandeja de entrada

Hay varios diseños de bandeja de entrada disponibles en Gmail para controlar cómo se listan tus correos electrónicos. Elige el diseño que tenga más sentido para tu uso del correo electrónico. Las opciones incluyen:

  • Por defecto: En este diseño, su correo electrónico se organiza en pestañas.
  • importante en primer lugar: En esta disposición, Gmail prioriza los correos electrónicos más importantes para ti y los muestra primero.
  • No leer primero: Este diseño muestra primero los correos electrónicos no leídos, desplazando los leídos a la parte inferior de la bandeja de entrada.
  • Primero, la estrella: Este diseño muestra los correos electrónicos que has marcado con una estrella en primer lugar.
  • Prioridad: Gmail estima qué correos electrónicos es más probable que respondas primero y los coloca en la parte superior de tu bandeja de entrada.
  • Múltiples bandejas de entrada: Este diseño le permite establecer criterios de búsqueda para crear una sección y el número de correos electrónicos que desea ver en cada sección. En esta disposición no hay panel de lectura.

Cómo elegir el diseño de la bandeja de entrada

Estos son los pasos para elegir el diseño de tu bandeja de entrada:
1. Haz clic en el icono con forma de engranaje de la parte superior de tu bandeja de entrada.
2. Abra ‘Configuración” y haga clic en la pestaña “Tipo de bandeja de entrada”.
3. Utiliza el menú desplegable para seleccionar la disposición de la bandeja de entrada que prefieras.
4. Puede personalizar las selecciones “Por defecto,” “Prioridad” y “Bandeja de entrada múltiple”.
5. Desplácese hasta el final de la página y haga clic en “Guardar cambios”

3. Elimine las pestañas que nunca utiliza

Puedes eliminar todas las pestañas excepto las principales para liberar espacio. Por ejemplo, si no recibe regularmente correos electrónicos de promoción, desactive la pestaña «Promociones».

Cómo eliminar las pestañas

Aquí’se explica cómo eliminar las pestañas que nunca usas:
1. Haz clic en el icono con forma de engranaje de la parte superior de tu bandeja de entrada.
2. Abra “Configuración” y haga clic en la pestaña “Bandeja de entrada”.
3. En “Categorías,” seleccione las fichas que desea eliminar o incluir.
4. Desplácese hasta el final de la página y haga clic en “Guardar cambios”

4. Crear reglas para filtrar los correos electrónicos

Puedes utilizar filtros para no perder nunca un correo electrónico de direcciones importantes. Utilice esta función para enviar un correo electrónico a una etiqueta o archivar, eliminar, marcar con una estrella o reenviar automáticamente los mensajes. Puede utilizar los filtros para:

  • Mueve todos los correos electrónicos financieros a tu bandeja de entrada prioritaria
  • Mueve todos los correos electrónicos de un determinado remitente a tu bandeja de spam
  • Archivar todos los correos electrónicos con un asunto determinado
  • Priorizar automáticamente todos los correos electrónicos de un determinado remitente

Cómo crear reglas para filtrar correos electrónicos

Aquí’se explica cómo crear reglas para filtrar correos electrónicos:
1. Haga clic en el icono con forma de engranaje de la parte superior de su bandeja de entrada.
2. Abra “Configuración” y haga clic en la pestaña “Filtros y direcciones bloqueadas”.
3 Haga clic en “Crear un nuevo filtro” y establezca sus parámetros. Por ejemplo, destaque los correos electrónicos con “inventario” en el asunto.
4. Haz clic en “Crear un filtro” y elige qué acción quieres que realice Gmail.
5 Desplácese hasta el final de la página y haga clic en “Guardar cambios”

5. Utilizar etiquetas

También puedes crear etiquetas para ayudar a organizar tus correos electrónicos por colores. Las etiquetas pueden tener hasta 225 caracteres y anidarse como subcarpetas. Si eliminas un mensaje, se borrará de todas las etiquetas a las que esté unido y de toda tu bandeja de entrada. Puedes crear etiquetas para:

  • Responder inmediatamente
  • To-do
  • Leer más tarde
  • Oportunidad de establecer una red de contactos

Cómo utilizar las etiquetas

Aquí’es cómo crear y guardar nuevas etiquetas:
1. En la parte izquierda de su bandeja de entrada, desplácese hacia abajo y haga clic en “Más.”
2. Haga clic en “Crear nueva etiqueta” y añada un nombre de etiqueta.
3. Haga clic en “Crear” para activar la etiqueta.
4. Desplázate hasta el final de la página y haz clic en “Guardar cambios”

6. Añade estrellas a los correos electrónicos importantes

Gmail permite añadir un icono de estrella para marcar los correos electrónicos importantes. Aunque añade automáticamente un “Marcador de importancia” (flecha amarilla junto a la estrella) a los que determina como importantes, puedes añadir o eliminar estrellas manualmente. Cuanto más añadas o elimines manualmente las estrellas, mejor será el algoritmo de Gmail para detectar y marcar los mensajes importantes.

Cómo añadir estrellas a los correos electrónicos importantes

Aquí’se explica cómo añadir estrellas a los correos electrónicos importantes:
1. Haz clic en el icono de la estrella junto a un correo electrónico en tu bandeja de entrada o dentro de una conversación.
2. Para ver todos tus correos electrónicos destacados, haz clic en “Destacados” en el panel izquierdo de tu bandeja de entrada.

6. Archivar los correos electrónicos

Puedes guardar los correos electrónicos moviéndolos a la carpeta “Archivo”. Se eliminan de la bandeja de entrada, pero permanecen en «Todo el correo» hasta que los elimines. Los mensajes archivados también se pueden buscar. Si no quieres guardar el correo electrónico, muévelo a la “Papelera” donde se elimina permanentemente después de 30 días.

Cómo archivar los correos electrónicos

Aquí’se explica cómo archivar los correos electrónicos:
1. Seleccione uno o más correos electrónicos de su bandeja de entrada.
2. Haga clic en el recuadro para resaltarlo.
3. En la barra de tareas de la parte superior de la bandeja de entrada, haga clic en “Archivar” o en “Eliminar” representado por un icono parecido a un archivo y una papelera.

7. Establecer notificaciones en el escritorio

Las notificaciones de escritorio pueden alertarte cuando llega un correo electrónico a tu bandeja de entrada, para que no tengas que revisar constantemente tu correo electrónico. En su lugar, aparece una notificación en la parte superior derecha de tu pantalla.

Cómo configurar las notificaciones del escritorio

Aquí’se explica cómo configurar las notificaciones de escritorio:
1. Haz clic en el icono con forma de engranaje de la parte superior de tu bandeja de entrada.
2. Haga clic en “Ver todos los ajustes” y seleccione “General.”
3. Desplácese hasta “Notificaciones de escritorio” y actívelas.
4. Seleccione el tono que desea que se reproduzca cuando llegue un nuevo correo electrónico.
5. Si recibe demasiadas notificaciones, actívelas sólo para los correos electrónicos marcados como “importantes”
6. Desplácese hasta el final de la página y haga clic en “Guardar cambios”

8. Silenciar las conversaciones

Si se encuentra en una conversación por correo electrónico que no le concierne, puede optar por abandonar (silenciar) el hilo. No verás más mensajes, pero todos se guardarán en el Archivo. Puedes buscar la conversación y ver todos los mensajes.

Cómo silenciar las conversaciones

Aquí’se explica cómo silenciar las conversaciones:
1. Abra el correo electrónico.
2. Haga clic en “Más” (tres puntos verticales) en la barra de tareas.
3. Seleccione “Mute” en el menú desplegable.
4. Para anular el silencio de la conversación, borra la etiqueta “Silenciado” del hilo.

9. Activar la función de deshacer

Gmail cuenta con una función de «deshacer» que te permite devolver el correo electrónico hasta 30 segundos después de haberlo enviado.

Cómo activar la función de deshacer

Aquí’se explica cómo activar la función de deshacer:
1. Haz clic en el icono con forma de engranaje de la parte superior de tu bandeja de entrada.
2. Haga clic en “Ver todos los ajustes” y seleccione “General.”
3. Desplácese hacia abajo hasta “Deshacer el envío.”
4. Fijar la hora.
5. Desplácese hasta el final de la página y haga clic en “Guardar cambios”

10. Habilitar acciones hover

Una adición reciente a Gmail es la posibilidad de pasar el cursor por encima de un correo electrónico y realizar acciones sencillas sin abrir el mensaje. Cuando pasas el cursor por encima del mensaje, aparecen cuatro iconos que te permiten archivar, eliminar, marcar como no leído o posponer. La acción de un solo clic hace que interactuar con tus correos electrónicos sea fácil y rápido.

Cómo activar las acciones hover

Aquí’se explica cómo habilitar las acciones de hover:
1. Haz clic en el icono con forma de engranaje que aparece en la parte superior de tu bandeja de entrada.
2. Haga clic en “Ver todos los ajustes” y seleccione “General.”
3. Desplácese hacia abajo hasta “Acciones Hover” y elija “activar” o “desactivar”;
4. Desplácese hasta el final de la página y haga clic en “Guardar cambios”

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