Cómo organizar los archivos de personal (y quién los utiliza)

La organización de los expedientes del personal puede ayudar al departamento de recursos humanos a almacenar los documentos con mayor eficacia y a presentar información fiscal precisa al gobierno federal. Es importante desarrollar un procedimiento que se adhiera tanto a las políticas de la empresa como a la normativa legal. Al conocer las estrategias para almacenar, recibir y proteger los documentos de los empleados, podrá determinar el método que mejor se adapte a sus necesidades. En este artículo, definimos qué son los expedientes de personal, describimos quién debe saber cómo organizarlos, proporcionamos los pasos clave para organizar los expedientes de personal y enumeramos algunos consejos para clasificarlos eficazmente.

Relacionado: 12 técnicas de motivación para el trabajo Cómo organizar sus archivos de oficina

¿Qué son los expedientes personales?

Los expedientes de personal son los registros oficiales de una empresa relativos al historial de empleo de un miembro del personal. Los expedientes suelen contener toda la información sobre la relación laboral entre una empresa y un miembro del personal, incluidos sus registros de contratación inicial y los materiales de la entrevista de salida. Permiten a las empresas mantener información precisa sobre los empleados y presentar datos importantes a las oficinas gubernamentales, como el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y su sucursal estatal local. Ciertas leyes determinan el tipo de información que debe incluirse en los expedientes de personal y el tiempo que una empresa puede almacenarlos.

Relacionado: Documentación en el trabajo

¿Quién necesita saber cómo organizar los archivos de personal?

Los empleados del departamento de recursos humanos (RRHH) necesitan saber cómo organizar los expedientes de personal porque a menudo gestionan estos documentos en el día a día. Suelen garantizar la confidencialidad de los expedientes almacenándolos en lugares privados de alta seguridad y supervisando las actividades de las personas que tienen acceso a ellos. Dependiendo de la política individual de la empresa, los supervisores o los jefes de departamento pueden tener cierto acceso a ciertos documentos del expediente de un empleado.

Relacionado: P&R: ¿Cuáles son las principales funciones y objetivos de los RRHH?

Cómo organizar los archivos de personal

A continuación se indican algunos pasos clave que le ayudarán a organizar los expedientes de los empleados' en su organización:

1. 2. Determine qué documentos debe guardar

Revise la política de la empresa, las leyes federales y las normativas estatales para saber qué documentos debe incluir en un expediente personal. Algunas leyes exigen que se almacenen los archivos en categorías únicas, por lo que es importante establecer un ámbito de aplicación para los archivos de personal antes de empezar a organizarlos. Por ejemplo, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) exigen que almacene los registros médicos y de ajustes razonables en un lugar separado de todos los documentos de personal.

Aquí tienes algunos ejemplos de documentos que debes incluir en un expediente personal:

  • Materiales de solicitud: El currículum del empleado, su carta de presentación y cualquier otro material que haya presentado en su solicitud original.

  • Materiales de la oferta de empleo: La carta original de oferta de empleo y un contrato de trabajo firmado por la empresa

  • Información fiscal: Los formularios Wage and Tax Statement (W-2) y Employee's Withholding Certificate (W-4), que describen la situación de los funcionarios ante el gobierno federal

  • Evaluaciones de rendimiento: Descripciones oficiales de cada revisión del rendimiento, normalmente escritas por los supervisores y archivadas por el personal de RRHH

  • Verificación del programa de formación: Documentación de los programas de formación a los que ha asistido un miembro del personal para su trabajo

  • Información de contacto en caso de emergencia: 10. Los nombres de los familiares u otros parientes cercanos a los que la empresa puede llamar si un empleado necesita ayuda externa

2. Elegir un método de archivo

Seleccione el tipo de sistema de archivo que mejor se adapte a las necesidades y preferencias de su empresa. Las empresas más pequeñas pueden beneficiarse de almacenar los documentos en archivadores designados, mientras que los departamentos de RRHH de las empresas más grandes suelen utilizar un sistema de archivo en línea o un software de almacenamiento electrónico, como un sistema de gestión de recursos humanos (SGRH). Para maximizar su eficiencia al archivar en un ordenador, considere la posibilidad de colocar la colección de documentos de cada empleado en carpetas y subcarpetas separadas dentro de ellas. Después, puedes determinar cómo organizarlos en el orden que prefieras.

Relacionado: Cómo organizar tus archivos de oficina

3. Formatea tus documentos

12. Establezca un estilo de formato y un sistema de etiquetado eficaces para todos los documentos de personal. Para aumentar la legibilidad de cada artículo, considere la posibilidad de utilizar un formato estándar para cada documento, incluyendo el tamaño y tipo de letra, el procedimiento de espaciado y el estilo de escritura. Al elaborar las etiquetas, puede ser útil colocar la información relevante en el mismo orden para mejorar la capacidad de acceso rápido a los archivos. Por ejemplo, puede utilizar el nombre y los apellidos del empleado, seguidos del nombre del documento o su tipo de archivo y la fecha en que lo creó.

Aquí tienes algunas plantillas para tener en cuenta:

  • [Apellido] [Nombre] – [Tipo de documento] – [Fecha de creación]
  • [Apellido] [Nombre] – [Código de archivo] – [Fecha de creación]
  • [Apellido] [Nombre] – [Título de la serie] – [Fecha de creación]

4. Saber quién puede acceder a los archivos

Determine qué miembros del personal y personas externas pueden necesitar acceder a los archivos de personal en un futuro. Por ejemplo, los empleados pueden solicitar una copia de sus expedientes personales en determinadas condiciones reguladas por la ley estatal, por lo que puede ser útil incluir un proceso de acceso en las directrices de su organización. También puede almacenar la documentación de elegibilidad de empleo en una carpeta separada para que las ofertas federales de inmigración puedan revisarlas de manera eficiente.

5. Crear una política de conservación de archivos

Comprueba la normativa federal para saber cuánto tiempo puede mantener el departamento de RRHH los expedientes oficiales del personal. A continuación, cree un proceso sistemático para eliminar los documentos que sobrepasen estos límites. Por ejemplo, el IRS exige a las empresas que conserven el formulario W-4 de un empleado en sus registros durante al menos cuatro años después de la última presentación de una declaración formal de impuestos al gobierno federal. Puede ser útil guardar un documento orientativo sobre la conservación de archivos en un lugar similar al de los archivos de personal para consultarlo en el futuro.

6. Actualizar los archivos según sea necesario

Para asegurarse de que todos los documentos contienen información precisa, elabore un calendario para mantener y actualizar su sistema de archivo. Si tienes archivos en papel, puedes eliminar los archivos y carpetas obsoletos para archivarlos en un armario aparte o en un almacén para cualquier propósito futuro. Si archivas mediante un software o en línea, puedes crear carpetas de archivo digitales o transferir los documentos a un dispositivo independiente. Si la empresa se amplía, puede ser útil revisar el proceso de mantenimiento para dar cabida a más expedientes de personal y otros registros de los empleados.

Consejos para clasificar los expedientes de personal

Ten en cuenta los siguientes consejos para ordenar los expedientes del personal:

  • Crea algunas copias de seguridad de archivos. Puede guardar una copia de los archivos de personal en el disco duro de un ordenador' mientras organiza los archivos. En el caso de los documentos en papel, puedes escanear y guardar una copia electrónica para ayudarte a guardar los documentos si se produce una situación inesperada.

  • Utilice sistemas de archivo tanto electrónicos como físicos. Los sistemas electrónicos pueden ayudarle a clasificar los archivos con mayor precisión y a ampliar su capacidad de almacenamiento. En cambio, colocar ciertos documentos en un archivador u otro sistema físico puede suponer una medida de seguridad adicional.

  • Utiliza un método de organización coherente. Para localizar los documentos más fácilmente, puede ser útil colocar los expedientes de personal en orden alfabético o cronológico. Puede ajustar sus métodos a lo largo del tiempo para adaptarse a las nuevas condiciones.

  • Crear una lista de comprobación de tareas. Cuando se revisan los procedimientos y se actualiza la información, a menudo resulta útil crear una lista de tareas que hay que realizar para poder completar cada paso con precisión. Considere la posibilidad de utilizar un software de hoja de cálculo para hacer la lista, o bien pruebe otro método que se ajuste a sus preferencias.

  • Introduce los documentos formales de la empresa. Como se pueden incluir muchos tipos de documentos en un archivo de personal, puede ser útil incluir sólo informes formalizados que contengan información vetada. Este proceso puede agilizar la comunicación entre usted y un empleado si éste solicita el expediente en el futuro.

  • Forme a los miembros del personal de RRHH. Haz que cada miembro del departamento de RRHH participe en un programa de formación para aprender el sistema de archivo específico de la empresa, incluidas las leyes relativas a los archivos de personal.

Te recomendamos

Cómo convertir una idea en un producto en 6 pasos (más preguntas frecuentes)

Guía para la saturación del mercado (con consejos)

Cómo responder a las quejas de los clientes (con consejos)

Cómo contratar empleados en 15 pasos

9 Sesgos en la toma de decisiones que hay que reconocer y abordar

Notas a pagar vs. Cuentas a pagar (con preguntas frecuentes)