Cómo organizar su día en el trabajo: 15 consejos para el éxito

Mantenerse organizado en el trabajo puede ayudar a aumentar la productividad y a reducir el estrés, ya que facilita saber qué esperar en el trabajo. En el fondo, la organización es una serie de hábitos que requiere un desarrollo continuo. En este artículo, explicamos estrategias que le ayudarán a reducir las distracciones y a afrontar los retos con positividad para organizar su jornada laboral.

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15 consejos para organizar tu jornada laboral

La organización puede ayudarte a maximizar tu tiempo en el trabajo, a manejar mejor los retos y a aumentar tu motivación. Aquí tienes 15 consejos que te ayudarán a organizar tu jornada laboral:

1. Mantener una lista de tareas

Dedicar de cinco a diez minutos al principio de cada día a escribir una lista de tareas pendientes, en papel o en formato digital, puede ayudar a promover la concentración y fomentar la productividad. Añadir a la lista inicial de tareas a lo largo del día puede ayudarle a mantener una idea clara de sus objetivos.

A algunas personas les resulta abrumadora una lista de tareas grandes, dividir las tareas grandes en partes más pequeñas es una estrategia que a menudo puede ayudar a abordar la procrastinación que surge de la sensación de agobio.

2. Mantener un espacio de trabajo ordenado

Dedica unos minutos al final de cada día a limpiar tu escritorio, retirando todo lo que no vayas a necesitar. Deshazte de la basura, coloca los bolígrafos en un cajón u organizador y apila los papeles para que parezcan más ordenados. Incluso puedes llenar tu botella de agua para no tener que preocuparte por ella por la mañana.

Esto también se aplica al desorden digital. Los ordenadores tienden a arrancar más lentamente cuando hay muchos archivos y programas en el escritorio, por lo que dedicar un poco de tiempo a la semana para limpiar el ordenador de archivos innecesarios y descargar las actualizaciones puede evitar caídas y retrasos del ordenador. También puede ayudarte a encontrar más fácilmente los programas y archivos que necesitas.

Cuando llegue el día siguiente, podrá ponerse a trabajar inmediatamente, en lugar de pasar los primeros minutos del día limpiando.

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3. Encuentra un horario y cúmplelo

Algunas personas trabajan mejor cuando se levantan temprano, mientras que otras tienen éxito trabajando por la noche. Determina la hora del día en la que te sientes mejor y trata de hacer la mayor parte de tu trabajo durante esas horas.

Tan importante como elegir un calendario es asegurarse de que puedes comprometerte con él. La coherencia es la clave para crear nuevos hábitos que perduren. Ser coherente con tu horario también puede ayudarte a ser más productivo. Tener un conjunto de horas en las que sabes que vas a trabajar puede entrenar a tu cerebro para estar activo durante esas horas.

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4. Haz descansos

Tomar 10-15 minutos cada par de horas para estirar el cuerpo y concentrarse en algo que no sea el trabajo puede ayudar a mantener la energía y el entusiasmo por el trabajo. Encuentre una manera de comer en otro lugar que no sea su escritorio para darse un descanso mental del trabajo cuando sea posible.

Otra razón para tomar descansos frecuentes es que a menudo se enfrentará a tareas inesperadas durante la jornada laboral. Darse pequeños descansos programados a lo largo del día le dará tiempo para afrontar estos retos sin sentirse abrumado.

5. Reducir la multitarea

La multitarea puede parecer la forma perfecta de hacer muchas cosas a la vez, pero por desgracia, esto no es cierto en muchas situaciones. Incluso puede descubrir que la multitarea puede llevar más tiempo que completar las tareas individualmente. La multitarea es una parte inevitable del trabajo diario, pero la buena noticia es que puedes evitar tener que realizar más tareas de las necesarias si te mantienes organizado.

6. Identificar las distracciones

Otra estrategia útil para organizar su jornada laboral es abordar y minimizar las distracciones. Los correos electrónicos, los mensajes de texto y las llamadas telefónicas son algunos de los motivos más comunes de distracción. Afortunadamente, hay cosas que se pueden hacer para abordar estas distracciones.

Programe momentos específicos para ocuparse de los correos electrónicos, por ejemplo, para mantenerse en la tarea y no distraerse con cada nuevo mensaje en su bandeja de entrada. Puedes optar por poner el teléfono móvil que te distrae en modo avión o colocarlo en un cajón para reducir la posibilidad de distraerte con un mensaje personal. Aunque no siempre puedes programar las llamadas entrantes para tu trabajo, puedes tener éxito programando un bloque de tiempo para hacer cualquier llamada saliente.

Estas estrategias pueden ayudar a reducir el número de distracciones que experimenta y el tiempo que una distracción le quita de su tarea actual.

7. Automatice su trabajo cuando pueda

Quizá envíes versiones similares del mismo correo electrónico a varias personas, o te distraigas a menudo con alguien que necesita tu firma. Con la ayuda de la tecnología, puedes automatizar tareas como éstas para maximizar tu tiempo y disminuir las distracciones.

Mantenga plantillas para los correos electrónicos que se envían con frecuencia, por lo que sólo tiene que personalizar donde sea necesario y enviar. También puedes utilizar un software que digitalice las firmas para firmar documentos con un clic. Automatizar las tareas te ayudará a mantenerte concentrado y organizado.

8. Abordar las tareas por orden de importancia

En lugar de empezar el día con tareas más pequeñas, como responder a los correos electrónicos, empiece por ocuparse de la tarea más grande o que más estrés le produce. Esto puede tomar la mayor cantidad de tiempo en su día, pero en última instancia, ayudará a sus flujos de trabajo se mueven más rápido. Completar primero las tareas más grandes puede mantenerte motivado para terminar rápidamente las tareas más pequeñas de tu lista de tareas sin agotar toda tu energía.

9. 10. Organice su jornada laboral por horas

Esta es una táctica especialmente útil si hay varias reuniones intercaladas a lo largo de tu jornada laboral. Programar tus tareas por horas puede ayudar a que tu día sea más predecible. También puede mejorar tu productividad al servir de recordatorio de tu tarea actual cada vez que te distraigas.

10. Establece objetivos y recompénsate

Establecer objetivos puede ayudarte a mejorar en tu trabajo a través de la motivación. Puedes fijarte objetivos para mantenerte organizado, como por ejemplo desafiarte a hacer una lista de tareas cada día. O bien, puedes establecer objetivos profesionales que te ayuden a mantenerte comprometido en tu trabajo.

Establecer objetivos sirve para recompensarse cada vez que los cumpla. Estas recompensas no tienen por qué ser elaboradas. Pueden ser tan sencillas como decidir comer un bocadillo una vez que haya terminado una tarea importante. El objetivo de establecer y reconocer los objetivos es ayudarte a mantenerte centrado en las tareas e interesado en tu trabajo, así que cualquier recompensa que te motive es buena.

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11. Programe sus días en "tandas" de trabajo

Algunas personas tienen éxito organizando no sólo su jornada laboral, sino su semana de trabajo. Si tu trabajo es una mezcla de llamadas telefónicas y trabajo administrativo, por ejemplo, quizá puedas atender las llamadas telefónicas los lunes, miércoles y viernes y dedicar los martes y jueves a las tareas administrativas.

Esto puede ayudarte a maximizar la productividad y concentrarte en las tareas sin sentir que tienes que cambiar de tarea en un momento' s. Esta estrategia funciona mejor para las personas orientadas al detalle a las que no les importa hacer el mismo tipo de trabajo durante varias horas seguidas.

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12. Identificar los factores de estrés

La tendencia de muchas personas a procrastinar tiene su origen en factores de estrés como las dudas, el perfeccionismo o el miedo a las críticas. Tal vez le preocupe la posibilidad de recibir comentarios negativos sobre esa tarea recurrente, o le preocupe no poder cumplir ese gran plazo. Identificar lo que te estresa puede ayudarte a encontrar soluciones para reducir el estrés y hacer que las tareas más difíciles sean más fáciles de completar.

Una solución al estrés laboral podría ser hablar con tu jefe o equipo para identificar formas de mejorar tu rendimiento y satisfacción en el trabajo. Cuando se identifican los factores de estrés en el trabajo, se puede encontrar la manera de superarlos y organizar el día sin una sensación de temor o procrastinación.

13. Haz un plan semanal/mensual

Una lista de tareas diarias puede hacer maravillas para completar las tareas del día a día, pero también puede ser útil hacer una lista más amplia al principio de cada semana o mes para estructurar tu tiempo y cumplir tus objetivos.

Por ejemplo, para una fecha límite al final de un mes, podrías establecer objetivos para completar al final de cada semana para tener todo hecho para cuando llegue la fecha límite. Podrías desglosar aún más los objetivos fijando metas a cumplir cada día. Esta estrategia sigue la filosofía de dividir una gran tarea en varias pequeñas, lo que puede ayudar a que tus objetivos a largo plazo parezcan más alcanzables.

14. Utilice sus flujos de trabajo actuales para promover la organización

Es posible que tu lugar de trabajo ya cuente con flujos de trabajo o herramientas que te ayuden a mantenerte organizado en el trabajo. Muchas aplicaciones de correo electrónico incluyen un componente de calendario que puedes utilizar para programar tu tiempo. Algunas aplicaciones de chat tienen funciones de recordatorio integradas que pueden mantenerte al tanto de las tareas. Puedes preguntar a tus compañeros o jefes cómo organizan su trabajo e incorporar sus consejos a tus propios hábitos organizativos.

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15. Introduce el equilibrio en tu agenda

Una de las claves para mantenerse organizado a largo plazo es intentar conseguir el equilibrio. Muchas personas que intentan implantar hábitos de organización en su vida profesional experimentan el agotamiento cuando sacrifican el equilibrio entre su vida laboral y personal por la productividad a corto plazo. La falta de equilibrio puede hacer que olvides o descuides tus hábitos organizativos. La buena noticia es que siempre puedes utilizar cualquiera de estas estrategias para renovar tus habilidades organizativas en el trabajo.

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