La creación de redes con otros profesionales de su sector y el desarrollo de relaciones profesionales pueden verse favorecidos por los actos de encuentro. Puede organizar un acto de bienvenida y confeccionar la lista de invitados. Puedes utilizar tu experiencia para organizar y ejecutar un evento profesional eficaz aprendiendo a organizar un evento de bienvenida.
En este artículo, describimos qué es un evento de bienvenida, explicamos cómo organizar un evento de bienvenida y proporcionamos una lista de consejos para un evento de bienvenida exitoso.
Su guía para establecer una red de contactos en los eventos
¿Qué es un evento de bienvenida?
Los eventos de encuentro y bienvenida son ocasiones en las que los profesionales pueden conectarse. Los eventos de encuentro y saludo pueden ayudar a las personas a aprovechar las conexiones existentes en sus redes o a conseguir otras nuevas. He aquí algunos ejemplos de lo que pueden conseguir:
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Conocer las nuevas oportunidades de trabajo: Las oportunidades de establecer contactos en un evento de encuentro pueden permitirte descubrir empresas, funciones y puestos vacantes en tu sector.
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Encontrar un mentor o alumno: Puede conocer a un profesional con experiencia en su campo que pueda servirle de mentor a medida que se desarrolla en su carrera. O, si tú' eres una persona con experiencia en tu campo, puedes encontrar a un profesional con menos experiencia para que te sirva de mentor en un evento de encuentro.
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Conocer otras oportunidades de desarrollo profesional: Es posible que te enteres de oportunidades como formaciones y seminarios en una reunión, lo que puede permitirte desarrollar tus habilidades profesionales o establecer una red con más profesionales de tu campo.
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Conectar con los posibles empleados: Si usted es un director de contratación, los eventos de encuentro y bienvenida pueden darle la oportunidad de conocer a profesionales cualificados a los que puede contratar para puestos vacantes.
Cómo organizar un evento de bienvenida
A continuación, le indicamos los pasos que puede seguir para organizar un evento de bienvenida con éxito:
1. Elija un formato
El primer paso para organizar una reunión de bienvenida es decidir el formato del evento. Hay dos formatos que puede elegir:
- Virtual: Una opción de formato para un evento de reunión y bienvenida es un evento virtual que utilice software de videoconferencia. Esto puede permitir que profesionales de varios lugares se conecten virtualmente.
- Tradicional: También puede organizar un evento tradicional de encuentro y saludo con interacciones en persona. Un formato tradicional puede dar a los profesionales la oportunidad de relacionarse con otras personas de la comunidad.
Cada uno de los formatos de reunión y saludo presenta retos y ventajas significativas. Las reuniones en persona suelen permitir a las personas establecer conexiones más significativas, mientras que las reuniones virtuales pueden ser más cómodas para muchas personas. Puedes utilizar tu conocimiento de eventos similares para determinar qué formato sería mejor para tus necesidades.
2. Decidir los demás detalles del evento
A continuación, puede planificar otros detalles del evento, como:
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Fecha y hora: Un detalle importante que debe planificar cuando organice un evento de bienvenida es la fecha y la hora del mismo. Puede planificar el evento con al menos seis semanas de antelación para asegurarse de que los asistentes puedan planificar el evento con antelación.
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Lista de invitados: También puede determinar a quién quiere invitar al evento. También puede decidir si abre el acto al público.
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Inscripción: Otro factor a tener en cuenta es si hay que exigir a los asistentes que se inscriban en el evento con antelación.
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Lugar: Si decide organizar un evento tradicional, puede reservar un local en función del número de invitados que espera para el evento.
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Refrescos: Otro aspecto a tener en cuenta en un evento tradicional son los refrigerios. Puede determinar la cantidad de refrescos que debe comprar para el evento en función del número de personas que piensa invitar.
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Otros suministros: También puede planificar otros suministros que puede llevar al lugar de celebración de un evento tradicional, como etiquetas con nombres, papel y bolígrafos.
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3. Envíe invitaciones y publique anuncios
Una vez que hayas planificado los detalles del evento, puedes enviar invitaciones y publicar anuncios para la reunión y el saludo. Estos son algunos consejos que puedes utilizar para informar a los profesionales sobre un evento de encuentro y saludo:
- Aproveche las herramientas digitales. Puede utilizar los sitios web de planificación de eventos y las herramientas de las redes sociales para que los profesionales se enteren del evento virtualmente y lo añadan al calendario de su smartphone para mayor comodidad.
- 1. Anuncia el evento en las redes sociales. Si tiene previsto abrir el evento al público, puede anunciarlo en las redes sociales para comunicarse con una gran audiencia sobre el encuentro y el saludo.
- Cuente lo sucedido a sus compañeros de trabajo. Para difundir la noticia del encuentro con los profesionales de su empresa, puede colgar folletos en los tablones de anuncios comunes y hablar con sus compañeros de trabajo sobre el encuentro.
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4. Preparar el lugar de celebración
El día de la reunión y el saludo, puedes preparar el lugar virtual o tradicional llegando temprano al evento. Si organizas un evento virtual, empezar temprano puede ayudarte a garantizar que el software de videoconferencia que utilizas funciona correctamente. En el caso de un evento tradicional, llegar temprano al lugar de celebración puede darle tiempo para preparar los refrigerios y asegurarse de que el espacio está listo para que los profesionales establezcan contactos.
5. Anfitrión del evento
Después de seguir los pasos anteriores, puedes disfrutar de un evento de encuentro exitoso. A continuación se ofrecen algunos consejos que puede utilizar durante el evento:
- Ayude a facilitar las conexiones a través de las presentaciones. Puede presentar a personas que quizá no se conozcan para ayudar a los profesionales a establecer una red de contactos en el evento.
- Utiliza una hoja de registro. Pedir a los asistentes que firmen con su nombre e información de contacto puede darle un registro del evento y una lista de correo electrónico para futuros eventos.
- Hable con los asistentes. Mientras organizas un evento de encuentro para ayudar a otros a hacer crecer su red profesional, puedes hacer lo mismo hablando con otros profesionales en el evento de encuentro.
6. Agradezca a los asistentes
Después del evento, puedes dar las gracias a los asistentes por haber acudido a la reunión. También puede utilizar la información de la hoja de inscripción para enviar un correo electrónico después del evento para agradecer a los asistentes su asistencia. Mostrar su gratitud después del evento puede aumentar las posibilidades de que los profesionales asistan a futuros eventos que organice.
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Consejos para un evento de bienvenida exitoso
Estos son los consejos que puede utilizar para planificar y organizar un encuentro:
Prepara los temas de conversación
Antes de la reunión, puede preparar una lista de temas de conversación para facilitar las presentaciones y los contactos en el evento. Estos son algunos ejemplos de formas de facilitar las conversaciones entre los asistentes al evento:
- Haz una pregunta interesante. Podrías hacer una pregunta como: «¿Estás trabajando en algún proyecto interesante?» Esto permite al asistente hablar de sí mismo y suscita un debate interesante.
- Identifique un rasgo o experiencia común. Si sabe que dos asistentes tienen un antiguo empleador o una universidad en común, puede utilizar esta información para presentar a asistentes que quizá no se conozcan.
- Hable de su historial profesional. Puede hacer preguntas y hablar de la trayectoria profesional de los asistentes para conocer mejor a la gente del evento y ayudar a los asistentes a establecer conexiones con los demás.
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Realice una investigación
Antes del evento, puedes realizar una investigación sobre los asistentes al evento utilizando sitios de redes profesionales. Investigar a los profesionales que indican que tienen previsto asistir al evento puede ayudarle a desarrollar temas de conversación y a conectar a los asistentes al evento. Esto también puede ayudarle a comprender la proporción de profesionales noveles con respecto a los profesionales experimentados en el evento.
Promover un ambiente divertido
Puede ayudar a garantizar que la reunión de bienvenida sea una experiencia agradable tomando medidas para promover un ambiente positivo en el evento. He aquí algunos consejos que pueden ayudarle a conseguirlo:
- Poner música: Una forma de proporcionar entretenimiento en un evento de encuentro es preparar una lista de reproducción de canciones para el evento. Puedes asegurarte de que la música esté lo suficientemente alta como para que los asistentes puedan escuchar, pero lo suficientemente suave como para promover la conversación.
- Contar bromas: Otra estrategia para promover un ambiente divertido en un evento de encuentro es contar chistes a los asistentes. Esto puede ayudar a promover la diversión en el evento y ayudar a los asistentes a sentirse más cómodos.
- Incorpore una actividad: Puedes animar a los profesionales del evento a interactuar organizando una actividad, como un sorteo de tarjetas de visita o un juego divertido.
22. Prepárate para los problemas tecnológicos
Si va a organizar un evento de encuentro virtual, una estrategia eficaz que puede ayudar a garantizar el éxito del evento es anticiparse a los problemas tecnológicos. He aquí algunas formas de prepararse para los retos tecnológicos con antelación:
- Escriba una guía de preguntas frecuentes. Es posible que no todos los asistentes a un evento virtual se sientan cómodos utilizando la tecnología de videoconferencia, por lo que puede escribir una guía que aborde las preguntas más frecuentes y proporcione instrucciones sobre cómo participar en el evento.
- Ayudar a resolver problemas. Si un asistente tiene problemas con el software de videoconferencia, puedes ofrecerte a ayudarle a solucionar el problema.
- Recuerde a los asistentes la etiqueta. Puede ayudar a minimizar los problemas tecnológicos recordando a los asistentes que silencien sus micrófonos cuando no estén hablando y que comprueben sus conexiones a Internet antes de unirse al evento.
Considere los refrigerios
Los refrigerios en un evento de reunión y bienvenida pueden dar a los profesionales la oportunidad de comer un bocadillo o disfrutar de una bebida mientras hacen contactos. He aquí algunos factores a tener en cuenta sobre los refrigerios:
- Tamaño de los bocadillos: Lo ideal es que los refrigerios del evento de bienvenida sean lo suficientemente pequeños como para sostenerlos y comerlos con facilidad. Esto ayuda a garantizar que los refrigerios no distraigan las conversaciones en el evento.
- Opciones de bebida: Puede ofrecer varias opciones de bebidas para adaptarse a las preferencias de los asistentes. Si proporcionas bebidas alcohólicas, puedes ofrecer también bebidas sin alcohol para acomodar a los asistentes.
- Utensilios: Tenga en cuenta los utensilios como platos, servilletas y tazas antes de un evento para asegurarse de llevar el número correcto de utensilios para los asistentes.