Cómo planificar reuniones (con consejos)

Las reuniones de negocios permiten a una organización mantenerse centrada en objetivos profesionales establecidos. Tanto si se celebra una reunión a distancia como en persona, la planificación es esencial para sacar el máximo partido a una reunión. También se puede determinar el tipo de reunión que mejor se adapta a la agenda y las estrategias eficaces para alcanzar los objetivos de la reunión. En este artículo, hablaremos de los tipos más comunes de reuniones de negocios, de por qué es importante la planificación y de cómo planificar una reunión con eficacia.

¿Por qué es importante planificar eficazmente las reuniones?

Es importante utilizar el tiempo de forma eficiente en el mundo profesional, ya que la planificación puede mejorar la productividad. La planificación permite maximizar los beneficios de una reunión al tiempo que se minimiza el tiempo que se le quita a los asistentes. La planificación previa de una reunión estratégica puede producir cambios positivos que mejoren el rendimiento de los empleados, ayudando a elevar la producción y a mejorar los resultados.

Tipos de reuniones que debes planificar

Hay muchas situaciones en las que puedes necesitar organizar una reunión. Algunas de las razones más comunes para celebrar una reunión de negocios son:

  • Sesiones de brainstorming para discutir nuevos productos, planes o enfoques
  • Informar al final de un proyecto para identificar lo que ha ido bien y lo que se puede mejorar
  • Sesiones de toma de decisiones cuando se presentan dos o más soluciones a un problema
  • Orientación a los nuevos empleados para ayudarles a aclimatarse a la empresa
  • Reuniones de resolución de problemas para discutir las posibles soluciones a un problema
  • Actualizaciones de estado para compartir cómo progresan las diferentes partes de un proyecto
  • Sesiones de formación de equipos para crear un vínculo más fuerte entre los miembros del personal
  • Formación para una nueva tecnología o un cambio en los procedimientos operativos

Cómo planificar las reuniones

A continuación le explicamos cómo preparar su próxima reunión para el éxito:

1. Determina el objetivo y si requiere una reunión

Cada vez que planifiques una reunión, estarás quitando tiempo a los demás, así que es importante que te asegures de que la reunión es el mejor enfoque para lo que quieres conseguir. Piense en los objetivos de la reunión y en el tiempo y la información que necesitará para alcanzarlos. Si sólo necesita un poco de tiempo o de información para alcanzar sus objetivos, una nota, un correo electrónico o una breve conversación con los miembros del personal pertinentes puede ser una mejor alternativa a una reunión formal.

2. Elija un formato

La estructura de una reunión desempeña un papel importante a la hora de determinar cómo se desarrolla la reunión y lo que se consigue. Lo primero que hay que tener en cuenta es cómo se van a gestionar las conversaciones. Las dos categorías principales son:

  • Un debate abierto en el que se anima a todos los asistentes a hablar y ofrecer opiniones
  • Formato de conferencia en el que uno o varios oradores elegidos llevan la mayor parte de la conversación, a menudo acompañada de una presentación

En las reuniones de toma de decisiones, puede ser útil determinar de antemano el modo en que los asistentes finalizarán las decisiones del grupo. En algunos entornos, como una reunión de la junta directiva, todos los miembros pueden tener un voto, mientras que en una reunión entre un supervisor y su personal, la reunión puede ser una oportunidad para que el personal exprese sus opiniones antes de que el supervisor tome por sí solo la decisión final.

3. Crea una agenda preliminar

A partir de su objetivo y del formato de reunión previsto, elabore un orden del día preliminar que incluya los temas que tratará, el orden en que los tratará y el tiempo que dedicará a cada uno. Disponer de un esquema de la reunión propuesta antes de ultimar los detalles le proporciona un marco para completar los pasos siguientes.

4. Establecer y llenar los roles

Es útil asignar funciones clave a los miembros del personal antes de la reunión para repartir la carga de trabajo, dar tiempo a los demás para prepararse y permitirle hacer cambios en caso de que uno o más miembros del personal no estén disponibles. Entre las funciones importantes que hay que tener en cuenta están las siguientes

  • Líder de la reunión: Aunque es habitual que el miembro más veterano dirija una reunión, puede estar ausente de la misma o preferir que otro miembro del personal la facilite.
  • Transcriptor: Tanto si se trata de anotar las ideas clave como de hacer una transcripción detallada, la asignación de un escriba para que tome notas crea un registro de la reunión.
  • Gestor del tiempo: Mantener el ritmo de una reunión es importante, por lo que puedes optar por tener un miembro del personal cuyo trabajo sea garantizar que se mantenga el ritmo.
  • Expertos: En muchas reuniones se pide el asesoramiento de un experto, ya sea un miembro del personal o un consultor externo. Discute los planes con cualquier persona que vaya a aportar su experiencia con antelación para que tenga tiempo de preparar su discurso o presentación.

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5. Elija un lugar y una hora

Si la reunión va a tener lugar en persona, seleccione y reserve una sala con antelación para asegurarse de que los asistentes disponen de un espacio adecuado para la reunión. Tenga en cuenta los requisitos tecnológicos a la hora de elegir un espacio.

También es posible que tenga que elegir una hora de reunión que interfiera lo menos posible con los horarios de los asistentes. Puedes hacer un sondeo entre los asistentes y permitirles que seleccionen sus horarios de reunión preferidos. A partir de esa información, podrá elegir la hora de reunión definitiva que mejor se adapte a todos.

6. Invite a su equipo

Cuanto antes notifique la reunión a los asistentes deseados, más probable será que tengan y mantengan el tiempo libre en su agenda.

En el caso de los miembros del personal cuya asistencia es obligatoria, el aviso previo les permite planificar en torno a la reunión para que puedan seguir realizando cualquier trabajo importante fuera de la hora designada para la reunión. Cuando envíe una invitación o notificación a alguien cuya asistencia es opcional, solicite una confirmación de asistencia para saber para cuántos asistentes debe planificar.

Si envía las invitaciones iniciales varios días antes de la reunión, envíe un seguimiento cuando se acerque la reunión. Un seguimiento antes de una reunión recuerda a los demás que espera que asistan y sirve de recordatorio para que lleven los documentos o el equipo necesarios.

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7. Solicita consejos y opiniones

Hable con otras personas sobre sus planes de reunión para obtener opiniones externas que puedan mejorar la estrategia o el contenido de su reunión. Pregunte a los miembros clave del personal si hay algo que añadirían o eliminarían del orden del día de la reunión o si hay alguna forma de abordar los objetivos de forma más eficaz.

8. Finaliza la agenda y envía los recursos

Utilizando la información que has reunido en los pasos anteriores, reevalúa tu agenda y haz los cambios necesarios antes de finalizarla. Envía una copia de esta versión final a cualquier persona que tenga una función designada para la reunión.

Puedes aprovechar esta oportunidad para preparar también a todos los asistentes a la reunión, independientemente de su función. Proporcionar cualquier nota o lectura importante con antelación permite al personal familiarizarse con la información relevante. Si te aseguras de que los demás están bien informados, les permitirás contribuir mejor una vez que comience la reunión.

Si la reunión va a incluir folletos, haz y clasifica las copias antes del comienzo de la reunión.

9. Prueba tu tecnología

Si su reunión utiliza algún tipo de tecnología, como presentaciones digitales, pruebe la tecnología antes de la reunión para asegurarse de que todo funciona correctamente. Asegúrese también de que tanto usted como el personal que vaya a utilizar la tecnología están familiarizados con ella y comprenden su funcionamiento.

En el caso de las reuniones a distancia, sugiera a todos los asistentes que prueben sus configuraciones remotas para asegurarse de que pueden participar en la reunión. Esto es especialmente importante para quienes se incorporan a distancia por primera vez.

10. Practica tus responsabilidades para la reunión

Si tienes previsto pronunciar un discurso o una presentación durante la reunión, haz una sesión de práctica para asegurarte de que das lo mejor de ti durante la reunión y de que los demás te entienden fácilmente. También puedes practicar cómo medir el tiempo si tienes que dar la información dentro de un límite de tiempo establecido.

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11. Proporcionar recursos después de la reunión

Una vez finalizada la reunión, facilite a los asistentes los documentos clave para reforzar la información tratada en la reunión. Si el equipo ha elaborado un nuevo plan de trabajo durante la reunión, envíe un correo electrónico o una nota en la que se resuman las nuevas responsabilidades y expectativas.

Un resumen de la reunión es un recurso valioso para los que asistieron a la reunión y para los que no pudieron asistir. Si tiene muchos documentos que enviar después de la reunión, puede asignar esta tarea a uno o varios miembros del personal de la reunión para que puedan centrarse en recopilar toda la información importante que se necesita mientras se celebra la reunión.

Consejos para planificar una reunión

Cuando planifiques tu próxima reunión, ten en cuenta estos consejos para que sea lo más eficaz posible:

  • Determina si podrías obtener los mismos resultados con un correo electrónico, un memorándum o unas cuantas conversaciones directas.
  • 4. Reduzca la lista de invitados al personal esencial.
  • Mantenga la reunión breve y directa.
  • En las raras ocasiones en que una reunión no parece producir los resultados deseados, cambiar el plan a mitad de la reunión invitando a hacer preguntas y a debatir puede ayudar.
  • Celebre su reunión en un espacio alternativo, como al aire libre o durante una comida, para crear un ambiente más relajado si lo desea.

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