Cómo planificar un evento (con consejos)

Si quiere organizar una reunión para su organización, es posible que necesite un plan estratégico. La planificación de eventos implica la organización de las actividades que harán que su evento sea un éxito. Saber qué elementos hay que tener en cuenta en el plan de su evento puede ayudarle a coordinar eficazmente un acto para que sus invitados lo disfruten. En este artículo, analizamos cómo organizar un evento profesional y enumeramos los consejos que puede utilizar para estructurar un plan detallado.

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¿Por qué es importante la planificación de un evento?

La organización de un evento consiste en planificar todos los elementos del mismo de principio a fin. Se trata de idear el evento y determinar la forma de llevarlo a cabo. La planificación de un evento es importante porque:

  • Reduce el estrés: La planificación de un evento puede asegurarle que usted' está haciendo todo lo necesario para que su evento sea un éxito. Puede que se sienta menos estresado si sabe que ya ha reservado un lugar de celebración y ha conseguido proveedores, por ejemplo.
  • Ahorra dinero: Evaluar sus recursos financieros con antelación puede permitirle evitar gastar en exceso en los costes del evento. Con una planificación eficaz, podrá comparar los precios de los proveedores y los lugares de celebración y seleccionar los que se ajusten a su presupuesto, lo que le evitará gastar más dinero del previsto por pagar cosas en el último momento.
  • Fomenta la creatividad: Con la planificación de eventos, puedes contemplar cómo organizar tu evento para atraer a tus invitados. Por ejemplo, puedes servir alimentos populares u organizar actividades para entretener a los asistentes.

Tipos de eventos profesionales

Las empresas pueden invitar a los empleados y a las partes interesadas a diversos eventos profesionales, como:

  • Conferencias
  • Ferias comerciales
  • Funciones benéficas
  • Eventos de lanzamiento de productos
  • Reuniones del consejo de administración
  • Celebración de los hitos de la empresa

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Cómo planificar un evento

Siga estos pasos para coordinar un evento profesional:

1. Crear un objetivo

El objetivo del evento es el propósito de su función y lo que quiere que experimenten sus invitados. Para conseguir un objetivo claro, pregúntese qué quiere conseguir con este evento. También puede ser útil tener en cuenta factores como:

  • 11. Datos demográficos de los invitados: Contempla la edad y la pertenencia a grupos de las personas que quieres que asistan a tu acto. Quizá estés organizando un acto benéfico para recaudar fondos para un nuevo parque infantil, así que invita a niños de todas las edades a asistir.
  • El evento' s ocasión: La ocasión es la razón por la que usted' está planificando un evento, como por ejemplo para agasajar a los empleados por su duro trabajo o permitir oportunidades de establecer contactos para los profesionales de su industria.
  • Vestimenta: Conocer la ocasión del evento puede ayudarte a decidir cómo quieres que se vistan tus invitados. Por ejemplo, si el evento es formal, puede requerir un atuendo de etiqueta.

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2. Diseñar un presupuesto

Tu presupuesto determina los costes del evento y la cantidad de dinero que puedes gastar. Cuando evalúe sus recursos financieros, tenga en cuenta los siguientes costes:

  • Lugar de celebración: El precio del alquiler de un local puede depender del tamaño del mismo o de los servicios que ofrezca. Los locales también pueden cobrar por la duración del evento. Una vez que conozcas el objetivo de tu evento, es importante que determines cuánto tiempo quieres que dure para poder comparar los costes del lugar.
  • Alimentación: Las opciones de comida y bebida requieren fondos para que los servicios de catering preparen la comida y la sirvan a sus invitados. Los costes de la comida pueden depender del tipo de comida y del tamaño de las raciones. Por ejemplo, los entrantes de marisco para 100 invitados pueden ser más caros que los entremeses para 50 invitados.
  • Entretenimiento: Algunos artistas, como los músicos o los cómicos, pueden cobrar precios más altos en función de su nivel de fama y del tiempo que quieras que actúen. También puedes optar por contratar a DJs o bailarines profesionales, cuyos costes pueden variar.
  • Fotógrafo o videógrafo: Si quieres documentar tu evento, es posible que tengas que reservar fondos para contratar a un fotógrafo o videógrafo profesional. Pueden cobrar tarifas fijas por hora u ofrecer un paquete para el evento, que podría incluir la edición y la entrega de las fotos o el vídeo de tu evento.
  • Personal de eventos: A la hora de contratar personal, es posible que necesite más fondos en función del tamaño de su evento. Por ejemplo, puede pagar a los anfitriones para que dirijan a los invitados a sus asientos y presenten a los oradores principales.
  • Publicidad: Si necesitas publicitar tu evento, esto podría requerir fondos adicionales. Por ejemplo, puede que tenga que pagar a empresas de televisión para que emitan anuncios o a locutores de radio para que promocionen su evento en antena. También podría pagar por anuncios en las redes sociales para ampliar el alcance de sus esfuerzos de promoción en línea.

3. Elija una fecha

La fecha de tu evento dicta cuándo quieres que se celebre. Es importante concretar la fecha en las primeras fases de la planificación para poder reservar el lugar de celebración y el espectáculo. También es necesario tener una fecha concreta en mente para tener tiempo suficiente para promocionar el evento entre su público objetivo. Estos son los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir la fecha del evento:

  • El tiempo: Conociendo el objetivo de su evento, puede decidir la época del año en la que quiere que se celebre. Por ejemplo, si está organizando un evento al aire libre, puede elegir una fecha en primavera en lugar de en invierno. También es bueno tener en cuenta los cambios meteorológicos anuales, como la temporada de huracanes, que podrían afectar a la ubicación de su evento.
  • Otros eventos: Supervise la actividad en su zona para obtener información sobre otros actos que puedan interferir con el suyo. Por ejemplo, si se celebra una convención importante el mismo fin de semana que su evento, podría haber limitaciones de aparcamiento o un aumento del tráfico, lo que puede afectar a la asistencia de los invitados.
  • Flujo de trabajo organizativo: La planificación y ejecución de un evento requiere el esfuerzo de las personas de su organización. Seleccione una fecha que permita a sus empleados dedicar el tiempo y las habilidades necesarias para organizar el evento sin dejar de realizar sus tareas habituales.

4. Seleccionar y reservar un lugar

El lugar de celebración es donde tiene lugar su evento. Seleccione un escenario que esté en consonancia con el tema u objetivo de su evento. Por ejemplo, si el propósito de su evento es promover la forma física y el bienestar de los niños, podría planificar actividades en un parque local. Tenga en cuenta los siguientes factores antes de reservar un lugar para su evento:

  • El tamaño: Visitando el local en persona o evaluando sus planos, podrá determinar si es lo suficientemente grande para acoger a sus invitados. También puedes buscar espacio adicional, como salas más pequeñas donde puedas celebrar sesiones individuales o zonas de descanso privadas para tus animadores.
  • Localice: Con su lista de invitados, evalúe desde dónde pueden viajar sus invitados para seleccionar un lugar en una ubicación conveniente, que también pueda animar a los invitados a asistir. Por ejemplo, si organiza un evento en una ciudad importante como Los Ángeles, los invitados pueden querer viajar a su evento por la oportunidad de visitar la ciudad.
  • Aparca: Los lugares de celebración pueden tener aparcamientos para los invitados, o la ubicación del lugar puede requerir que los invitados aparquen en la calle o en los barrios. Puedes especificar las políticas de aparcamiento de tu evento en las invitaciones y promociones.
  • Accesibilidad: Es importante elegir un lugar que tenga entradas y baños accesibles para sus invitados.
  • Tecnología: Es posible que necesites un equipo audiovisual para celebrar tu evento. Pregunte a los organizadores del local si puede realizar presentaciones con pantallas grandes o micrófonos enchufables. También puedes informarte sobre la acústica del espacio para asegurarte de que tus invitados puedan oír a los oradores independientemente del lugar de la sala en el que estén sentados.
  • Inclusión: Algunos locales incluyen la comida y la fotografía, por ejemplo, en los costes de alquiler. Si quieres limitar el número de proveedores para tu evento, busca un local con paquetes inclusivos.

5. Buscar proveedores

Los proveedores son empresas que pueden ayudar a apoyar su evento. Por ejemplo, puede contratar a una empresa de seguridad privada para que vigile la actividad en su evento y proteja a sus invitados de cualquier daño. También puede ponerse en contacto con una floristería local para que le proporcione flores y otras decoraciones para su acto. Para encontrar proveedores, ten en cuenta tu presupuesto y el tipo de ayuda de terceros que necesitas.

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6. Establezca un plan de promoción

Promocionar tu evento con antelación puede generar entusiasmo por las actividades y dar a tus invitados tiempo suficiente para organizar sus horarios. En los artículos promocionales que envíes, puedes incluir la fecha y la hora del evento. También puede incluir los logotipos de sus patrocinadores y cualquier detalle importante que los invitados deban conocer, como la comida que se servirá y el tipo de vestimenta necesaria. Algunos ejemplos de herramientas de promoción son:

  • Medios de comunicación social
  • Televisión
  • Radio
  • Marketing por correo electrónico
  • Boletines informativos
  • Página web de la organización

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Consejos para planificar eventos

Para obtener más ayuda en la planificación de eventos profesionales, ten en cuenta los siguientes consejos:

Delegar tareas en personas concretas

Para coordinar un evento con éxito, es importante delegar responsabilidades en las personas de su equipo de planificación. Considere la posibilidad de crear comités específicos que se encarguen de diferentes partes del evento. Por ejemplo, puede tener un comité de presupuesto que revise los hábitos de gasto para asegurarse de que no se excede el presupuesto, y un comité de promociones que coordine los anuncios en televisión y radio. A medida que vaya delegando tareas, considere la posibilidad de celebrar reuniones semanales para debatir el progreso de la planificación del evento y las nuevas ideas.

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Planificar para los imprevistos

Contar con un plan de respaldo a su itinerario inicial del evento puede permitirle responder eficazmente a los desafíos que escapan a su control. Después de elaborar este plan, revise su agenda y vuelva a ponerse en contacto con sus proveedores para asegurarse de que todo está preparado. Por ejemplo, si está planeando un evento al aire libre, es posible que necesite un espacio interior para que sus invitados puedan entrar si llueve. Algunos ejemplos de imprevistos son

  • Lugar de reunión con exceso de reservas
  • Oradores y animadores cancelados
  • Inundaciones repentinas y tornados
  • Dificultades técnicas

Haz crecer tu red

Conocer a más personas de su sector puede permitirle invitar a más profesionales a sus eventos y garantizarle un mayor acceso a los proveedores. Ponte en contacto con tus contactos y cuéntales el tema de tu evento y su itinerario. Pueden utilizar esta información para hacer sugerencias sobre posibles locales o animadores.

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