10 pasos para planificar una recaudación de fondos eficaz

La recaudación de fondos es una forma increíblemente eficaz de generar donaciones para una causa o una organización benéfica. Mucha gente aprecia la posibilidad de conocer a los miembros del programa y a otros donantes cuando apoyan a un grupo o causa benéfica, y una recaudación de fondos suele ser el lugar perfecto para hacerlo. Las recaudaciones de fondos también pueden ofrecer entretenimiento o la oportunidad de probar algo nuevo, como una recaudación de fondos celebrada en un centro de paintball, que puede atraer a nuevos donantes y más donaciones para su organización. En este artículo, analizamos qué es una recaudación de fondos y cómo planificarla.

¿Qué es un recaudador de fondos?

Una recaudación de fondos es un evento destinado a pedir a los donantes dinero u otras donaciones para apoyar una causa, una organización benéfica o una organización sin ánimo de lucro. Asistir a una recaudación de fondos ofrece a los donantes la oportunidad de conocer a otras personas que apoyan la misma causa y a miembros del grupo al que apoyan. A veces, las actividades de recaudación de fondos incluyen entretenimiento o comida proporcionados por los organizadores del evento. También son una excelente oportunidad para contar a los donantes cómo sus fondos apoyan a la organización mediante discursos, testimonios o presentaciones de diapositivas.

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Cómo planificar una recaudación de fondos

Las actividades de recaudación de fondos implican una cuidadosa planificación, presupuesto, programación y marketing para garantizar el éxito de un evento que los donantes puedan disfrutar. Siga estos pasos para planificar su recaudación de fondos:

1. Aclara el motivo por el que pides donaciones

Decida qué piensa hacer con las donaciones que reciba. Por ejemplo, si tu organización necesita dinero para seguir funcionando el año que viene, céntrate en lo que hace tu organización y en cómo afecta al mundo que te rodea. Explica a tus donantes y a todos los que participen en la recaudación de fondos por qué la organizas. Si la gente entiende por qué estás pidiendo donaciones y cree que tú o tu organización merecen la pena, es más probable que donen.

2. Consulta a otros

Si conoce a otras personas que hayan gestionado una recaudación de fondos con éxito, considere la posibilidad de pedirles consejo. Por ejemplo, si su organización se ha asociado con otro grupo benéfico en el pasado que ha organizado varias recaudaciones de fondos. Alguien con experiencia puede ayudarle a planificar un calendario y un presupuesto realistas. Si viven cerca, es posible que tengan contactos que puedan ayudarte con el lugar de celebración o el catering.

3. Establezca un objetivo y un presupuesto

Calcula cuánto dinero necesitas de la recaudación de fondos para cubrir el coste del evento y el objeto de la recaudación. Por ejemplo, si quieres financiar un nuevo juego de instrumentos para la orquesta infantil local, calcula el coste de los instrumentos y el coste de la recaudación. Considera la posibilidad de llamar a los proveedores y a los locales de tu zona para preguntarles los precios, de modo que puedas calcular con precisión esos costes en tu presupuesto. Incluye el coste del personal contratado, los recuerdos para los invitados, el entretenimiento, la comida, las bebidas y la decoración.

4. Conozca a su público

Determine quién puede estar interesado en su causa u organización. Es posible que ya conozca a los simpatizantes actuales, pero si es una organización nueva o busca donaciones puntuales para una causa, es posible que tenga que investigar un poco. Conozca los grupos demográficos a los que se dirige su causa y planifique un evento que les guste. Por ejemplo, si su causa es atractiva para las familias con niños pequeños, considere la posibilidad de realizar una recaudación de fondos para familias, como una noche de juegos o una feria.

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5. Buscar un lugar

El lugar ideal depende de tu público y del tipo de recaudación de fondos que quieras hacer. Visite diferentes lugares de su zona para ver si se adaptan a su evento ideal. Considera también opciones no tradicionales, como parques o salones recreativos, en función del tamaño de tu recaudación de fondos y de quiénes vayan a asistir. Cuéntale al personal sobre tu evento y hazle saber cómo utilizará tu organización los fondos donados. Algunas empresas están encantadas de ofrecer un descuento para apoyar una causa en la que creen.

6. Establecer un calendario

Una vez que tengas un lugar, puede que ya tengas una fecha, dependiendo de la disponibilidad del lugar. Si tienes cierta flexibilidad, elige un día y una hora que sean ideales para tus invitados. Por ejemplo, una recaudación de fondos por la noche puede convenir a la mayoría de los profesionales que trabajan. Si el lugar de celebración es al aire libre, tenga en cuenta el tiempo cuando planifique su evento, especialmente durante una temporada con altas probabilidades de lluvia o temperaturas extremas.

7. Comercializar su recaudación de fondos

Considera la mejor manera de comunicar los detalles de tu recaudación de fondos a tu público objetivo. Es posible que un público más joven vea tu información en las redes sociales, sobre todo las que tienen usuarios más jóvenes. Si pretende invitar a donantes de mayor edad que han apoyado a su organización con anterioridad, considere la posibilidad de enviar invitaciones por correo o llamar por teléfono. Puede utilizar cualquier medio de comunicación que desee para llegar al mayor número de personas posible o dirigirse a un público más reducido que conozca. Los medios de comunicación social pueden ser una herramienta poderosa, sobre todo porque pueden llegar a una gran audiencia con poco o ningún coste.

Si tienes muchos miembros en tu organización o muchos voluntarios, pídeles que hablen a sus conocidos sobre la recaudación de fondos. También pueden publicar la información en sus redes sociales o enviar un correo electrónico a sus amigos o familiares. Las conexiones personales pueden traer nuevos donantes o donaciones inesperadas.

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8. 3. Asociarse con patrocinadores corporativos

Reúnete con empresas locales y pídeles que patrocinen tu recaudación de fondos. Si pueden cubrir los costes asociados a su evento, podrá utilizar una mayor parte del dinero donado para financiar su causa u organización. Haga hincapié en que los consumidores apoyan a las empresas que contribuyen a grupos benéficos, especialmente si estos grupos mejoran la comunidad local. Las empresas pueden utilizar este patrocinio como publicidad para su negocio. Pregunte a los miembros de su organización y a sus voluntarios si conocen a algún empresario que pueda estar interesado en patrocinar su recaudación de fondos.

9. 10. Establezca una forma de aceptar donaciones

Tanto si prefieres recibir cheques, dinero en efectivo o donaciones digitales, asegúrate de establecer una forma sencilla para que la gente pueda donar. Si decide recibir dinero en efectivo durante el evento, considere la posibilidad de invertir en una caja de seguridad o una opción similar para almacenar el dinero en efectivo. También puede guardar los cheques en un lugar seguro o proporcionar una dirección para que los donantes envíen los cheques por adelantado. Si prefiere las donaciones en línea, cree un sitio web seguro o encuentre un sitio web donde pueda alojar su recaudación de fondos. También puede considerar la posibilidad de aceptar pagos con tarjeta de crédito utilizando una máquina de tarjetas de crédito.

10. Agradezca a los asistentes, patrocinadores y voluntarios

Después del evento, envíe tarjetas de agradecimiento a todos los que hayan asistido. Considere la posibilidad de ofrecer la opción de unirse a una lista de correo que proporcione actualizaciones periódicas que muestren cómo su dinero está beneficiando a su organización o a su organización benéfica. Envíe tarjetas de agradecimiento o regalos a los patrocinadores o voluntarios que hayan colaborado en el evento.

La mejor manera de asegurarse de que puede organizar otra recaudación de fondos con éxito es mostrar su agradecimiento a todos los que ayudaron en la primera. También puede ofrecer a los voluntarios y a los invitados la posibilidad de dar su opinión una vez finalizada la recaudación. Considere la posibilidad de enviar una encuesta anónima para conocer cualquier cosa que pueda mejorar para la próxima recaudación de fondos.

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