Cómo preparar un presupuesto para una organización (con consejos)

Un presupuesto puede ayudar a una empresa a prever los gastos de funcionamiento y a controlar el gasto. Cada año, una empresa debe preparar un presupuesto, actualizándolo con mejoras para ahorrar dinero y asignar más recursos a determinadas áreas o departamentos. Elaborar un presupuesto y realizar las modificaciones necesarias puede ayudar a los profesionales financieros de las empresas a evaluar mejor sus ingresos y beneficios.

En este artículo, explicamos las razones por las que es importante que una organización prepare un presupuesto y proporcionamos una lista de pasos que puede seguir para preparar un presupuesto para su lugar de trabajo.

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¿Qué es el presupuesto de una organización?

El presupuesto de una organización es la suma de los gastos necesarios para el funcionamiento de la empresa. Un equipo financiero, como un departamento de contabilidad o un experto financiero, suele estimar la cantidad de ingresos que genera la empresa y luego crea un presupuesto basado en la cantidad de beneficios que puede reportar a la organización. Disponer de un presupuesto permite a las empresas establecer programas de financiación, fijar objetivos financieros e identificar problemas en sus modelos de negocio.

Estos son algunos factores comunes que las empresas incluyen en su presupuesto:

  • Ubicación: Las empresas que utilizan un almacén, un edificio de oficinas o un espacio de trabajo deben pagar la hipoteca o el alquiler cada mes.

  • Salario: Una parte importante del presupuesto de una empresa incluye las nóminas, que implican el pago del salario de cada miembro del personal de una empresa.

  • Seguro: Las organizaciones suelen tener un seguro que incluye la responsabilidad civil general, el seguro de la propiedad y la indemnización de los empleados por las lesiones sufridas durante el trabajo. Dependiendo de su sector, las empresas pueden necesitar seguros especializados, como el seguro de seguridad en la construcción o la cobertura en carretera para los conductores de la empresa.

  • Marketing: Las empresas pueden dedicar una parte de su presupuesto a fines de marketing, lo que incluye el pago a un equipo de marketing, la creación de anuncios y la compra de espacio publicitario, como anuncios y vallas publicitarias.

  • Cuotas de funcionamiento: Las empresas pueden tener cuotas reservadas que ayudan a que su negocio siga funcionando, como el pago de un servicio de reparación si se rompe su maquinaria o la contratación de un equipo de limpieza para que limpie su edificio de oficinas.

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¿Por qué es importante preparar un presupuesto para una organización?

He aquí varias razones por las que es importante que las organizaciones preparen un presupuesto:

  • Haz un seguimiento del rendimiento de la empresa: Un presupuesto puede ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de sus resultados financieros identificando la cantidad de beneficios que están generando.
  • Evite el endeudamiento: Tener un presupuesto puede mantener a las organizaciones en el buen camino con sus pagos regulares, como los pagos de la renta, la nómina y el seguro, para que puedan minimizar la posibilidad de tener un pago perdido o adquirir una deuda.
  • Calcula el ahorro: Un presupuesto permite a las empresas estimar sus próximos gastos, lo que puede ayudarles a identificar dónde pueden ahorrar dinero. Por ejemplo, si una empresa paga el mismo alquiler cada mes, puede tener una mejor idea de cuánto dinero puede destinar al ahorro.

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Cómo preparar un presupuesto para una organización

Preparar un presupuesto implica comparar los resultados del presupuesto anterior de tu centro de trabajo y hacer cambios para mejorar las finanzas generales de la empresa para el siguiente año comercial. Utiliza estos pasos para ayudarte a preparar un presupuesto para tu centro de trabajo:

1. Revise los supuestos del presupuesto anterior

Las hipótesis presupuestarias son los gastos estimados o las expectativas financieras de una empresa. Revise los supuestos presupuestarios anteriores de su centro de trabajo para saber qué áreas deben mejorarse y cuáles pueden permanecer igual. Esto puede ayudarle a encontrar las actualizaciones necesarias para mejorar la situación financiera y la gestión presupuestaria de la empresa.

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2. 3. Identificar los cuellos de botella

En los negocios, un cuello de botella se produce cuando los problemas de desarrollo de un proyecto retrasan al personal a la hora de terminarlo. A menudo, esto sucede cuando el personal no tiene acceso a suficientes recursos para completar el proyecto. Contar con un presupuesto adecuado puede evitar que se produzcan cuellos de botella, por lo que es importante identificar los cuellos de botella en su lugar de trabajo para poder resolverlos y saber cómo evitar que se produzcan futuros cuellos de botella.

Intente identificar los proyectos que sobrepasaron su plazo de finalización y, a continuación, revise el recurso que se quedó sin personal. Al hacer esto, puede dedicar una mayor parte del presupuesto de su centro de trabajo a un proyecto o recurso específico. Por ejemplo, si una empresa de construcción está trabajando en la construcción de una casa, aunque no tiene suficiente madera para terminar el proyecto en la fecha límite, su empresa puede dedicar una mayor cantidad de fondos a la madera para futuros proyectos, de modo que pueda evitar que se produzcan cuellos de botella.

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3. Predecir los ingresos disponibles

A la hora de actualizar un presupuesto, es importante conocer los ingresos totales disponibles de la empresa para poder dividir el presupuesto en consecuencia. Analice la rentabilidad de su centro de trabajo y los ingresos generados para poder predecir mejor los ingresos disponibles del año siguiente. Es importante tener una predicción precisa de los ingresos disponibles para que los miembros de su empresa puedan entender cuánto dinero deben asignar a cada aspecto dentro de un presupuesto, como las necesidades financieras de un departamento y los recursos de un proyecto.

4. Determinar los costes de los pasos

El siguiente paso consiste en determinar los costes por pasos en los que puede incurrir su centro de trabajo al realizar las operaciones habituales de la empresa. Un coste escalonado es un gasto que varía en función del nivel de actividad de la empresa. En un presupuesto, es esencial que la empresa sea consciente de los costes escalonados para poder determinar los gastos potenciales y dedicar una cantidad específica de finanzas a los costes escalonados probables.

Es importante encontrar la cantidad exacta que vale cada coste y a qué niveles de actividad puede incurrir una empresa. Por ejemplo, si una empresa tiene un edificio de oficinas, aunque contrata a varios empleados nuevos para ampliar su negocio, es posible que tenga que comprar un segundo edificio de oficinas para dar cabida a los nuevos empleados. El coste del segundo edificio es un coste escalonado, ya que es un coste creciente que depende del nivel de actividad y del crecimiento de la empresa.

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5. Revisar el presupuesto con la dirección

Antes de publicar el presupuesto, es importante revisar todos los aspectos del mismo con los miembros de la dirección. Asegúrate de comunicar los aspectos que te preocupan del presupuesto, como las limitaciones financieras o los problemas de financiación, y luego discute las formas de resolver los problemas. Asegúrese de tomar nota de todos los apuntes y observaciones que haga la dirección, y luego realice las actualizaciones necesarias que la dirección pueda recomendar.

6. Crear y publicar un paquete de presupuesto

Un paquete presupuestario es un documento que contiene información detallada sobre el presupuesto de la empresa. Incluye información sobre los cambios recientes, comparaciones con el presupuesto del año anterior, cuellos de botella comunes y soluciones a los mismos, información sobre los costes de los pasos y la financiación estimada para el año. Puede ser útil utilizar una plantilla para un paquete presupuestario que le permita rellenar la información presupuestaria de su centro de trabajo. También puede crear el paquete manualmente, lo que le dará más control sobre el formato y el contenido del paquete.

Puede dar a conocer el paquete a toda la empresa o sólo a los profesionales financieros. Darlo a conocer a toda la empresa puede ayudar a que el personal se sienta comprometido con la planificación financiera de la empresa, y puede ayudarles a mantenerse al tanto de la gestión presupuestaria de la empresa. Intente animar al personal a que haga preguntas o solicite más información sobre el presupuesto.

Consejos para preparar el presupuesto de una organización

Estos son algunos consejos a tener en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto para una organización:

Revisar el presupuesto regularmente

Aunque es habitual que las empresas preparen su presupuesto a fondo una vez al año, es útil revisar el presupuesto de su centro de trabajo con regularidad para identificar áreas de mejora. Revisar el presupuesto de forma rutinaria puede ayudar a que las operaciones de la empresa se desarrollen con mayor fluidez, y puede ayudarle a identificar los problemas a tiempo, antes de que se conviertan en problemas mayores. Por ejemplo, si una empresa tiene un problema de cuello de botella dentro de un proyecto, puede encontrar el problema potencial antes de que se produzca identificando la financiación mínima de recursos dentro del presupuesto del proyecto. Intente analizar el presupuesto una o dos veces al mes para identificar los cambios necesarios.

Colabora con varios departamentos

Al preparar un presupuesto, puede ser útil colaborar con varios departamentos para entender las necesidades financieras de cada uno de ellos. Puede ser útil colaborar con los profesionales de los departamentos de atención al cliente, marketing, ventas, informática y recursos humanos. Pruebe a preguntar a los profesionales de cada departamento sobre los cuellos de botella habituales que encuentran al completar los proyectos, o pregúnteles sobre sus necesidades presupuestarias. También puede hacer que cada departamento rellene una encuesta o un formulario en el que se les pregunte por las necesidades financieras de su departamento.

Cree más de un proyecto de presupuesto

Puede ser útil crear varios borradores del presupuesto antes de entregarlo al personal. Esto le permite identificar cualquier error en el paquete presupuestario y asegurarse de que la información es fácil de entender. Considere la posibilidad de que los profesionales de las finanzas de su centro de trabajo revisen el primer borrador del paquete presupuestario para determinar las áreas de mejora y proporcionar comentarios sobre la legibilidad.