Cómo preparar un presupuesto maestro (con ejemplo y consejos)

La creación de un presupuesto maestro puede ayudar a una empresa a planificar sus estrategias financieras, optimizar sus recursos y predecir los resultados futuros de sus esfuerzos de venta. Es importante que una empresa cree un proceso presupuestario organizado y eficiente.

Al conocer las estrategias para generar estos documentos, se puede determinar el método que mejor se adapte a las necesidades financieras de la empresa. En este artículo, definimos qué es un presupuesto maestro, cómo prepararlo y enumeramos algunos consejos útiles.

¿Qué es un presupuesto maestro?

Un presupuesto maestro es una selección completa de los diferentes documentos presupuestarios de una empresa, incluida la información sobre el flujo de caja y los informes financieros. Suele proporcionar información sistemática sobre los ingresos previstos y los objetivos financieros generales de una empresa. Los ejecutivos suelen utilizar un presupuesto maestro para crear una cuenta de resultados, que muestra los ingresos y gastos de una empresa en un periodo de tiempo determinado y puede ayudarle a realizar ajustes en su práctica empresarial.

Estos son algunos de los términos presupuestarios clave que hay que aprender:

  • Periodo contable: Se refiere a un período de tiempo programado para revisar los materiales presupuestarios, incluido un presupuesto maestro, para crear estados financieros e informes. Suele haber cuatro periodos contables en un año.

  • Coste fijo: Describe los gastos continuos que acumula una empresa. Por ejemplo, si una empresa firma un contrato de alquiler de un edificio de oficinas por un año, podría describir el alquiler mensual como un coste fijo en un presupuesto.

  • Coste variable: Representa los costes que cambian en función de las actividades y transacciones de una empresa. Por ejemplo, podría describir los ingresos proporcionados por las ventas durante un periodo contable como un coste variable.

  • Activos: Se refiere a los bienes que posee una empresa, incluidas las existencias de inventario, el equipo o las instalaciones. Tener activos puede ayudar a aumentar el valor de una empresa y convertirse en un recurso financiero adicional.

  • Valor neto: Compara el valor de los activos e ingresos de una empresa con sus gastos. Puedes utilizar un presupuesto maestro para determinar el valor neto de una empresa, que es un factor de éxito en un sector.

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Cómo preparar un presupuesto maestro

Estos son algunos pasos clave para preparar un presupuesto maestro:

1. Elija un método de preparación del presupuesto

Determina un método de presupuestación eficaz para los componentes de un presupuesto maestro. En función de sus necesidades y preferencias, es posible que prefiera utilizar diferentes métodos por elemento presupuestario. Varios factores pueden ayudar a un equipo a decidir qué método de presupuestación puede ser útil, como el tamaño, el sector y la ubicación de la empresa. En esta fase, puede ser útil esbozar los objetivos monetarios generales de la empresa, ya que los distintos métodos de presupuestación se dirigen a distintas áreas de crecimiento financiero, desarrollo y ahorro.

Aquí tienes cuatro métodos diferentes de elaboración de presupuestos que debes tener en cuenta:

  • Presupuestos incrementales: Muchas empresas utilizan este método para ajustar un presupuesto en función de los resultados financieros generales de la empresa. Por ejemplo, si una empresa produce más ingresos durante un trimestre en un determinado porcentaje, podrían aumentar los presupuestos en esa misma cantidad.

  • Presupuesto basado en cero: Este método requiere que comience un proceso de presupuestación con cero dólares para motivar a los departamentos a investigar cada partida de gasto que añadan después. Al crear esta restricción artificial, puede hacer un mejor seguimiento de los gastos y descubrir nuevas formas de ahorrar dinero en general.

  • Presupuesto por actividades: Las empresas pueden utilizar este método para planificar un presupuesto en función de un objetivo concreto. Por ejemplo, si una empresa planea obtener una cantidad específica de dinero en ventas durante un trimestre fiscal, podría utilizar la presupuestación por actividades para determinar qué partidas deben ajustarse.

  • Presupuesto de la propuesta de valor: Este método requiere que analices cada partida de un presupuesto para determinar su valor específico para todas las personas implicadas en una empresa, incluidos el personal y los clientes. Puede ayudarte a descubrir cómo reducir los costes y priorizar las partidas importantes para el futuro.

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2. Prepare un presupuesto de ventas

Elabore un presupuesto de ventas, que es una lista detallada de los ingresos por ventas que una empresa espera obtener durante un período contable, para proporcionar un contexto importante para los demás elementos de un presupuesto maestro. Si ofreces varios productos o servicios, puede ser útil separar cada tipo en diferentes grupos. A continuación, puede enumerar el número de artículos que espera vender en una fila, seguido de cuánto cuesta cada artículo en la siguiente. Con estos datos, puedes calcular los ingresos que espera generar la empresa.

Por ejemplo, piensa en Nelson Technologies, una empresa que fabrica equipos técnicos. Los ejecutivos colocan cada marca de módem de Internet que cuesta la misma cantidad de dinero en una categoría presupuestaria. Si esperan vender 5.000 módems de Internet y cada producto cuesta 70 dólares, los ingresos por ventas previstos para este artículo ascienden a 350.000 dólares por período contable.

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3. Elabore un presupuesto para el programa de producción

Después de determinar los ingresos por ventas previstos por la empresa, prepare un presupuesto de programación de la producción para indicar cuántos productos tiene previsto producir durante un período contable. Puede ser útil hacer planes para producir más artículos de los que espera vender para poder tener suministros adicionales en su inventario. Esta opción crea cierta flexibilidad en su presupuesto maestro, ya que da cuenta de eventos de ventas inesperados.

Por ejemplo, Nelson Technologies podría decidir fabricar 6.000 módems de Internet para hacer frente a cualquier venta adicional y mantener productos en el inventario para venderlos en el futuro. Por ello, los directivos podrían alinear las cifras de otros presupuestos con el número de productos que tenían previsto fabricar. Si planean reducir los costes más adelante, podrían producir menos productos durante otro periodo contable.

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4. Crear un presupuesto de materiales

Utiliza un presupuesto de ventas y productos para decidir cuánto dinero destinar a las materias primas necesarias para construir cada producto, como el acero o la madera. Determina qué tipo de materiales requiere cada producto y, a continuación, calcula la cantidad que la empresa necesita comprar para completar un producto funcional. A continuación, considere la posibilidad de saber cuántos grupos de materiales diferentes necesita para cada producto, a fin de alinear sus costes con las cifras estimadas del presupuesto de producción.

Por ejemplo, considere si Nelson Technologies se entera de que necesita cuatro grupos de materias primas por cada módem de Internet terminado. Para ajustarse a las expectativas del presupuesto de producción de la sección anterior, los ejecutivos podrían decidir comprar 24.000 grupos de materias primas. Si cada grupo cuesta tres dólares, su presupuesto de materiales podría mostrar 72.000 dólares en gastos totales.

5. Genere un presupuesto de mano de obra directa

La mano de obra directa describe el número de empleados de producción necesarios para crear un número planificado de productos. Utilice sus datos anteriores para determinar cuántas personas hay que contratar por período contable. A continuación, determine el tiempo que pueden tardar los empleados en terminar un producto.

Después, puedes decidir cuánto dinero necesita cada empleado para las diferentes categorías, incluyendo su salario, los impuestos y los beneficios adicionales que ofrece la empresa. Este paso permite a la empresa predecir mejor a cuántas personas debe contratar y si pueden esperar horas extras.

Por ejemplo, Nelson Technologies puede determinar que un módem de Internet requiere una hora de trabajo que vale 25 dólares. Utilizando esta información y su presupuesto anterior, esta empresa podría determinar que 6.000 módems de Internet requieren 500 horas de trabajo para completarse. Después de multiplicar esta cantidad por el coste del trabajo por hora, su presupuesto podría mostrar 12.500 dólares en gastos.

6. Proporcionar un presupuesto de fabricación

Un presupuesto de fabricación describe los costes de producción adicionales, como los suministros necesarios para crear productos, que una empresa puede fusionar en una línea presupuestaria utilizable. Determine sus costes fijos de fabricación, que describen un número determinado de gastos de producción que una empresa prevé que puede tener.

Después, puede ser útil utilizar los presupuestos anteriores para establecer un coste de fabricación variable, que se refiere a los gastos generados por el número de productos que una empresa produce en el tiempo previsto. En función de las necesidades de la empresa, se puede ajustar este presupuesto por período contable.

Por ejemplo, Nelson Technologies podría necesitar más suministros para crear módems de Internet durante un periodo contable. Los ejecutivos podrían asignar 3.000 dólares en gastos para su coste fijo de fabricación, y luego utilizar su presupuesto de mano de obra directa para determinar un coste variable de fabricación de cinco dólares por hora de trabajo. Después, podrían utilizar diferentes elementos presupuestarios para determinar un coste de fabricación variable total de 400 dólares, lo que significa que su presupuesto total mostraría 3.400 dólares.

7. Incluir un presupuesto de inventario

Un presupuesto de inventario describe el número previsto de productos terminados en las reservas de una empresa. Una vez finalizado un período contable, compare sus predicciones con los resultados reales para determinar cuántos activos materiales quedan y cuál es su valor monetario. Suele ser útil registrar los activos de una empresa durante un proceso de presupuestación maestra para que los ejecutivos puedan elaborar documentos financieros precisos y comprender el valor de sus bienes. Dependiendo del número de productos que venda una empresa, puede incluir una partida de activos por línea presupuestaria o separarlos en grupos.

Por ejemplo, dado que Nelson Technologies había planeado producir 6.000 módems de Internet que se venden a 70 dólares cada uno, podrían tener un valor total de activos de 420.000 dólares. Si la empresa vende 4.500 módems de Internet durante un periodo contable, entonces el valor de sus activos materiales restantes puede ser de 105.000 dólares. Posteriormente, podrían utilizar esta información para mostrar a las partes interesadas importantes el valor financiero global de la empresa.

8. Redactar un presupuesto administrativo

Un presupuesto administrativo describe los gastos relacionados con las tareas de ventas, incluidos los costes fijos, como la información salarial, o los costes variables, como los esfuerzos de marketing y el personal de oficina. Utilice sus presupuestos de ventas e inventario para determinar un salario adecuado para el personal en función de los recursos y necesidades de la empresa, y luego decida la duración de cada puesto de trabajo.

Después, puede ser útil contabilizar las campañas de marketing previstas y calcular los fondos necesarios para pagar otros gastos fijos, como los impuestos del centro o las pólizas de seguro mensuales.

Por ejemplo, los directivos de Nelson Technologies podrían determinar que todos los gastos administrativos variables ascienden a 10 dólares por producto. Para calcular el coste total, pueden multiplicar esta cifra por 6.000 dólares, que es su número previsto de productos terminados del presupuesto de inventario. También necesitan un presupuesto fijo para salarios de 3.000 dólares, un presupuesto para seguros de 200 dólares y un presupuesto para marketing de 2.000 dólares. Como resultado, el presupuesto administrativo podría mostrar una suma de 65.200 dólares como coste total.

9. Determinar un presupuesto de tesorería

Un presupuesto de tesorería suele describir la cantidad prevista de entradas y salidas de efectivo durante un periodo contable. Utiliza los costes previstos de los presupuestos anteriores para estimar la cantidad de efectivo que una empresa gasta en determinados recursos en comparación con sus ingresos totales y, a continuación, redacta una cuenta de resultados detallando tus conclusiones.

Disponer de un presupuesto de tesorería puede permitirle hacer un seguimiento de los ingresos de una empresa a lo largo del tiempo, lo que puede ayudarle a ajustar un presupuesto para garantizar más ingresos que gastos si es necesario. También puede ayudarte a determinar a qué recursos debes dar prioridad.

Por ejemplo, considere que Nelson Technologies predice que los ingresos totales en efectivo para un período contable serán de 350.000 dólares utilizando su presupuesto de ventas. Si suman los gastos estimados de los otros componentes del presupuesto maestro, pueden calcular una suma de $153.100 como sus gastos totales. Como resultado, registran un ingreso neto de 196.900 dólares en la cuenta de resultados final del presupuesto maestro. Para conocer el patrimonio neto de la empresa, sus directivos podrían tener en cuenta los activos del presupuesto de inventario.

Consejos para preparar un presupuesto maestro

Tenga en cuenta los siguientes consejos para preparar un presupuesto maestro:

  • Contrate a profesionales de la contabilidad. Los contables y tenedores de libros tienen la formación y las habilidades necesarias para ayudarte a crear un presupuesto maestro eficaz.

  • Utilizar programas de hojas de cálculo. Crea hojas de cálculo para los componentes de tu presupuesto maestro para agilizar tus esfuerzos. Puede ser útil abrir todas las hojas de cálculo en varias pestañas para una mayor eficiencia.

  • Hacer una estrategia antes de presupuestar. Discuta con su equipo las estrategias para predecir los ingresos y los gastos, de modo que pueda aumentar la precisión de su presupuesto maestro.

  • Dar prioridad a ciertos elementos del presupuesto. Evalúe sus recursos para saber qué componentes del presupuesto son los más importantes para llevar a cabo las operaciones laborales diarias.

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