Cómo preparar un balance en 5 pasos

Comprender los estados financieros de su empresa ayudará al crecimiento de su negocio a largo plazo. Los propietarios de empresas deben medir con frecuencia el rendimiento de sus negocios, encontrar formas de mejorar sus finanzas y comprender en qué aspectos deben mejorar. Las empresas y los propietarios de negocios podrán lograr todo esto con la ayuda de un balance.

En este artículo, hablaremos de lo que incluye un balance, sus beneficios y cómo preparar uno.

¿Qué es un balance?

Un balance es un estado financiero que muestra la situación financiera de una empresa. Estos documentos consisten en una lista de los activos de la empresa, sus pasivos y el patrimonio del propietario de la empresa en un periodo determinado.

¿Qué se incluye en un balance?

El contenido de un balance varía de una empresa a otra en función del sector en el que opere. Por lo general, el balance se divide en las tres categorías siguientes: activo, pasivo y patrimonio neto.

Activos

Un activo es un recurso que posee una empresa. Puede ser tangible o intangible y puede utilizarse para producir un valor económico positivo para la empresa. Los activos también pueden ser líquidos, lo que significa que pueden convertirse en efectivo, y no líquidos, lo que significa que no pueden convertirse en efectivo.

Las dos principales clasificaciones de activos son los activos tangibles y los activos intangibles. Los activos tangibles tienen subclasificaciones como activos corrientes y activos fijos. Los activos corrientes son cosas como los inventarios de productos, mientras que los activos fijos son elementos como los edificios, las herramientas y los equipos de la empresa.

Los activos intangibles son elementos no físicos que posee una empresa y que le dan una ventaja en el mercado. Los distintos ejemplos de activos intangibles son:

  • Derechos de autor
  • Patente
  • Acuerdos de franquicia
  • Marcas comerciales
  • El fondo de comercio del que goza la empresa en el mercado
  • Acciones
  • Bonos
  • Cuentas por cobrar

Las directrices de cotización de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) sólo permiten a las empresas incluir en el balance los activos intangibles adquiridos que tienen un valor de mercado justo y una vida útil identificados. Se incluyen en el balance a su coste original con la depreciación restada. Ejemplos de estos activos intangibles son las patentes, los derechos de autor y los acuerdos de franquicia.

Pasivos

Los pasivos son los fondos que debe la empresa, y se clasifican en pasivos corrientes y a largo plazo. Los pasivos corrientes de una empresa son los que deben pagarse en el plazo de un año. Incluyen elementos como:

  • Salarios
  • Pagos del plan médico
  • Deducciones del impuesto sobre la renta
  • Facturas de proveedores (cuentas por pagar)
  • Utilidades de las aportaciones al plan de pensiones
  • Alquileres de equipos y edificios
  • Pagos por adelantado de los clientes para la entrega de bienes o servicios
  • Sobregiros
  • Préstamos temporales tomados por la empresa
  • Deuda de vencimiento
  • Interés
  • Impuesto sobre las ventas

Por otro lado, los pasivos a largo plazo son los fondos que deben pagarse después de un período de un año. Algunos ejemplos son:

  • Pensiones
  • Fondos de pasivo
  • Deudas a largo plazo, como el capital de los bonos

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Patrimonio

El patrimonio neto también se denomina comúnmente patrimonio de los accionistas. Es el resultado de restar el pasivo del activo. Los beneficios no distribuidos de una empresa son una forma de patrimonio neto, y los conserva la empresa. Las empresas no las pagan en forma de dividendos a los accionistas.

Las empresas utilizan los beneficios retenidos para financiar la expansión del negocio, aprovechar las oportunidades de crecimiento y pagar las deudas.

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Beneficios de un balance

A continuación se muestran las formas en que las empresas pueden beneficiarse de la preparación de un balance:

  • Ilustra el valor neto o la salud financiera del negocio.
  • Permite a una empresa analizar las actividades financieras de la compañía durante dos años consecutivos.
  • Ayuda a las empresas a seguir y medir sus resultados y a ver dónde hay que mejorar.
  • Ayuda a las empresas a determinar las formas de cumplir con sus obligaciones financieras.
  • Ayuda a las empresas a entender cómo utilizar el crédito para financiar sus operaciones.
  • Ayuda a las empresas constituidas a cumplir las directrices de cotización en bolsa de las autoridades reguladoras, ya que se espera que incluyan un balance en su informe financiero a los accionistas y otras autoridades reguladoras.
  • Ayuda a los propietarios de empresas a recibir deudas adicionales o financiación de capital, ya que se requiere un balance actualizado para dicho proceso.

Cómo preparar un balance

Estos son los pasos generales para crear un balance de situación para su empresa:

  1. Elija la fecha y el periodo de información.
  2. Averigüe sus activos.
  3. Averigüe sus responsabilidades.
  4. Determinar el patrimonio de los accionistas'.
  5. Suma el total del pasivo con el total de los fondos propios y compáralo con el total del activo.

1. Elija la fecha y el período de información

La finalidad de un balance es mostrar el total de activos, pasivos y fondos propios de una empresa en una fecha concreta, que se denomina fecha de presentación. Por lo general, el último día del período de presentación de informes es la fecha de presentación de informes.

La mayoría de las empresas que cotizan en bolsa presentan un informe trimestral y la fecha de presentación de informes cae en el último día del trimestre. Por ejemplo, el primer trimestre cae el 31 de marzo, el segundo el 30 de junio, el tercero el 30 de septiembre y el cuarto el 31 de diciembre. Las empresas que cotizan en bolsa y presentan informes anuales suelen tener como fecha de presentación el 31 de diciembre.

2. Averigua cuáles son tus activos

El siguiente paso es encontrar los activos de tu empresa a la fecha del informe. Por lo general, en un balance se enumeran los activos como partidas separadas y luego como activos totales. Cuando se enumeran los activos como partidas separadas, resulta más fácil averiguar cuáles son los activos de la empresa y de dónde proceden.

A continuación se muestra cómo los activos actuales y a largo plazo se dividen en partidas separadas:

Ejemplo de balance
Activos corrientes
– Inventario
– Cuentas por cobrar
– Valores negociables a corto plazo
– Efectivo y equivalentes de efectivo
– Otros activos corrientes
Activos no corrientes
– Propiedad
– Valores negociables a largo plazo
– Buena voluntad
– Activos intangibles

A continuación, puede subtotalizar los activos corrientes y no corrientes y sumarlo todo después.

3. Averigüe cuáles son sus responsabilidades

Del mismo modo, debes averiguar tus pasivos, escribirlos como partidas, al igual que hiciste con los activos, encontrar el subtotal y sumarlo todo después.

4. Determinar el patrimonio de los accionistas

Calcular el patrimonio de una empresa privada o de un solo propietario puede ser muy sencillo. Pero los cálculos para una empresa pública pueden ser más complicados como resultado de los diversos tipos de acciones emitidas.

Las partidas comunes de la sección de fondos propios del balance pueden ser

  • Acciones preferentes
  • Acciones ordinarias
  • Beneficios retenidos
  • Acciones de tesorería

5. Sumar el total del pasivo al total de los fondos propios y compararlo con el total del activo

Un balance debe estar equilibrado, por lo que es necesario llevar a cabo el paso final de sumar el total del pasivo a los fondos propios y luego compararlo con el activo.

Ejemplo de balance

Iron Edge Hardware, LLC
Balance de situación
A partir del 31 de marzo de 2019
Activos Pasivos
Activos actuales Obligaciones actuales
Cuentas bancarias $3,470.00 Cuentas por pagar $1,800.00
Caja chica $50.00
Activo corriente total $3,520.00 Total de pasivos corrientes $1,800.00
Activos fijos Pasivo a largo plazo
Vehículos $4,500.00 Préstamo de equipo $4,500.00 $4,500.00
Equipo $1,800.00 Total del pasivo a largo plazo $4,500.00
Total de activos fijos $6,300.00 Pasivo total $6,300.00
Inventario Equidad
Activos en mano $1,500.00 Fondos añadidos $5,000.00
Total del inventario $1,500.00 Sorteos $ -130.00
Activos totales $11,320.00 Ingresos actuales $150.00
Patrimonio neto $5,020.00
Total de la equidad $5,020.00
Activo total = Pasivo total + Patrimonio total $11,320.00 = $6,300.00 + $5,020.00

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