Cómo preparar una conferencia

Saber cómo prepararse para una conferencia puede aumentar las probabilidades de que tengas éxito al hacerlo con pocos o ningún problema de organización. Independientemente del tema de la conferencia o de los asistentes, la preparación puede tener un impacto directo en su éxito. Preparar una conferencia es una tarea importante, pero requiere investigación y planificación. En este artículo analizamos qué es una conferencia y los pasos que hay que dar para prepararla bien.

¿Qué es una conferencia?

Una conferencia es una reunión en la que los asistentes debaten sobre un tema o conjunto de temas concretos. Suelen contar con la participación de múltiples profesionales con profundos conocimientos de los temas elegidos que pronuncian discursos en los que exponen sus ideas y conclusiones sobre datos nuevos o existentes. Dependiendo del tamaño de la conferencia, pueden tener lugar múltiples discursos al mismo tiempo en diferentes lugares.

Los tipos de conferencias más comunes son

  • Conferencias de negocios: Se organizan para personas que trabajan en el mismo sector u organización y su objetivo suele ser discutir nuevas ideas y explorar oportunidades de negocio.
  • Conferencias académicas: Son reuniones de profesores y científicos y su objetivo suele ser presentar los nuevos hallazgos de la investigación en un determinado campo de estudio.
  • Conferencias comerciales: Implican tanto a los vendedores como a los compradores potenciales y son una oportunidad para que varios empresarios conecten con sus clientes.

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Cómo preparar una conferencia

Los pasos que normalmente hay que dar para preparar una conferencia son

1. Planifique con suficiente antelación

La preparación de una conferencia suele ser una tarea muy compleja que requiere una planificación temprana. Hay que empezar los preparativos con al menos seis u ocho meses de antelación, para asegurarse de que todo esté listo a tiempo. El lugar de la conferencia y el servicio de catering deben reservarse unos meses antes del evento, para asegurarse de que no haya conflictos de horario. Además, si la conferencia cuenta con participantes de diferentes lugares geográficos, hay que avisarles con antelación para que puedan organizar su viaje.

2. Formar un equipo de organización

Suele ser necesario un gran equipo para preparar adecuadamente una conferencia, por lo que hay que formar grupos de personas con tareas específicas. Las funciones que más probablemente necesitarás en los comités de tu conferencia son:

  • Comité de Administración: Deben prepararse para las tareas de organización, como la asignación del presupuesto, el envío de invitaciones y el seguimiento de las respuestas, la venta de entradas y la respuesta a las preguntas que los asistentes puedan tener sobre la conferencia.
  • Comité de planificación: Ayudan a planificar todos los aspectos importantes de la conferencia, incluyendo la búsqueda y reserva del lugar de celebración, el alojamiento de los invitados que viajan y la organización de diversas actividades entre los actos de la conferencia.
  • Comité de patrocinio: Su función es recaudar fondos para la conferencia, a partir de patrocinios, subvenciones, recaudación de fondos y otros métodos similares.
  • Comité de marketing: Promueven el evento a través de todos los canales de marketing disponibles, como la notificación a los medios de comunicación locales, la distribución de material promocional, la creación de un sitio web específico y la publicación en las redes sociales.
  • voluntarios: Un equipo de personas que se encarga de diversas actividades de la conferencia, como escanear las entradas en la puerta, encargarse del vestuario y mostrar a los invitados el lugar de celebración.

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3. Definir lo que la conferencia pretende conseguir

Una conferencia necesita un orden del día y un conjunto claro de objetivos que pretende alcanzar. Algunos de los objetivos más perseguidos por las conferencias son

  • Exponer al público a los expertos del sector
  • Presentar estudios de casos para un determinado tema
  • Dar a los profesionales la oportunidad de establecer redes y nuevas conexiones
  • Dar a las empresas la oportunidad de conocer a sus clientes potenciales
  • Enseñar a los asistentes nuevas habilidades

4. Crear un plan de negocio basado en el presupuesto disponible

Después de estimar de cuánto dinero dispone, debe planificar cómo se gasta. Lo primero que hay que presupuestar es el lugar de celebración de la conferencia, el catering y los honorarios de los ponentes destacados. También tendrá que asignar fondos para el alojamiento y el transporte de los invitados, los salarios de los miembros de su equipo, los costes de marketing y los gastos imprevistos.

5. Elegir una fecha

La elección de la fecha adecuada para su conferencia depende de varios factores. Sin embargo, antes de considerar la fecha hay que decidir cuántos días dura la conferencia. Por regla general, una conferencia con menos de 300 participantes puede celebrarse en un solo día, mientras que las que tienen unos 300 participantes o más suelen necesitar dos o más días.

Otros aspectos que hay que tener en cuenta son:

  • La fecha no debe coincidir con ningún acontecimiento importante, como vacaciones, festivales u otros, ya que puede limitar el número de personas que desean unirse a su conferencia y dificultar su desplazamiento debido a la saturación de los vuelos y el tráfico.
  • Debería fijar el último día de la conferencia en viernes, para que los participantes de otras ciudades puedan pasar el fin de semana relajándose y haciendo turismo si lo desean. Teniendo en cuenta que la mayoría de los asistentes a la conferencia son profesionales, organizarla en fin de semana no suele ser una buena idea, ya que interfiere en su tiempo personal.

6. Elegir un lugar apropiado

Una vez fijada la fecha, se puede buscar y reservar el lugar adecuado para el evento. Los principales factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el lugar de celebración son:

  • Presupuesto: El coste del lugar de celebración debe ajustarse al presupuesto previsto y dejarle fondos suficientes para otros aspectos de la organización de la conferencia
  • Tamaño y ubicación: Su tamaño debe estar en correlación con el número estimado de invitados. Los lugares que son demasiado pequeños para el número de asistentes pueden parecer abarrotados, mientras que los que son más grandes de lo necesario pueden hacer que la conferencia parezca infructuosa. Lo ideal es que el lugar esté alejado de cualquier posible distracción, para que los invitados puedan concentrarse únicamente en la conferencia.
  • Acomodación: El lugar de celebración debe estar a una distancia razonablemente corta de los hoteles donde se alojen los asistentes.
  • Catering: Algunos lugares pueden proporcionar también el servicio de catering, mientras que otros requieren que se trabaje con una empresa de catering. Además, el local debe contar con las instalaciones adecuadas para almacenar y preparar diversos platos.
  • Facilidad de acceso: El local debe ser fácilmente accesible tanto en coche como en transporte público.
  • Acceso a equipos técnicos: Dependiendo del tema y el tamaño de la conferencia, se necesitan varios equipos técnicos. Asegúrate de que el lugar de celebración cuenta con la infraestructura adecuada para todos ellos.

7. Reserve sus oradores

La mayoría de las conferencias se centran en ponentes que son considerados como figuras de primer orden en sus profesiones. Suelen ser los que hacen atractiva la asistencia a la conferencia, por lo que hay que reservarlos con mucha antelación. Uno de los métodos más utilizados para asegurarse de contar con una alineación de oradores atractiva es reservar a un orador conocido dentro del campo de la conferencia y utilizarlo para aumentar su credibilidad y convencer a otros oradores de que se unan.

Cuando se contrata a un orador, normalmente hay que tener en cuenta

  • El presupuesto: Mientras que algunos ponentes lo harán de forma gratuita, otros exigirán una compensación
  • El material necesario: Algunos conferenciantes necesitan accesorios y equipos especiales para presentar sus ideas
  • Otros requisitos: Los ponentes suelen necesitar transporte, alojamiento, catering y otros servicios similares.

8. Crear un programa de conferencias

Después de decidir el tema general, el lugar, la fecha y los principales ponentes, puede elaborar el programa de la conferencia. Dependiendo del tema y de la conferencia, esto debe hacerse de manera que satisfaga la curiosidad de los invitados y los mantenga interesados durante toda la conferencia.

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9. Empezar a registrar a los invitados

La forma más sencilla de reservar asistentes a una conferencia suele ser a través de un sitio web específico. Debe tener un nombre apropiado, contar con todos los detalles necesarios sobre la conferencia, incluida su agenda, y facilitar a cualquier invitado potencial la compra de entradas o la inscripción. También puede crear una página del evento en un sitio web de venta de entradas de terceros.

10. Empezar a comercializar la conferencia

Ahora que todos los detalles están listos, hay que promocionar la conferencia, asegurándose de que un gran número de personas potencialmente interesadas se enteren de ella. Hay muchas formas de hacerlo y la mayoría de ellas dependen del tema y el tamaño de la conferencia, pero algunas de las formas más utilizadas para comercializar una conferencia son las redes sociales y la invitación a varios periodistas y publicaciones para que asistan a ella.

11. Planificar las actividades in situ

El último paso en la preparación de una conferencia es la planificación de la atención a los asistentes e invitados durante todo el evento. Algunos de los aspectos que deben aclararse son

  • Que recibe a los invitados y escanea sus entradas o invitaciones
  • Quién mantiene a los asistentes informados sobre el programa de la conferencia's
  • Dónde está el guardarropa y quién lo gestiona
  • Dónde pueden los asistentes tomar un aperitivo o una taza de café
  • Cómo se representan los patrocinadores

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