Cómo preparar una reunión de negocios

Asistir a reuniones es un componente importante de un lugar de trabajo exitoso. Las reuniones pueden servir para proporcionar información importante para resolver problemas y para ofrecerte dirección en los proyectos.

Además, es importante asegurarse de estar preparado para que la reunión sea lo más eficaz posible.

En este artículo, definiremos qué es una reunión de trabajo y daremos consejos para prepararla de la mejor manera posible.

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¿Qué es una reunión de trabajo?

El objetivo de una reunión de negocios es averiguar lo que hay que conseguir para alcanzar los objetivos, entender el asesoramiento que se necesita para completar ciertos proyectos, abordar las preocupaciones y proporcionar más actualizaciones a su gerente. Aunque su jefe dirija la reunión, es fundamental que usted esté preparado para contribuir mientras se discuten los objetivos de su equipo.

¿Cómo prepararse para un despido?

Aquí tienes seis pasos para prepararte para un despido:

  1. Conozca el tipo de reunión a la que va a asistir.
  2. Entienda sus objetivos y plataformas de reunión.
  3. Revise y estudie el programa.
  4. Conocer el lugar de la reunión.
  5. Tenga en cuenta los posibles obstáculos.
  6. Determina los resultados deseables y las tareas de seguimiento procesables.

1. Conoce el tipo de reunión a la que vas a asistir

Hay diferentes tipos de reuniones que tu gerente puede elegir para llevar a cabo, así que averigua de antemano de qué tipo se trata para que puedas prepararte. Estos son algunos ejemplos de diferentes tipos de reuniones para las que tendrás que prepararte.

  • Informativo: Tu jefe pasará la mayor parte de la reunión discutiendo información importante que quiere difundir a ti y al equipo. Al final de la reunión, puede haber un breve período de debate en el que los miembros del equipo pueden pedir aclaraciones sobre cualquier cosa que no hayan entendido o pueden hablar sobre cómo utilizar mejor la información.
  • Resolución de problemas: Puede ser necesario celebrar reuniones de resolución de problemas si su equipo u organización se enfrenta a un problema especialmente difícil que sólo puede resolverse mediante un esfuerzo de equipo. Por ejemplo, si el problema está relacionado con un cliente, discuta un plan de trabajo para garantizar que la campaña del cliente esté totalmente operativa.
  • Consulta: Una reunión de consulta es aquella en la que el presidente busca la opinión de varias personas sobre un tema específico. Puede ser sobre una estrategia, una táctica vinculada a la estrategia o ideas para desarrollar una nueva. Por ejemplo, se puede celebrar una reunión de consulta si tu jefe quiere que le des tu opinión sobre una nueva política de la empresa. Durante la reunión, puedes plantear cualquier comentario que tengas sobre la política y discutir los puntos fuertes y débiles de esos cambios.

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2. Comprender sus objetivos y plataformas de reunión

Los directivos pretenden celebrar reuniones rápidas y eficaces para mantener la productividad de sus trabajadores. Sin embargo, tómese el tiempo necesario para asegurarse de que tiene claros los objetivos de la reunión. Por ejemplo, si se trata de una reunión para resolver un problema, debe asegurarse de tener una visión clara del problema de antemano. Le resultará mucho más fácil contribuir durante la reunión y mantener sus proyectos en el camino para lograr su objetivo.

Además, consulte a su jefe para saber quiénes son los participantes en la reunión y para conocer sus objetivos. Una vez que sepas quiénes asistirán a la reunión, tendrás que saber qué funciones clave desempeñan tus compañeros de trabajo.

Algunas de las funciones que pueden asumir los empleados durante las reuniones de trabajo son

  • Cronometrador: El cronometrador verifica que la reunión comienza y termina a tiempo y que todos los puntos del orden del día se discuten a tiempo.
  • Escribano: El escriba registra los detalles y las decisiones clave tomadas durante la reunión y también puede enviar sus notas a los asistentes después de la reunión.
  • Experto: Se trata de la persona que posee experiencia en el tema que se está tratando. Si bien su gerente o el ejecutivo de su empresa’puede ser el experto, esta función también puede asignarse a otro empleado que trabaje en un tema específico de importancia.
  • Facilitador: El facilitador es responsable de guiar la dirección de la reunión. El facilitador debe asegurarse de que se discutan todos los temas pertinentes. El director o el experto de la reunión también pueden asumir esta responsabilidad.

3. Revisar y estudiar la agenda

Estudiar el orden del día de una reunión es de suma importancia, sea cual sea su función. Un orden del día le ayuda a reconocer la progresión de la reunión, a hacerse una idea de los temas que se van a tratar y de los puntos de discusión en los que hay que hacer hincapié. Por ejemplo, un orden del día para una reunión de consultoría podría tener este aspecto:

  • Describe la nueva política de la empresa en materia de permisos remunerados.
  • Abra una discusión sobre los problemas de la política de permisos pagados.
  • Deja tiempo para sugerir cambios en la nueva política.
  • Discute las ventajas e inconvenientes de los cambios sugeridos.
  • Vota sobre los cambios.

Dependiendo del tipo de reunión, los gestores pueden dejar el orden del día abierto hasta que empiece. Un orden del día abierto le permite sugerir un cambio antes del comienzo. Esto puede ser una buena idea cuando a un participante se le ocurra algo que a usted no se le haya ocurrido, y le sugiera añadir su punto al orden del día para que la reunión sea más fructífera. En cualquier caso, debes hacer el esfuerzo de conseguir una copia del orden del día antes de tu próxima reunión de trabajo. Revise cada uno de los puntos del orden del día para que pueda prepararse para el tema de la reunión y pueda proponer cambios en el orden del día.

4. Conoce el lugar de la reunión

En un entorno de oficina, las reuniones suelen celebrarse en una sala de conferencias para que haya una interacción cara a cara entre todas las partes. También es un lugar ideal para incorporar herramientas audiovisuales para comunicarse con un cliente o proveedor.

Las teleconferencias pueden ser una buena opción para reuniones cortas, pero pueden no ser la opción ideal si la reunión es larga o si se necesita compartir una gran cantidad de información. Para reuniones más largas, el uso de una plataforma en línea con videoconferencia puede ser una buena idea si necesita interactuar con los participantes.

Haga un seguimiento con su gerente en el lugar, la hora y los detalles adicionales de la reunión. Debe haber una fecha y hora firmes para la reunión y también puede haber un recordatorio amistoso enviado por correo electrónico por su gerente a todos los asistentes.

5. Considera los posibles obstáculos

Los obstáculos pueden surgir en casi cualquier reunión, así que hay que estar preparado para encontrarlos cuando sea necesario e incluirlos en el orden del día si es preciso.

Si se añaden temas de conversación a la reunión, se puede racionalizar qué cuestiones deben discutirse, cuándo se discuten y de qué manera y en qué tono. Además, un asunto puede resolverse antes de la reunión si se plantea directamente a la dirección, y así se reduce el tiempo dedicado a discutir el problema y se centra en un plan estratégico que aborde la solución.

También puedes ayudar a tu jefe a establecer normas de conducta antes de la reunión en función del papel que vayas a desempeñar. Por lo tanto, añadir los puntos de la reunión a un orden del día y estar en constante comunicación con tu jefe sobre los conflictos aumenta las posibilidades de que se resuelvan de forma oportuna y eficiente.

Pida a su gerente que prepare algunos recursos para los asistentes, de modo que todos tengan acceso a la misma información cuando comience la reunión, y que ésta pueda ser comunicada adecuadamente al personal desde la dirección.

6. Determine los resultados deseables y las tareas de seguimiento procesables

Las decisiones importantes deben tomarse durante una reunión con los demás miembros del personal. Una de las opciones más comunes para la toma de decisiones durante una reunión es el voto por mayoría. Con este sistema, todos los asistentes a la reunión podrán expresar su opinión. En general, asegúrese de abordar el mayor impacto que las tácticas en las que está trabajando tendrán en el cumplimiento de los objetivos de la estrategia. De este modo, usted y el equipo podrán tener claro el esfuerzo necesario para alcanzar y superar los objetivos de la estrategia. Por lo tanto, hay que administrar las tareas de seguimiento a cada individuo para que llegue a donde tiene que llegar.

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Algunos ejemplos de elementos de seguimiento son:

  • Distribuya las notas de la reunión por correo electrónico cuando ésta haya concluido.
  • Comunique los puntos de acción a cada miembro por correo electrónico al final del día.
  • Formule un método estandarizado de gestión de las tareas del equipo al final de la semana.
  • Archiva las notas en el sistema de archivo interno una vez distribuidas.

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