Cómo preparar una reunión individual con tu personal

Las reuniones individuales con el personal suelen ser una parte importante de tu trabajo como director. Los objetivos principales suelen ser ofrecer retroalimentación, proporcionar oportunidades de desarrollo y motivar a un empleado para que mejore su rendimiento. Las reuniones individuales pueden beneficiar a todos los empleados porque permiten establecer objetivos individuales y colaborar. En este artículo, analizamos por qué son importantes las reuniones individuales y cómo preparar una reunión individual con un empleado.

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¿Por qué son importantes las reuniones individuales?

Las reuniones individuales son importantes para proporcionar una oportunidad de aumentar la productividad de los empleados y mejorar la creación de equipos. He aquí otras razones por las que las reuniones individuales pueden ser importantes para su equipo:

  • Construir relaciones: Las reuniones individuales pueden ser una excelente oportunidad para que los directivos establezcan relaciones con sus empleados, ya que ofrecen una forma de conocer a su equipo de forma individual.

  • Establecer objetivos claros para los empleados: Estas reuniones también pueden ser una oportunidad para aumentar la productividad de su equipo. Una reunión individual puede ser una oportunidad para establecer objetivos claros que pueden ayudar a un empleado a ser más productivo y determinar a qué dedicar su tiempo en función de los objetivos de la empresa.

  • Mejorar el trabajo en equipo: Ofrecen una oportunidad para mejorar el trabajo en equipo y la creación de equipos dentro de su empresa. Las reuniones individuales pueden hacer que los empleados sepan que los valoras, lo que puede ayudarles a sentirse parte del equipo.

  • Proporcionar una oportunidad para hacer preguntas: Ofrecen la oportunidad de que los empleados hagan preguntas y se comuniquen honestamente sobre las tareas laborales.

  • Permitir la retroalimentación: El feedback es una parte integral del proceso de reuniones individuales. Estas reuniones pueden ser un lugar para que tus empleados te den un feedback detallado sobre su trabajo.

  • Aumentar la confianza: Las reuniones individuales pueden ayudar a aumentar la confianza de los empleados al aumentar la oportunidad de ofrecer cumplidos y proporcionar un espacio para que los empleados compartan sus puntos fuertes.

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Cómo preparar una reunión individual

Estas son algunas formas de preparar una reunión individual con sus empleados:

1. Establece la agenda de la reunión con antelación

Considere la posibilidad de crear una agenda antes de la reunión para asegurarse de que la sesión será productiva. Es importante que ambas partes sepan cuáles serán los puntos clave para que no haya confusión. Puede preparar el orden del día y considerar la posibilidad de enviarlo por correo electrónico al empleado con antelación. Pídale al empleado que identifique los puntos adicionales del orden del día que se van a discutir y si tiene preguntas sobre lo que debe esperar.

2. Asegúrate de tener un entorno privado

Considere la posibilidad de crear un lugar de reunión seguro y privado para usted y su empleado. Es posible que tenga que reservar una sala de conferencias, si no tiene un despacho privado y dependiendo del espacio disponible en su empresa.

3. 7. Prepara un resumen de lo que vas a decir

Puede aclarar el objetivo de la reunión y hacer una lluvia de ideas sobre los temas con antelación, así como preparar una lista de preguntas para su empleado. A continuación se indican algunas preguntas que puede considerar para facilitar la discusión:

  • ¿Cómo puedo apoyarle mejor?
  • ¿Cuál es el objetivo que tienes en este momento?
  • ¿Qué quieres de mí o de nuestro equipo?
  • ¿Cómo podemos mejorar?
  • ¿Qué necesitas de mí o del equipo hoy, mañana o esta semana?
  • ¿Cómo describirían otras personas lo bien que te va en este proyecto?
  • ¿Qué te parecen las responsabilidades que te he asignado?
  • ¿Cómo le afecta su carga de trabajo?

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4. Reúne el material necesario para la reunión

Puede preparar ejemplos previos del trabajo de un empleado para tener referencias que discutir durante la reunión. También puede ser necesario ponerse en contacto con recursos humanos para verificar las evaluaciones del empleado o los registros de asistencia. También puede ser útil tener una copia de la descripción del puesto del empleado para verificar que éste conoce sus responsabilidades.

5. Comenzar la reunión con una breve comprobación

Puedes empezar la reunión individual preguntando a tu empleado cómo le va y si hay algo que puedas hacer para apoyarle. Considera la posibilidad de preguntarle sobre el estado de sus proyectos y aclarar cualquier expectativa. Puede hacer saber a su empleado que puede confiar en usted y que está dispuesto a ayudarle a tener éxito.

6. Celebrar cualquier victoria en el lugar de trabajo

Reconozca y celebre cualquier tarea que su empleado haya completado con éxito. Hágale saber que se ha dado cuenta de su duro trabajo y déle la oportunidad de compartir cualquier comentario. Considere la posibilidad de establecer un objetivo para su próxima victoria y pregunte si hay algo que pueda hacer para ayudarle a alcanzarlo.

7. Toma notas para hacer un seguimiento de los comentarios

Es importante tomar notas durante la reunión para poder crear una recapitulación y hacer un seguimiento preciso de los comentarios de los empleados. Tomar notas demostrará a su empleado que se preocupa por su rendimiento y que le está escuchando. Puede tomar notas en un ordenador durante la reunión o llevar un cuaderno.

8. Mantener un tono alentador

Recuerde mantener un tono positivo y alentador. Considere la posibilidad de permitir que su empleado se exprese plenamente antes de que usted hable. Puede relacionarse con su empleado incluyendo sus propias experiencias personales para demostrar que entiende lo que supone estar en su posición.

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9. Cierre con un resumen de su discusión

Al final de la reunión, resume los puntos principales consultando tus notas. Pida cualquier aclaración sobre los comentarios discutidos y dé la oportunidad de hacer cualquier comentario de última hora. También puede verificar con su empleado que ha documentado con precisión las ideas principales de la reunión.

10. Crea un plan de acción con pasos de seguimiento

Después de una reunión, es importante tener un plan de acción que incluya lo que debe suceder a continuación. El plan de acción puede incluir una breve recapitulación de lo que se discutió durante la reunión, junto con los temas que se abordarán en la próxima reunión individual. Para aumentar la responsabilidad, considere la posibilidad de programar inmediatamente la siguiente reunión individual para que figure tanto en su calendario como en el de su empleado.

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