Cómo realizar un análisis de puestos de trabajo

La mano de obra debe adaptarse a la tecnología y a los métodos de rendimiento. A medida que la mano de obra cambia, los empresarios deben actualizar su comprensión y sus expectativas de un puesto de trabajo. Un análisis del puesto de trabajo permite tanto al empleado como al empresario identificar las habilidades y tareas de un puesto. Todos los aspectos de un puesto de trabajo, desde la contratación hasta la remuneración, pueden verse influidos por esta estrecha inspección.

En este artículo, explicamos cómo realizar un análisis del puesto de trabajo y cómo ese análisis beneficia al lugar de trabajo.

¿Qué es un análisis del puesto de trabajo?

Un análisis del puesto de trabajo evalúa las exigencias de una determinada profesión, incluidas las exigencias del propio puesto, las condiciones de trabajo y la forma en que el puesto repercute en otras partes de la empresa. Un análisis de puestos de trabajo evalúa el puesto de trabajo en lugar de la persona que lo desempeña. El objetivo de un análisis de puestos es identificar el conjunto único de competencias y conocimientos necesarios para cada puesto.

El análisis del puesto de trabajo es un proceso que implica diferentes métodos y pasos utilizados para evaluar cualquier puesto. Los análisis de puestos se llevan a cabo en múltiples sectores. El gobierno incluso ofrece directrices para realizar un análisis. Un análisis de puestos es más eficaz cuando se utilizan las mismas normas profesionales para completar el proceso, independientemente del sector o la empresa.

Los empleadores realizan un análisis del puesto de trabajo para comprender mejor las competencias que se utilizan para desempeñar una determinada función en la empresa. Una competencia es un conjunto de comportamientos, habilidades y conocimientos necesarios para trabajar en un puesto. Puede incluir el conocimiento de un determinado programa informático o el manejo de una máquina o herramienta específica. También puede incluir certificaciones y formación. Habilidades como la gestión del tiempo y la resolución de problemas también pueden considerarse competencias necesarias para desempeñar un trabajo.

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Cómo realizar un análisis del puesto de trabajo

Estos son los pasos que puede seguir una empresa para completar un análisis del puesto de trabajo:

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1. Recopilar información sobre un puesto

Observe y entreviste a los empleados que actualmente ocupan el puesto de trabajo. Pida a los empleados que describan las tareas que realizan y anímelos a ser lo más específicos posible al definir sus responsabilidades. Lea los manuales o documentos escritos que definen actualmente el puesto. Compare las descripciones actuales de los puestos con lo que los empleados dicen y hacen realmente. Registre los resultados por departamentos o puestos individuales. Haga un recuento de todas las tareas y habilidades que incluye un puesto de trabajo.

2. Evaluar la importancia de cada tarea y competencia

Una vez que entiendas qué competencias son necesarias para realizar cada trabajo, puedes clasificar la dificultad de cada tarea y conjunto de habilidades. Decida cuáles son las competencias de alto nivel para cada puesto. Fíjate en qué habilidades son de nivel básico y cuáles requieren más experiencia. Es posible que te hagas una idea diferente de lo que pensabas en un principio que era lo más importante de un puesto de trabajo.

3. Investigar los estándares del sector

Busque datos sobre los puestos en su análisis de trabajo para asegurarse de que se ajusta a la mano de obra actual. Utilice la literatura gubernamental y la información de las organizaciones profesionales para comprobar sus resultados. Consulte a expertos en la materia que puedan describir las tareas necesarias para desempeñar un puesto de trabajo. Establezca una red de contactos con otras empresas y compare los datos.

4. Revisar las descripciones y normas de los puestos de trabajo

Una vez que hayas observado y averiguado las competencias más importantes que se necesitan para desempeñar un puesto de trabajo, elabora una lista con cada tarea y conjunto de habilidades. Utilízala para modificar una descripción del puesto existente o para crear una nueva que se ajuste a tu análisis. Cree un conjunto de normas para cada puesto que se ajuste a las aportaciones de sus empleados y a sus propias observaciones sobre el trabajo. Incluya las expectativas que no haya observado pero que se basen en las directrices profesionales de su investigación.

5. Utilizar los datos para hacer cambios

Observe su organización en su conjunto. Decida si las tareas correctas se asignan a los puestos de trabajo adecuados en función de su análisis. Si descubre que el trabajo de un departamento encaja mejor en otro equipo, cambie esas tareas a otro puesto. También puede descubrir que algunos departamentos se ocupan más que otros. Con los datos del análisis de puestos, puede encontrar formas de trasladar las responsabilidades laborales en función de las competencias de cada puesto.

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1. ¿Qué métodos puedes utilizar para realizar un análisis del puesto de trabajo?

Estas son las principales formas en que los empleadores recopilan datos en un análisis de puestos de trabajo:

  • Entrevistas: Pedir a un empleado que dé detalles sobre su trabajo es una forma de crear una descripción precisa del mismo. Los empleadores harán preguntas sobre tareas específicas y también pedirán un desglose de las funciones que realizan quienes ocupan un determinado puesto.
  • Observaciones: Un empresario también puede optar por observar cómo los empleados realizan sus trabajos, anotando las tareas que realizan y las habilidades necesarias para esas tareas. Las observaciones funcionan bien para los procesos físicos y los resultados de los productos.
  • Encuestas: Algunos empleadores utilizan una encuesta para averiguar la frecuencia con la que se realiza una determinada tarea o el grado de utilización de un conjunto de habilidades. Estas encuestas pueden ser formularios muy estructurados en los que los empleados utilizan una escala para responder a preguntas sobre el trabajo. Las encuestas también pueden utilizarse de manera más informal para que los empleados respondan a preguntas abiertas.
  • Registros de trabajo: Los empleadores pueden solicitar un informe escrito del trabajo diario durante un determinado periodo de tiempo. Esto permite al empleado dar una descripción clara de las obligaciones habituales de su trabajo y el tiempo que requiere cada tarea.

Ventajas de realizar un análisis de puestos de trabajo

Estas son las formas en que una empresa puede utilizar los datos de un análisis de puestos de trabajo para beneficiar a su lugar de trabajo:

Reconocer las habilidades y tareas necesarias

Un análisis del puesto de trabajo puede beneficiar tanto al empleador como al empleado al crear una imagen más clara de lo que implica un trabajo. Esta nueva base de conocimientos sirve para educar a los directivos que pueden no entender los matices de cada puesto bajo su dirección. También crea un conjunto justo de normas para los empleados, de modo que sepan exactamente lo que se espera de ellos dentro de su función en el lugar de trabajo. Durante un análisis del puesto, los empresarios también clasificarán las habilidades y tareas para determinar cuáles requieren mayores conocimientos y habilidades. Tras una cuidadosa observación, los empleadores también pueden notar deberes adicionales que no formaban parte originalmente de la descripción del puesto.

Crear métodos de evaluación

Tras un análisis del puesto, el empresario puede utilizar esta orientación para actualizar o crear nuevas formas de evaluar el desempeño del trabajo. Una vez que el conjunto de habilidades necesarias para un trabajo queda claro, los empleadores pueden reestructurar las evaluaciones para calibrar de manera más realista cómo un empleado cumple con sus responsabilidades laborales.

Determinar los salarios y los criterios de promoción

Mediante el análisis de puestos, los empresarios clasifican las competencias utilizadas en un puesto de trabajo. Un análisis del puesto de trabajo puede ayudar a determinar que una determinada función tiene un conjunto de competencias más elevado que el observado anteriormente y los empresarios podrían decidir ajustar la escala salarial de ese puesto. Un análisis también ayuda a determinar cuándo un empleado está desempeñando más competencias de alto nivel y merece un ascenso.

Orientar la formación y el desarrollo de los empleados

Un análisis del puesto de trabajo ayuda a los empresarios a entender cómo formar mejor a los empleados nuevos y a los ya existentes. Si el análisis muestra un conjunto de habilidades importantes que antes se pasaban por alto como una parte importante del trabajo, pueden decidir que se necesita formación adicional. Los datos del análisis también pueden mostrar las áreas más eficaces para el desarrollo profesional.

Actualizar los procesos de contratación

Un análisis de los puestos de trabajo puede mostrar a los empresarios que necesitan actualizar las descripciones de los puestos utilizadas para la contratación y las evaluaciones. Las nuevas descripciones de puestos de trabajo pueden utilizarse para mejorar el lenguaje del proceso de contratación. Los posibles candidatos a un puesto de trabajo pueden hacerse una mejor idea de las aptitudes que buscan los empleadores para un determinado puesto y de las tareas que éste conlleva.