Las auditorías de puestos de trabajo pueden mejorar la veracidad de los datos sobre el personal al aumentar los conocimientos de la empresa. Cuando una empresa experimenta algún grado de cambio, las auditorías de puestos de trabajo pueden ser fundamentales para evaluar los puestos de los empleados y garantizar que se encuentran en situaciones en las que pueden utilizar mejor sus puntos fuertes. Es fundamental reconocer cuándo y cómo utilizarlas adecuadamente.
En este artículo, explicamos qué es una auditoría de puestos de trabajo, analizamos su importancia en el lugar de trabajo y ofrecemos seis pasos detallados para ayudarle a realizar una auditoría de puestos de trabajo.
¿Qué es una auditoría de puestos de trabajo?
El objetivo de una auditoría de puestos de trabajo es revisar las descripciones actuales de los puestos de la empresa y asegurarse de que reflejan con exactitud el trabajo que realizan los empleados. Los directores de personal, incluidos los profesionales de recursos humanos, suelen supervisar estas auditorías. Se evalúan las tareas actuales de los empleados para verificar que la descripción del puesto refleja con exactitud sus actividades.
Las habilidades analíticas y de comunicación son vitales durante este proceso. Ayudan a los auditores a recopilar la información pertinente y a comprender qué actualizaciones necesitan los registros de la empresa. Estas habilidades también les ayudan a comunicar cualquier actualización a los empleados afectados.
¿Por qué es importante realizar una auditoría del trabajo?
Hay varios escenarios en los que es necesario realizar una auditoría del trabajo, entre ellos:
Reestructuración de la empresa
Cuando las empresas se reestructuran, como hacer cambios significativos para mejorar su estructura financiera u operativa, es importante que entiendan cuáles son sus necesidades de personal. La realización de auditorías de puestos de trabajo es una forma de recabar esa información. Por ejemplo, si su empresa se está expandiendo, es posible que tenga que determinar cómo reestructurar para dar cabida a una plantilla mayor. En este caso, es posible que tenga que reasignar puestos o funciones en función de sus necesidades actuales. Una auditoría de puestos de trabajo puede ayudarle a tomar decisiones informadas, como combinar dos funciones para crear un nuevo puesto o añadir más responsabilidad a un puesto existente.
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Promociones de los empleados
Cuando un empleado recibe un ascenso, puedes llevar a cabo una auditoría del puesto para determinar los cambios entre su función anterior y la nueva. Durante este proceso, puede revisar las funciones del nuevo puesto y cualquier posible aumento salarial. Si hay cambios sustanciales en la responsabilidad, puede discutirlos con el empleado y revelar su nueva información salarial. Mantener estas conversaciones es importante para asegurarse de que los empleados comprenden sus nuevas responsabilidades y salarios antes de comenzar el trabajo.
Controles de cumplimiento
Las auditorías de puestos de trabajo ayudan a garantizar que el personal de una empresa cumple todas las normas legales pertinentes. Por ejemplo, si usted es director de recursos humanos de un hospital, es posible que tenga que realizar auditorías de trabajo con regularidad para asegurarse de que todos los empleados tienen las credenciales necesarias para trabajar en su puesto. Otro sector en el que las comprobaciones de cumplimiento pueden ser importantes es el de la educación, ya que los profesionales de este campo pueden necesitar determinadas certificaciones para impartir clases a distintos niveles.
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Cómo realizar una auditoría de puestos de trabajo
Si usted' está interesado en aprender a realizar una auditoría de trabajo, aquí tiene seis pasos que puede seguir para completar el proceso:
1. Revisar la descripción del puesto
Comience su auditoría de puestos de trabajo revisando la descripción actual del puesto. Esto incluye detalles como el título del puesto, sus funciones específicas y cualquier cualificación requerida. Busque esta información en los registros de la empresa, en antiguos anuncios de empleo o en los contratos de los empleados. Esto le ayudará a asegurarse de que la descripción del puesto está completa y cubre todos los detalles importantes. Puede escribir notas mientras revisa la descripción del puesto actual para asegurarse de que tiene una lista de detalles importantes que puede consultar rápidamente a lo largo de su auditoría.
2. Comuníquese con el jefe directo
Una vez que hayas revisado la descripción del puesto, ponte en contacto con el responsable directo del mismo. Comenta las funciones actuales de cada uno de sus empleados para ver cómo encaja el puesto en el equipo y el departamento. Compara su información con la descripción del puesto y determina si hay alguna diferencia.
Si el jefe directo no está seguro de las funciones adicionales que realiza el empleado, puede observarlo y hacer esas comparaciones usted mismo. Por ejemplo, si la descripción del puesto de un gestor de contenidos sociales dice que se encarga de todas las publicaciones en las redes sociales, pero descubres que en realidad está documentando los análisis de la participación, es posible que haya que revisar la descripción del puesto.
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3. Hacer revisiones
Si observa alguna discrepancia en las tareas de los empleados, actualice la descripción del puesto en consecuencia. En un escenario en el que se asciende a un empleado, puede consultar con los gerentes durante este paso para determinar qué deberes adicionales acompañan al ascenso. Esto le permite completar la nueva descripción del puesto antes de compartir los cambios con el empleado. Al hacer las revisiones, documente los cambios internamente por si necesita la información en el futuro.
4. Examinar las calificaciones
Una vez que haya revisado la descripción del puesto, es importante revisar las cualificaciones necesarias para desempeñarlo. Éstas pueden haber cambiado en función de las actualizaciones que haya realizado. Por ejemplo, si una función adicional requiere una educación o formación específica, puede que tenga que comprobar si el empleado tiene esas credenciales. Si ya no cumple con las calificaciones debido a los cambios de funciones, puede crear un plan para ayudarle a obtener la educación o la formación necesarias.
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5. Compara los salarios
Con cualquier descripción de un nuevo puesto de trabajo, es beneficioso saber cómo se compara su oferta salarial con el salario medio de puestos similares en el sector. Puede comparar el salario de su empresa con los salarios que ofrecen sus competidores para ver lo competitivo que es su salario. Para ello, puede que tenga que investigar las cifras salariales medias o individuales de puestos de trabajo con descripciones similares. Para ayudarle a completar su investigación de comparación de salarios, puede utilizar herramientas de búsqueda de empleo o de salarios en línea.
6. Actualizar los registros de la empresa
Al final de su auditoría laboral, puede actualizar oficialmente los registros de su empresa para reflejar cualquier cambio. Revisar los registros de su empresa es importante para garantizar que las operaciones de recursos humanos tengan información actualizada en el registro. Algunos ejemplos de las actualizaciones que puede realizar son los cambios en el personal o en sus puestos, la modificación de las descripciones de los puestos de trabajo y los cambios en los importes de los salarios.