Un empleado puede abandonar una empresa por diversas razones, como encontrar un puesto que le convenga más o experimentar un entorno de trabajo hostil. Las empresas tratan de entender por qué los empleados deciden trabajar en otro lugar, y una entrevista de salida puede proporcionar esta información. Una entrevista de salida también puede beneficiar a un empleado al permitirle expresar sus pensamientos libremente.
En este artículo, describimos lo que es una entrevista de salida, proporcionamos los pasos para llevarla a cabo, compartimos algunas preguntas efectivas para la entrevista de salida, exploramos lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en las entrevistas de salida y profundizamos en cómo puede procesar los comentarios de los empleados que recibe.
¿Qué es una entrevista de salida?
Una entrevista de salida es una reunión entre un empleado que deja la empresa y (normalmente) un miembro del equipo de recursos humanos. La entrevista de salida le proporciona información crucial sobre las razones de un empleado para marcharse, que puede utilizar para mejorar el lugar de trabajo para otros miembros del equipo y futuras contrataciones.
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Cómo realizar una entrevista de salida
Siga estos pasos para realizar una entrevista de salida a un empleado que deja la organización:
1. Seleccione un entrevistador
Es habitual que un miembro del equipo de recursos humanos lleve a cabo la entrevista de salida porque puede proporcionar un ambiente imparcial para que el empleado comparta sus ideas. También pueden tomar una acción única como resultado de la retroalimentación que reciben durante la entrevista de salida. También puede optar por utilizar una empresa externa que pueda realizar la entrevista para que los empleados no sientan ninguna presión durante la reunión. Sin embargo, especialmente para los empleados que han disfrutado de su tiempo en la organización, esto puede parecer más impersonal.
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2. Preparar con antelación
Cada empleado es diferente, por lo que, incluso si ya ha realizado entrevistas de salida con otros empleados, es importante que se prepare para cada una de ellas. Sepa lo que va a preguntar, familiarícese con el papel y las responsabilidades del empleado y prepárese para la reunión. Puedes hacer cosas como traer una silla cómoda para que el empleado la utilice y asegurarte de bloquear tu agenda para que nadie interrumpa la conversación. La entrevista de salida debe celebrarse en privado.
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3. Pide al empleado que complete una encuesta escrita
Considere la posibilidad de pedir al empleado saliente que complete una encuesta escrita antes de su reunión. Esto le dará la oportunidad de pensar en sus respuestas por adelantado. Es posible que el empleado se muestre más abierto en una encuesta escrita porque se siente más cómodo. Además, al poder leer sus pensamientos antes de la reunión, podrá elaborar preguntas que guíen la conversación.
4. Programar la entrevista en el momento adecuado
La mayoría de los empleados avisan con dos semanas de antelación, así que considere la posibilidad de programar la entrevista de salida cuando al empleado le quede alrededor de una semana. En este momento de su salida, todavía debería estar involucrado en su papel y abierto a compartir sus pensamientos. Sin embargo, algunas organizaciones deciden llevar a cabo la entrevista de salida después de que el empleado haya dejado la empresa, lo que da lugar a una conversación más informal que le da al empleado mucho espacio para responder a sus preguntas.
5. Escuchar con atención
Es importante escuchar activamente al empleado para poder entender lo que dice. Parte de esto consiste en hacerles las preguntas necesarias para evitar hacer suposiciones sobre la información que proporcionan. Cuando escuchas, le das al empleado la impresión de que lo que dice es importante para ti y para la organización.
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6. Pregunte si puede compartir sus respuestas con la dirección
Asegúrate de que el empleado sabe que la entrevista de salida es confidencial, pero puedes preguntarle si está dispuesto a que compartas sus comentarios específicos con otras personas del lugar de trabajo, como su supervisor directo o el ejecutivo a cargo de su departamento. Sea como sea, debes asegurar al empleado que todo lo que quiera que sea privado lo será. Muchos empleados quieren asegurarse de que su reputación permanezca intacta y esperan que usted les asegure que así será.
Preguntas efectivas en la entrevista de salida
Es importante mantener una reunión productiva con el empleado que dé lugar a una conversación abierta y honesta en la que éste se sienta libre de compartir con usted sus opiniones sobre el tiempo que lleva trabajando en la empresa. He aquí algunas preguntas que puede plantearse:
- ¿Por qué has decidido dejar nuestra organización?
- ¿Qué opinas de trabajar aquí?
- ¿Qué está haciendo bien la empresa?
- ¿Qué crees que la empresa está haciendo mal?
- ¿Cómo podemos mejorar como organización?
- ¿Tienes alguna opinión específica sobre tu jefe o el departamento en el que trabajas?
- ¿Hay empleados que sientan lo mismo que tú?
- ¿Qué opinan los demás empleados de su trabajo o de la empresa en general?
- ¿Qué es lo que más le gusta de trabajar aquí?
- ¿Tienes ideas que te gustaría haber podido poner en práctica durante tu estancia?
- ¿Qué es lo que más le gusta de su jefe directo?
- ¿Tiene algún consejo para la persona que contratemos para su puesto?
- ¿Quiénes son algunos de los empleados, gerentes o ejecutivos que han tenido un impacto positivo en su tiempo aquí, y por qué?
- ¿Hay algo que debamos hacer de forma diferente durante la orientación de los empleados?
Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en las entrevistas de salida
Revise lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer en las entrevistas de salida para que pueda preparar una reunión eficaz:
Mejores prácticas para las entrevistas de salida
- Reúnase en persona. Lo mejor es reunirse en persona cuando se realiza una entrevista de salida para que el empleado sepa la importancia de la reunión. Sin embargo, si el empleado se siente más cómodo hablando por teléfono, puede ofrecerle esa opción.
- Informe al empleado de la razón por la que está haciendo una entrevista de salida. El empleado debe saber por qué está realizando la entrevista de salida para que pueda responder adecuadamente y saber que sus respuestas pueden marcar la diferencia.
- Haga las mismas preguntas a cada empleado. Una de las razones para hacer las mismas preguntas a los empleados es identificar patrones. Por ejemplo, si hay varios empleados que trabajan en el departamento de marketing que se marchan en el transcurso de un año, podrá ver si hay una tendencia que la empresa o el departamento deben abordar.
- Haga saber al empleado que no tiene que responder a todo. La entrevista de salida es la oportunidad para que los empleados compartan detalles sobre la experiencia de su empleo. Los empleados deben saber que son libres de negarse a responder si lo desean.
- Sigue el protocolo para cualquier denuncia de acoso o discriminación. Aunque un empleado se vaya, es importante que investigue cualquier queja como lo haría si el miembro del personal siguiera trabajando en la organización.
Qué evitar durante una entrevista de salida
- No preguntes sobre personas concretas. No quieres dar la impresión de que estás preguntando por alguien por un motivo concreto. Preguntar específicamente sobre alguien podría dar al empleado la impresión incorrecta de que usted'está intentando construir un caso de despido contra un individuo. La excepción es si haces una pregunta generalizada sobre la dirección.
- No te dirijas a los cotilleos de la oficina. Si un empleado decide hablar de calumnias o cotilleos de la oficina, no participe. Puede considerar la posibilidad de hacer saber al empleado que puede compartir sus sentimientos, pero que usted no puede y no tiene una opinión sobre el asunto.
- No dé sus opiniones. Esta es la oportunidad del empleado para hablar, y es importante que escuche, que haga preguntas para asegurarse de que entiende lo que está diciendo, que le anime durante todo el proceso y que le proporcione un espacio seguro para que se sienta cómodo siendo abierto con usted.
- No le pida a un empleado que lo reconsidere. Un directivo puede querer pedir a un empleado que reconsidere su decisión una vez que reciba el preaviso de dos semanas, pero abstenerse de preguntar durante la entrevista de salida. El objetivo de la entrevista es conocer mejor la experiencia del empleado.
Cómo procesar las opiniones de los empleados
Cualquier entrevista de salida que realice debe proporcionarle información útil sobre la organización y las experiencias que los empleados tienen en ella. A continuación le explicamos cómo puede procesar las opiniones de los empleados:
1. Compartir la información relevante con las personas adecuadas
Ya sea que el empleado que se va haya compartido una retroalimentación positiva o negativa, es importante compartir los detalles apropiados con las personas adecuadas en la organización, siempre y cuando tenga la aprobación del empleado. En el caso de los comentarios positivos, es una oportunidad de hacer saber a los demás lo que están haciendo bien para que puedan seguir haciéndolo todos los empleados que se quedan y, posiblemente, aumentar la lealtad a la empresa. Si es necesario, es conveniente compartir los comentarios negativos con el director o con un nivel superior para que la dirección o la organización puedan trabajar en la mejora y, por tanto, en la prevención de un alto índice de rotación de empleados.
2. Crear una hoja de cálculo
Es crucial que tome notas de la entrevista de salida. La documentación puede ayudarle a usted y a otras personas a consultar la entrevista para obtener información importante de ella. Con ella, puedes organizar tus notas y buscar similitudes para facilitar la búsqueda de tendencias.
3. Buscar tendencias
Al buscar tendencias en los comentarios de los empleados, puede ser capaz de abordar los problemas antes de seguir perdiendo personas importantes. Por ejemplo, algunos comentarios que puede recibir de varios empleados que se marchan es que el trabajo no terminó siendo lo que esperaban. En este caso, es posible que quiera revisar las descripciones de los puestos de trabajo para asegurarse de que coinciden con las tareas reales del puesto. Si los empleados informan de que se sienten desmotivados en su función, puede poner en marcha programas de retención o proporcionar más oportunidades de promoción.