La mejor manera de rechazar una solicitud (con 10 ejemplos)

Tanto si acaba de empezar un nuevo trabajo como si es un profesional de larga duración, su tiempo es valioso. Sea cual sea tu puesto, los clientes, los proveedores, los supervisores y los compañeros de trabajo te pedirán tiempo y atención. Por ello, saber rechazar amablemente las peticiones en el trabajo es una habilidad importante tanto para mantener las relaciones como para seguir siendo productivo. En este artículo, examinamos los pasos para rechazar amablemente las peticiones en el trabajo.

8 formas de establecer relaciones en el lugar de trabajo

¿Por qué es importante rechazar amablemente las solicitudes?

Una de las razones por las que es importante rechazar solicitudes es que tienes una cantidad limitada de tiempo en tu día y otros pueden pedirte que hagas más de lo que es posible. Es posible que aceptes solicitudes de clientes, proveedores, gerentes y compañeros de trabajo que simplemente desconocen tu horario y tu carga de trabajo. Rechazar peticiones que requieren mucho tiempo o que suponen un reto excesivo comunica de forma realista tus capacidades y competencia. La segunda razón para rechazar amablemente las peticiones es que, si se hace correctamente, puedes mantener las relaciones en tu lugar de trabajo. Además, si ofreces soluciones alternativas eficaces, puedes incluso mejorar la eficiencia, el trabajo en equipo y la comunicación en el lugar de trabajo.

Tipos de peticiones en el trabajo y por qué rechazarlas

En el trabajo, las peticiones pueden provenir de varias fuentes: compañeros de trabajo, supervisores, clientes y proveedores. Las peticiones más habituales de los compañeros de trabajo son pedir ayuda, hacer una presentación o proporcionar una referencia. Es posible que las rechaces por estar ocupado en otros proyectos o por no sentirte cómodo dando referencias. Los supervisores pueden pedirle que programe una reunión con poca antelación, lo que puede no ser factible dados sus otros compromisos. Los clientes pueden querer cambiar un pedido o recibir un descuento, lo que puede ser incompatible con la política de la empresa. Los vendedores pueden pedirle que considere la posibilidad de comprar productos que no le interesan.

Ser capaz de rechazar con tacto estas peticiones te permite mantener estas relaciones profesionales y desarrollar formas honestas y hábiles de interactuar con la otra parte.

Más información Guía de atención al cliente

Cómo rechazar educadamente una petición

Independientemente del origen de la solicitud o de los motivos para rechazarla, considere la posibilidad de tomar estas medidas cuando rechace una solicitud:

Comprender el motivo de la solicitud

Asegúrate de que entiendes, por ejemplo, por qué la reunión debe celebrarse con poca antelación o por qué un cliente quiere cancelar un pedido. Aclárelo haciendo preguntas y reafirmando sus preocupaciones.

2. Hacer una lluvia de ideas sobre varias soluciones.

Intenta hacer una lluvia de ideas con al menos dos posibles soluciones alternativas a la petición. Cuanto mejor entiendas el razonamiento que hay detrás de la petición, más fácil será identificar las soluciones. Si tu supervisor convoca una reunión para conocer a un nuevo cliente mientras tú estás en una cita, por ejemplo, puedes reunirte con el cliente a otra hora o asistir a parte de la reunión a distancia.

3. Rechazar la petición con firmeza, pero con delicadeza

Ser claro y directo para evitar cualquier posibilidad de malinterpretación. Por ejemplo, "Lo siento, pero no puedo escribir una carta de recomendación para usted en este momento" indica directa y educadamente su posición.

Dé una razón para rechazar la solicitud

Explique brevemente por qué tiene que rechazar la solicitud. Para este paso, proporcione sólo la información necesaria. Por ejemplo, "No puedo asistir a la reunión porque tengo otra cita programada a esa hora" es suficiente.

Ofrezca resoluciones alternativas

Si es posible, proponga dos o tres de las posibles alternativas que ha barajado antes. Al negarse a escribir una carta de recomendación, podría decir, por ejemplo "Aunque no me siento cómodo escribiendo una carta de recomendación en este momento, estaría encantado de revisar tu currículum o ponerte en contacto con nuestro departamento de recursos humanos. ¿Qué es lo que más le conviene?

Como último recurso, pide ayuda

Si rechazando amablemente la solicitud, explicando sus razones y proponiendo alternativas no consigue el resultado deseado, remita a la persona solicitante a un supervisor inmediato.

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Ejemplos de cómo rechazar amablemente una solicitud

He aquí algunos ejemplos de situaciones en las que puede ser necesario rechazar una solicitud:

Anotar una reunión

Entiendo la necesidad de reunirse con un nuevo cliente con poca antelación. Lamentablemente, no puedo asistir a la reunión, ya que tengo una cita prevista para esa hora. Sin embargo, puedo ofrecer dos alternativas. Podría asistir a la primera mitad de la reunión a distancia antes de salir para mi cita, o puedo venir temprano al día siguiente para discutir los aspectos más destacados de la reunión con usted. Por favor, hágame saber qué es lo que más le conviene;

Decir no a un proyecto

" Comprendo la importancia de comenzar este proyecto de inmediato. Lo siento, pero no puedo empezar este proyecto hasta que no termine el que estoy realizando actualmente. Pienso tener este proyecto terminado para el final de la semana, así que podría empezar el nuevo proyecto a principios de la semana que viene. También podría asignar una hora para reunirme con el equipo del proyecto y discutir cómo lo enfocaría. Estoy encantado de hacer ambas cosas. No dude en llamarme o enviarme un correo electrónico con su preferencia.

Cómo evitar una presentación que no quiere hacer

Gracias por el correo electrónico. Parece que le gustaría que le presentara a mi supervisor. Llevo poco tiempo aquí y no me siento cómodo haciendo presentaciones. Sin embargo, si lo desea, puedo facilitarle la información de contacto de nuestro departamento de recursos humanos y estaré encantado de examinar su currículum;

Cómo evitar escribir una carta de recomendación

"Gracias por ponerse en contacto conmigo, y enhorabuena por solicitar un nuevo puesto. Entiendo que es un momento emocionante para ti y las cartas de recomendación son una parte importante del proceso de contratación. Sin embargo, no creo que esté en la mejor posición para hablar de sus cualificaciones para este puesto, así que voy a declinar la oferta. Si desea reunirse conmigo para hablar de cómo creo que puede destacarse como candidato, puede que tenga algunas sugerencias. Por favor, llámeme cuando le convenga;

Rechazar una petición de un proveedor

Gracias por tomarse el tiempo de reunir esta oferta para su producto. Estoy de acuerdo en que sus tarifas son muy competitivas. Sin embargo, por el momento estamos muy contentos con el contrato con nuestro actual proveedor, que está vigente hasta el año que viene. Si esto cambia a corto o largo plazo, consideraré la posibilidad de ponerme en contacto con ustedes para satisfacer nuestras futuras necesidades;

Negarse a hacer una donación monetaria.

Gracias por pasarse ayer por nuestra oficina y hacer una presentación de su organización. Aunque todos estamos de acuerdo en que su causa es noble, después de discutirlo con mis supervisores y colegas, hemos decidido no donar este año porque contribuimos a varias campañas similares. Me pondré en contacto con ustedes si esto cambia. Gracias de nuevo por su tiempo, y por favor considere pasar por aquí en el futuro;

Rechazar la solicitud de un cliente de un descuento

"¡Es estupendo saber de ti! Entiendo que, dada su larga fidelidad a nuestra marca, esperaba un descuento en su próximo pedido. Lamentablemente, no podemos ofrecer descuentos en pedidos individuales. Sin embargo, ofrecemos un programa de recompensas para nuestros clientes y la entrega gratuita en pedidos automáticos. ¿Le interesaría alguno de ellos?

5. Rechazar la solicitud de una función de un cliente

Gracias por tomarse el tiempo de completar nuestra encuesta. Nos encanta recibir respuestas de nuestros clientes. Aunque estamos encantados de tener en cuenta sus ideas, estamos satisfechos con gran parte de nuestro modelo de negocio actual. Sin embargo, nos interesa mucho su opinión sobre los productos adicionales que le gustaría ver en nuestra tienda. ¿Tiene alguna sugerencia? Una vez más, le agradecemos su tiempo y aceptamos cualquier sugerencia que tenga;

Rechazar un ascenso a un puesto de mayor responsabilidad

"Me siento honrado de recibir la oferta de este nuevo puesto, creo que reconoce mi habilidad, crecimiento y dedicación a esta empresa durante los últimos años. Como sabrán, también estoy ocupado tomando clases en la universidad y espero completar mis estudios esta primavera. Debido al tiempo necesario para completar mis estudios, declino a regañadientes este puesto. Espero que me tengan en cuenta para oportunidades similares en primavera, cuando tenga menos compromisos;

Rechazar una solicitud de compra

Entiendo que hacer esta adquisición puede ser de interés a largo plazo para nuestro departamento. Sin embargo, en la actualidad no disponemos de presupuesto para realizar la compra. Podríamos esperar hasta el final del próximo trimestre fiscal para realizar la compra o estudiar la posibilidad de eliminar algunas partidas de nuestro presupuesto durante los próximos dos meses para adquirirla antes. ¿Qué prefieres?

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