Cómo redactar actas de reuniones

Durante las reuniones de la empresa se suelen discutir muchos detalles y acciones importantes. Cuando los asistentes se marchan o si algún empleado está ausente, es posible que necesiten un recordatorio sobre las decisiones tomadas y las medidas adoptadas. Por eso es beneficioso que un empleado levante acta de la reunión para documentar los puntos importantes para sus empleados.

En este artículo, explicamos qué son las actas de reunión, cómo se redactan las actas de reunión e incluimos consejos sobre cómo redactar actas de reunión eficaces.

¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de las reuniones son notas que recogen lo ocurrido durante una reunión de la empresa. Normalmente, un empleado toma notas durante una reunión mientras se discuten asuntos importantes. Una vez completadas las notas, las escribirá en un acta de reunión oficial, recibirá la aprobación de alguien de la dirección y luego enviará el acta a los empleados necesarios.

Las actas de las reuniones suelen servir como registro de las acciones que tuvieron lugar durante la reunión, incluyendo los proyectos asignados, a quiénes se les asignaron y otras decisiones importantes del lugar de trabajo. Esto ayuda a los empleados que asistieron a la reunión a recordar lo que se discutió. También ayuda a los empleados que no pudieron asistir a la reunión a saber lo que se trató para que no se pierdan ninguna información importante.

Qué incluir en el acta de la reunión

Al documentar las actas de las reuniones, debes incluir ciertos detalles que pueden ser beneficiosos para los empleados que necesiten consultarlas en el futuro. Estos son los elementos que hay que incluir al redactar las actas de las reuniones:

  • Por qué se celebró la reunión
  • Nombre y apellidos de los asistentes
  • La fecha y la hora en que se celebró la reunión
  • Proyectos asignados, a quiénes se asignaron y los plazos
  • Decisiones que los empleados y la dirección tomaron durante la reunión
  • Cualquier corrección al acta de la reunión anterior
  • Mociones aprobadas o rechazadas
  • Fecha y hora de la próxima reunión, si procede

Cómo redactar un acta de reunión

Los siguientes pasos describen cómo redactar un acta de reunión y cómo distribuirla a los empleados.

  1. Prepare una plantilla antes de comenzar la reunión
  2. Tomar notas sobre acciones importantes, decisiones, proyectos asignados y discusiones.
  3. Recoge copias de cualquier informe o presentación.
  4. Revisa tus notas y haz las últimas preguntas.
  5. Escriba las notas de la reunión en párrafos fácilmente comprensibles.
  6. Solicite la aprobación de la dirección.
  7. Enviar el acta a su lista de empleados.

1. Prepara una plantilla antes de que comience la reunión

Para asegurarte de que estás preparado para la reunión, puedes confeccionar una plantilla con la información necesaria rellenada antes de la reunión o tan pronto como estés sentado en la zona de reuniones. Puedes crear una plantilla de antemano que tenga marcadores de posición para elementos e información específicos de la reunión.

Puede resultar más fácil elaborar esta plantilla si discute con el responsable de la reunión qué información es importante que incluya en el acta. También puede solicitar ver reuniones anteriores para conocer el formato previo y así tener una mejor idea de lo que debe incluir. Una vez que sepas qué incluir en el acta, puedes hacer tu plantilla y empezar a rellenar los espacios en blanco.

Aquí hay marcadores de posición comunes que se encuentran en una plantilla que puede utilizar:

  • Nombre de la organización
  • Objetivo de la reunión
  • Hora de inicio y finalización
  • Fecha y lugar
  • Lista de asistentes y ausentes, en su caso
  • Espacio para información importante como las mociones aprobadas o los plazos dados
  • Espacio para su firma y la del responsable de la reunión
  • Un orden del día, si el responsable de la reunión le ha proporcionado uno

Puede ser más fácil llegar a la reunión con antelación para rellenar la mayor parte posible de la plantilla antes de que comience la reunión.

2. Tome notas sobre acciones, decisiones, proyectos asignados y discusiones importantes

Una vez iniciada la reunión, puede empezar a tomar notas importantes de la misma. Puede ser más fácil anotar sólo los factores importantes de la reunión, en lugar de intentar documentar todo lo que mencionan los asistentes. Si los asistentes intentan aprobar alguna moción, documéntalo escribiendo quién solicitó presentar una moción, cuál era la moción y si se aprobó. También debes documentar cada vez que se realice una votación.

Anote cualquier nombre o dato importante de las personas que proporcionan informes o presentaciones. También puede anotar las actualizaciones de las asignaciones o las nuevas asignaciones que un gerente haya dado a un empleado. Anote el nombre, los detalles importantes de la tarea y la fecha exacta de entrega. Los jefes y la dirección rara vez le piden que anote las discusiones o conversaciones. Si lo hacen, debes registrarlas de forma objetiva e intentar evitar adjetivos para describir a las personas, sus acciones o tus opiniones personales.

3. Recoja copias de cualquier informe o presentación

Si se han realizado informes o presentaciones durante la reunión, deberá solicitar estos documentos después de la reunión al presentador. Si no pueden darte una copia física, puedes pedirles que te la envíen por correo electrónico. Cuando envíes el acta a los empleados necesarios, puedes adjuntar estos informes o presentaciones al documento. Esto ayuda a refrescar la memoria de las plataformas de las reuniones. También ayudará a los ausentes a comprender mejor la información importante que se perdieron en la reunión.

4. Revisa tus notas y haz las últimas preguntas

Una vez terminada la reunión, anota la hora a la que se levantó la reunión. Revisa rápidamente tus notas para ver si se te ha pasado alguna información importante mientras tomabas notas. Si la persona de la que necesitas información adicional sigue presente en la sala, puedes solicitarla si no está ocupada.

Si no puede recabar información adicional de alguien en persona, puede enviar un correo electrónico profesional solicitando estos detalles poco después de la reunión.

5. Escriba sus notas de la reunión en párrafos fácilmente comprensibles

En cuanto termines de redactar tus notas y se levante la reunión, deberás mecanografiar el acta de la misma mientras esté fresca en tu cerebro. Escribe cada decisión o acción importante con el detalle necesario en sus propios párrafos. Mantén el acta de la reunión en el mismo tiempo presente durante todo el documento. Asegúrate de que la redacción es objetiva y fácil de entender para los asistentes. Es importante que te centres en los puntos que se han conseguido en la reunión.

Una vez que haya mecanografiado su acta, puede numerar las páginas, si son varias. Adjunta cualquier documento de apoyo importante y corrige la claridad, la ortografía y las cuestiones gramaticales.

6. Solicita la aprobación de la dirección

Después de escribir sus notas, puede enviar este documento al responsable de la reunión para que lo apruebe. Pregúntale si alguien más necesita ver y aprobar este documento también. Envía el acta de la reunión a todas las personas necesarias y recibe su firma de aprobación. Si leen el acta y solicitan alguna corrección, aplícala rápidamente y anota en el acta que fue corregida y aprobada antes de enviarla.

7. Envíe el acta a su lista de empleados

Cuando estés listo para compartir tus actas, pregunta al líder de la reunión cómo debes distribuir este documento. Por lo general, el método principal para enviar las actas de la reunión puede ser por correo electrónico. Aprende el método que prefiere el líder y envíalo con los documentos necesarios adjuntos.

Asegúrese de haber enviado este documento a todos los asistentes y ausentes necesarios de su lista. También debes verificar esta lista con el responsable de la reunión y preguntarle si desea que envíes el acta de la reunión a otros empleados.

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Consejos para redactar actas de reuniones

La redacción de las actas de las reuniones debe completarse cuidadosamente para garantizar que se incluye toda la información necesaria para los empleados' de referencia. Puede seguir los siguientes consejos para aprender a redactar correctamente el acta de la reunión.

  • Distribuya una hoja de asistencia si es necesario.
  • Registre sólo los puntos importantes de la reunión.
  • Utiliza la taquigrafía para escribir más rápido.
  • Traiga un dispositivo de grabación si lo desea.
  • Busca una plantilla ya hecha.

Distribuya una hoja de asistencia si es necesario

Dado que a menudo se requiere conocer a los asistentes de cada reunión para enviarles el documento después, debes conocer a cada persona de la reunión. Si no conoces a todos los asistentes y no tienes sus datos de contacto, puedes pasar una hoja de asistencia una vez que comience la reunión. De este modo, podrás recopilar sus nombres y datos de contacto para ayudarte a enviar fácilmente el documento a los empleados necesarios.

Registre sólo los puntos importantes de la reunión

Muchos directores o responsables de reuniones rara vez exigen que documentes todo lo que se dice o hace en una reunión. Puedes comprobar de antemano qué elementos quieren que se registren. Una vez que sepas lo que hay que documentar, puedes limitarte a escribir sólo los puntos importantes de la reunión, como las medidas adoptadas o las decisiones tomadas. Esto evita que te agobies tomando demasiadas notas y te permite estar preparado cuando tengas que documentar elementos de acción importantes.

Utilizar la taquigrafía para escribir más rápido

Si se dicen muchas cosas importantes a la vez, puede ser difícil anotarlo todo rápidamente. Por ello, puedes desarrollar una taquigrafía que te ayude a documentar la información de forma eficiente. Puedes utilizar métodos como escribir las iniciales de los miembros de la reunión en lugar de los nombres completos o crear acrónimos que entiendas fácilmente para representar frases comunes utilizadas habitualmente durante las reuniones. De este modo, te resultará más fácil seguir el ritmo de la reunión.

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Traiga un dispositivo de grabación si lo desea

Para ayudarte a captar mejor la reunión, sobre todo si el responsable de la misma solicita más información de lo habitual, puedes llevar un dispositivo de grabación. Puedes consultar este dispositivo más tarde cuando escribas el acta de la reunión para asegurarte de que no se ha perdido nada importante. Asegúrate de que el responsable de la reunión lo apruebe de antemano e informa a las plataformas de la reunión de que serán grabadas y recaba su consentimiento, si es necesario.

Encontrar una plantilla ya hecha

Si nunca has redactado un acta de reunión antes y no puedes recuperar actas anteriores, puedes encontrar una plantilla prefabricada en línea para trabajar a partir de ella. Puedes buscar una en línea, guardarla y editarla para que se ajuste al formato que deseas. Una vez que tenga una plantilla de acta de reunión hecha, puede utilizarla regularmente para cada reunión para mantener la coherencia y ayudar a los asistentes a recuperar fácilmente la información de cada reunión. &#xFEFF

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