Una RFP bien elaborada puede ayudar a su empresa a conseguir los servicios que necesita. Una RFP receptiva atrae a proveedores de calidad y minimiza el tiempo de entrega, lo que permite a su empresa terminar sus proyectos más rápido y con mayor calidad.
En este artículo, hablaremos de cómo crear una RFP, de consejos para redactar una buena RFP y presentaremos un ejemplo que puede utilizar como guía para su propia RFP.
¿Qué es una solicitud de propuestas?
Un contratista o una agencia que cree que puede cumplir los requisitos de una empresa enumerados en una solicitud de propuestas se presenta a un contrato mediante la presentación de una solicitud de propuestas.
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Cómo redactar una solicitud de empleo que obtenga respuesta
Redactar una solicitud de propuestas clara y profesional aumentará sus posibilidades de obtener una respuesta favorable. Los vendedores deben entender sus requisitos, y si pueden cumplirlos, a partir de la lectura de su RFP. Estos son los pasos para escribir una RFP clara, profesional y convincente:
- Define tu proyecto y tus necesidades.
- Escribe una introducción.
- Explica la historia de tu empresa y proyecto.
- Describa los requisitos de su proyecto.
- Explique cómo deben responder los proveedores.
- Esboza tus criterios de selección.
- Anote sus plazos.
- Corrija y revise su solicitud de propuestas.
Una vez que haya creado su solicitud de propuestas, está listo para distribuirla y esperar una respuesta.
1. Defina su proyecto y sus necesidades
Escriba cuál es su proyecto y qué necesita de los proveedores antes de redactar su solicitud de propuestas. Una lista con viñetas es un buen formato para este paso de planificación. Anote lo que quiere que haga su proveedor, cómo debe hacerlo, dónde debe realizarse el trabajo y cuándo debe completarse. Puede consultar este esquema mientras redacta la solicitud de propuestas para asegurarse de que contiene toda la información clave.
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2. Escribir una introducción
Su introducción debe explicar por qué usted está distribuyendo una RFP y lo que espera lograr mediante la contratación de un proveedor. Además de explicar brevemente el proyecto, indique el problema que espera que el proveedor pueda ayudar a su empresa a superar. Su introducción también puede incluir un resumen de otros puntos clave del proyecto, como la fecha de inicio y el plazo previstos.
3. Explique la historia de su empresa y de su proyecto.
Presente una breve historia de su empresa y del proyecto que está llevando a cabo. Esta sección proporciona a los proveedores la información de fondo que necesitan para evaluar la posición de tu empresa y decidir si les gustaría trabajar con ella. Es posible que un proveedor no conozca su empresa, así que incluya todos los detalles que necesita para tomar una decisión informada. Esto incluye a qué se dedica su empresa, cuáles son sus valores y qué la hace única.
4. Describa los requisitos de su proyecto
Escriba una explicación exhaustiva de lo que necesita del proveedor. Tómese su tiempo para asegurarse de que enumera todos sus requisitos para que los proveedores puedan determinar si son adecuados para su proyecto. Incluya en esta sección su presupuesto y su experiencia preferida.
5. Explique cómo deben responder los vendedores
Escriba la estructura que espera que sigan los proveedores al planificar su respuesta a la solicitud de propuestas. Cuando todos los proveedores siguen el mismo formato, sus respuestas son más fáciles de evaluar. Dependiendo de la complejidad de su proyecto, esto puede ser una simple lista de títulos o una lista más detallada con puntos de bala debajo de sus títulos.
6. Esboza tus criterios de selección
Explique cómo va a seleccionar al candidato ganador de entre los encuestados. Debe señalar cuáles son las prioridades de su empresa, incluidos los criterios esenciales y las credenciales preferidas. Esta sección ayudará a los vendedores a formular una respuesta que demuestre cómo se ajustarían a los requisitos de su empresa.
7. Anote sus plazos
Escriba los plazos clave que los proveedores deben conocer: cuándo necesita su respuesta, cuándo anunciará el destinatario del contrato, cuándo comenzará el proyecto y su plazo final, si lo conoce. Tomar nota de estos plazos ayuda a los proveedores a organizar sus calendarios y determinar si tienen tiempo para trabajar con su empresa. Asegúrese de que su plazo de presentación deja tiempo suficiente para que los proveedores puedan planificar una respuesta. Cuanto más detallados sean sus requisitos de respuesta, más tiempo deberá dar a los proveedores para que presenten sus solicitudes.
8. Corrija y revise su propuesta
La revisión de su informe le ayudará a identificar y corregir los errores gramaticales y ortográficos antes de distribuir su documento. También puede ayudarle a detectar las frases que podrían reformularse para que sean más claras y fluidas. Una vez que haya corregido y revisado la solicitud de propuestas, envíela a un colega que participe en el proyecto para que le dé su opinión. El tiempo que dedique a corregir y revisar su solicitud de propuestas hará que el documento parezca más profesional.
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Consejos para redactar una solicitud de propuestas que obtenga respuesta
Siga estos consejos para elaborar una solicitud de propuestas que obtenga una respuesta de una selección de proveedores adecuados:
Utiliza subtítulos y viñetas
El uso de subtítulos y viñetas hace que su solicitud de propuestas sea más escaneable y fácil de digerir que las solicitudes de propuestas con grandes bloques de texto. Los proveedores estarán más dispuestos a responder cuando puedan entender fácilmente lo que usted quiere y necesita de ellos.
Escriba sobre lo que sabe, si es posible
Lo ideal es que sólo escriba solicitudes de servicios que entienda y con los que trabaje. Su comprensión de los servicios que necesita le ayudará a crear una RFP informada y bien detallada que formule las preguntas más adecuadas para atraer las respuestas correctas.
Sea detallado sin ser prescriptivo
Aunque es importante saber lo que se quiere conseguir, puede haber varias formas de lograrlo. Centrarse en el trabajo en sí, más que en cómo debe hacerse, anima a los proveedores a utilizar su propia experiencia y conocimientos para ayudarle. Es más probable que los proveedores respondan si sienten que tendrán cierta libertad creativa al trabajar con usted.
Ejemplo de RFP
Utiliza este ejemplo de solicitud de oferta para redactar tu propia solicitud de oferta que obtenga respuestas de proveedores de calidad:
Solicitud de propuesta: Nuevo sitio web para Robin’s Antiques
10 de agosto de 2019
Emitida por: Robin’s Antiques
Representante de Robin’s Antiques: Robin Johnston
Robin_johnston@robinsantiques.com
(277) 398-9834Introducción
Robin’s Antiques, una tienda de venta de antigüedades, necesita un nuevo sitio web de la empresa y está aceptando propuestas para encontrar una fuente cualificada que construya este sitio web para nosotros. Nuestros objetivos para nuestro nuevo sitio web son:
- Aumentar nuestras ventas en línea
- Comprometerse y ampliar nuestra base de clientes
- Aumentar el conocimiento de nuestra tienda
- Presente una imagen más profesional y moderna
El objetivo de esta solicitud de propuesta es encontrar una empresa de desarrollo web o un contratista que proporcione el mejor valor y los mejores resultados para nuestra organización. Esperamos tener nuestro sitio web terminado en diciembre para aprovechar el periodo de compras navideñas.
Antecedentes
Nuestro negocio de antigüedades se estableció en 1989. Desde entonces hemos desarrollado una base de clientes leales en el norte del estado de Nueva York. La mayoría de nuestros clientes tienen más de 50 años y compran con nosotros en la tienda. Sin embargo, dado que cada vez hay más personas que compran por Internet, creemos que hay una gran oportunidad de ampliar y aumentar nuestra base de clientes más allá de nuestra zona local. Desarrollamos nuestro primer sitio web en 2005 utilizando una plantilla gratuita en línea. Ha permanecido en gran medida sin cambios hasta el día de hoy y ahora tiene un aspecto muy anticuado y poco refinado. Tampoco es compatible con los móviles, como nos gustaría que fuera nuestro nuevo sitio.
Descripción del proyecto
Nos gustaría tener un nuevo sitio web de la empresa que sea elegante, compatible con los móviles y accesible para las personas con baja visión, para sustituir nuestro antiguo sitio web. Este sitio web debería incluir:
- Una página que muestre la historia de nuestra tienda’s
- Una página de contacto con nuestro número de teléfono y dirección de correo electrónico y un formulario de contacto en línea
- Una tienda de comercio electrónico que acepte las principales tarjetas de crédito y PayPal y que podamos actualizar mediante un sistema de gestión de contenidos para reflejar nuestro inventario actual
- Un blog que podemos actualizar a través de un gestor de contenidos para mantener a nuestros clientes al día sobre nuestro negocio y antigüedades
- Enlaces a nuestros perfiles de Facebook e Instagram
Somos receptivos a páginas adicionales si cree que pueden beneficiar a nuestro negocio. Usted sería responsable de las siguientes tareas para este proyecto:
- Estrategia de contenidos y redacción de textos
- Diseño visual
- Optimización de los motores de búsqueda
- Optimización para dispositivos móviles
- Codificación front-end y back-end
- Accesibilidad para usuarios con visión limitada
- Pruebas y garantía de calidad
- Formación para ayudarnos a familiarizarnos con el sistema de gestión de contenidos y el proceso de actualización del sitio
Tenemos un presupuesto de 5.000 dólares, pero podemos estar dispuestos a gastar más en los servicios del proveedor adecuado. Nos gustaría contratar a una empresa de desarrollo web o a un contratista que haya trabajado anteriormente en sitios web de venta al por menor, idealmente en el sector de las antigüedades.
Propuesta directrices
Su propuesta debe seguir el siguiente formato:
- Resumen ejecutivo
- Información de fondo sobre su negocio
- Indique por qué deberíamos elegir su empresa en lugar de otros proveedores
- Anota la experiencia relevante que te ayudaría a realizar nuestro proyecto
- Servicios o productos propuestos
- Proporcionar un mapa del sitio en el que se indiquen todas las páginas del sitio web y sus conexiones
- Anota el software y los lenguajes de programación que piensas utilizar y por qué crees que son una buena opción
- Precios
- Anote el precio fijo del proyecto con un cálculo de costes pormenorizado. Anote también el número de horas que espera que dure el proyecto.
- Referencias
- Incluya el nombre, los datos de contacto y las direcciones web de al menos tres clientes anteriores.
- Condiciones para trabajar con usted
Envíe su propuesta en formato .pdf a Robin_johnston@robinsantiques.com antes del 25 de agosto de 2019.
Criterios de selección
Robin’s Antiques evaluará las propuestas en base a los siguientes criterios:
- Respuesta a lo requerido en esta RFP
- Experiencia y rendimiento relevantes en el pasado
- Muestras de tu trabajo
- Testimonios de clientes anteriores
- Coste cotizado del proyecto
Robin’s Antiques se reserva el derecho de adjudicar el contrato al proveedor que represente el mejor valor para el negocio, según lo determine Robin’s Antiques.
Solicitud de ofertas y plazos de los proyectos
Robin’s Antiques’ el calendario para la solicitud de propuestas y el proyecto es el siguiente:
Solicitud de emisión de propuestas
08/10/19
_Plazo de presentación de propuestas
08/25/19
_Selección de proveedor
08/31/19
_Comienza la construcción del nuevo sitio web
09/05/19
_Finalización del proyecto
12/01/19
_Los vendedores pueden proponer una fecha de finalización anterior en su propuesta.