Cómo Escribir una Factura en 9 Pasos

Mantener registros financieros precisos es un componente crucial para el éxito y la longevidad de una empresa. Las empresas deben poner en práctica formas de solicitar, recibir y hacer un seguimiento de los pagos de clientes y consumidores. Las facturas son herramientas que las empresas y los particulares utilizan para describir los servicios prestados o los productos suministrados y solicitar el pago de los mismos. En este artículo, analizamos qué es una factura y cómo redactarla, y ofrecemos consejos para redactarlas.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que los particulares o las empresas envían a sus clientes para solicitar el pago. Las facturas pueden ser físicas o digitales e incluir:

  • La información de su empresa
  • Información del destinatario
  • Los productos o servicios que ha proporcionado
  • Cantidad a pagar

Su empresa puede enviar facturas según un calendario establecido, por ejemplo semanal o mensualmente, o puede enviar facturas a medida que vaya completando proyectos.

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Cómo redactar una factura

Estos son los pasos que puedes seguir para redactar una factura:

1. Numerar la factura

Debe desarrollar y aplicar un sistema para numerar sus facturas. Esto es importante para mantener sus facturas organizadas y fáciles de localizar. Un sistema eficaz de numeración de facturas puede ayudarle a realizar un seguimiento de los pagos y a identificar las cuentas atrasadas de forma eficiente.

Puede optar por utilizar simplemente números ascendentes para hacer un seguimiento de sus facturas o puede añadir otros identificadores, como códigos de departamento o de empresa. Por ejemplo, Green Team Landscaping numera sus facturas utilizando prefijos y números de cliente. Etiquetan las facturas de su cliente Uptown Apartments como UPT001, UPT002 y UPT003.

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2. Decidir el formato

Seleccione un formato para sus facturas que sea ordenado, fácil de leer y coherente con la estética de su marca. Elija colores y tipos de letra que se ajusten a las especificaciones de diseño de su empresa y asegúrese de que todos los empleados y departamentos utilizan la misma plantilla de factura para mantener la cohesión y evitar la confusión entre los clientes. Puede encontrar plantillas de facturas en línea y con programas de procesamiento de textos.

3. 5. Añada el logotipo de su empresa

Muchas empresas añaden su logotipo a las facturas para que las empresas puedan reconocer fácilmente quién las ha enviado. Esto puede promover un pago más rápido por parte de los destinatarios y un mayor conocimiento de la marca entre clientes y consumidores. Utilice una plantilla de factura que incluya una forma de añadir su imagen fácilmente y considere añadir su logotipo en la parte superior de su factura.

4. Introduce la información de la empresa

Es importante incluir toda la información relevante tanto de su empresa como de la persona o empresa a la que está facturando. Por lo general, esto incluye:

  • Su nombre
  • El nombre de su empresa
  • Departamento
  • La dirección, el número de teléfono y el sitio web de su empresa
  • Nombre del destinatario
  • Empresa del destinatario
  • Dirección, teléfono y página web del destinatario

Si tienes muchos clientes a los que facturas con regularidad, considera la posibilidad de tener a mano las facturas ya rellenadas de estas empresas para ahorrar tiempo.

5. Determine la fecha de vencimiento del pago

Su factura debe tener la fecha de vencimiento del pago en un lugar destacado y claramente marcado para que los clientes puedan encontrarla rápidamente. La fecha de vencimiento depende de los términos específicos que usted y su cliente hayan acordado antes de suministrar los productos o servicios. Algunos términos comunes son:

  • Pago al recibir
  • Con un plazo de 30 días
  • Con un plazo de 60 días
  • La mitad del importe debe pagarse inmediatamente y el resto a la entrega de los productos

También debe añadir la fecha de envío de la factura para que ambas partes puedan determinar la fecha de vencimiento correcta.

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6. Escriba una breve descripción de los productos o servicios

Deberías incluir una descripción del motivo por el que estás facturando a tu cliente para que pueda asignar y registrar los pagos en sus registros financieros. También ayuda a garantizar la exactitud de las facturas. Su descripción debe ser breve pero lo suficientemente completa para que el cliente pueda entender los cargos. Incluya cada producto o servicio y la cantidad.

Por ejemplo, un diseñador gráfico puede utilizar la siguiente descripción de servicios:

  • Boletín digital, 10 páginas x 3
  • Diseño del logotipo x 1
  • Rediseño de la página web x 1
  • Rediseño de la página web interior x 5

7. Calcule los pagos pendientes

Utilizando tu lista de productos o servicios y las cantidades, puedes calcular la cantidad que debe tu cliente. Es una buena práctica incluir los costes por línea y el coste total. Utilizando el ejemplo anterior, el diseñador gráfico puede desglosar sus honorarios de la siguiente manera:

  • Boletín digital, 10 páginas x 3 – coste: 900 dólares
  • Diseño de logotipo x 1 – coste: 500
  • Rediseño de la página web x 1 – coste: 750 $.
  • Rediseño de la página web interior x 5 – coste: 1.000 dólares
  • Coste total: 3.150 dólares

8. Revise su factura

Una vez que introduzcas toda la información en tu factura, comprueba que todo es correcto. Revise la ortografía, la gramática, los productos, las cantidades y los cálculos para garantizar la exactitud. Si está facturando a un nuevo cliente, también puede verificar a dónde debe enviar su factura. Asegúrese de capturar toda la información de la factura en el lugar adecuado, como el software de seguimiento de facturas.

9. Obtener autorización

Dependiendo de las políticas de su empresa, es posible que tenga que obtener la autorización de su supervisor antes de enviar una factura. Esto puede requerir su firma o la de su gerente como prueba de aprobación. Si necesitas obtener la autorización, asegúrate de enviar la factura a tu supervisor con el tiempo suficiente para que la revise y la devuelva antes de la fecha en que debes enviarla al cliente.

Con la debida autorización, puede enviar su factura o seguir el protocolo de su empresa para la tramitación de facturas.

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Consejos para redactar una factura

Estas son algunas formas de mejorar la forma de crear y gestionar las facturas:

  • Sé coherente: Mantenga la coherencia en su sistema de numeración, el formato y las descripciones para evitar la falta de comunicación con los clientes y otros departamentos.
  • Mantenga un registro exhaustivo: Sus facturas sirven como documentación de las solicitudes de pago y son elementos clave para garantizar los pagos a tiempo y mantener las cuentas al día. Cree un proceso de seguimiento, almacenamiento y seguridad de estos registros financieros.
  • Implantar un sistema digital: Considere la posibilidad de investigar un software de facturación o de comprobar su programa financiero actual para ver si incluye la creación y el seguimiento de facturas. Esta es una forma de hacer que su proceso de facturación sea más seguro, eficiente y preciso.

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