Un contable o un profesional de las finanzas puede hacer un seguimiento de los ingresos devengados en una cuenta de resultados para comprender mejor las finanzas del lugar de trabajo. Cuando una empresa cobra antes de que un cliente reciba un producto o servicio, el dinero se registra como ingresos devengados. Llevar un registro de los ingresos devengados puede ayudar a realizar un seguimiento más preciso de las facilidades de pago de un cliente.
En este artículo, hablamos de lo que son los ingresos devengados, explicamos por qué es importante entenderlos, damos una lista de pasos que puede seguir para registrar los ingresos devengados y proporcionamos ejemplos para que los revise.
La guía completa de los ingresos de explotación (más ejemplos)
¿Qué son los ingresos devengados?
Hay varios plazos de pago cuando las empresas proporcionan a los clientes un producto o un servicio, en lugar de un único gran pago. Los clientes a largo plazo suelen tener ingresos acumulados.
El uso de la contabilidad de devengo puede ayudar a los clientes a comprar productos o servicios que tienen un mayor coste, ya que les permite pagar una gran suma de dinero durante un período prolongado. También puede ayudar a las empresas a pagar los materiales o servicios a lo largo de un proyecto extenso, en lugar de depositar un pago completo antes de comenzar un proyecto. Estas son algunas situaciones en las que una empresa puede utilizar los ingresos devengados para una transacción:
- Negociación de contratos: Si una empresa negocia un contrato con un cliente, ambas partes pueden acordar la cantidad a pagar y la fecha de vencimiento de cada pago.
- Basado en objetivos: Las empresas que suministran materiales o servicios para un proyecto de un cliente pueden exigir al cliente que pague en función de los objetivos del proyecto. Por ejemplo, un cliente puede hacer un pago sólo cuando un equipo termina una fase de un proyecto.
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¿Por qué es importante entender los ingresos acumulados?
Dependiendo de sus necesidades, las empresas pueden beneficiarse de la utilización de los ingresos devengados. Aquí hay varias razones por las que es importante que entienda los ingresos devengados:
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Gestión de riesgos: Disponer de un sistema de ingresos acumulados permite a las empresas identificar posibles riesgos financieros. Por ejemplo, si un cliente tiene un saldo pendiente que no ha pagado, una empresa puede decidir no seguir con el negocio de ese cliente.
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Rentabilidad: Las empresas pueden utilizar los ingresos devengados para entender la rentabilidad, ya que pueden analizar los próximos pagos que pueden hacer los clientes.
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Estabilidad financiera: Recibir pagos constantes de los clientes puede aumentar la estabilidad financiera de una empresa, ya que puede asegurarse de recibir financiación durante todo el periodo de ventas.
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Cumplimiento: El uso de los ingresos devengados ayuda a las empresas a cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), que la Comisión de Valores de EE.UU. creó para garantizar que las empresas sigan los procedimientos y normas financieras adecuadas.
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Diferencias entre ingresos devengados y diferidos
Los ingresos diferidos son el principio inverso de los ingresos devengados. Mientras que los ingresos devengados permiten a los clientes recibir un producto o servicio antes de completar su pago total, los ingresos diferidos requieren que los clientes completen su pago total antes de recibir el producto o servicio. A menudo, las empresas registran el pago del cliente en su balance como un pasivo, ya que todavía no han entregado al cliente su producto o servicio. Una vez que el cliente recibe su producto, las empresas pueden cambiar la transacción a una venta completa.
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Cómo registrar los ingresos devengados
Normalmente, los contables y los profesionales financieros registran los ingresos devengados de una empresa en una cuenta de resultados, que es un documento que muestra las transacciones y los gastos de una empresa durante un periodo de ventas. Utilice estos pasos para ayudarle a registrar los ingresos devengados:
1. Escriba la cantidad total ganada
Comience por introducir el importe total que debe un cliente en la cuenta de resultados de su empresa. Asegúrate de anotar la transacción como ingresos devengados para que tus compañeros sepan que el cliente puede realizar el pago en instalaciones. Por ejemplo, si un cliente compra un producto de 400 dólares, anote esa cantidad en la cuenta de resultados de la empresa como ingresos devengados.
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2. 4. Hacer un seguimiento de cada pago recibido
A continuación, haga un seguimiento de cada pago que su empresa reciba de un cliente. Es importante incluir la fecha del pago, el importe del mismo y la transacción a la que se destina el pago. Por ejemplo, si un cliente realiza un pago de 50 dólares por un frigorífico, incluya en la cuenta de resultados el importe exacto del pago, la fecha de ingreso y el nombre del frigorífico.
3. Determine el resto del importe del pago
También se puede hacer un seguimiento del importe del pago que le queda a un cliente. Mantener al cliente al día de sus próximos pagos puede ayudarle a pagar la cantidad correcta a tiempo. Para ello, reste el importe total adeudado del importe total que el cliente ya ha pagado. Por ejemplo, si un cliente debe 500 dólares, y ha hecho tres pagos de 50 dólares, multiplique 50 x 3 = 150 dólares, entonces reste 150 dólares de la cantidad total adeudada, que es 500 dólares – 150 dólares = 350 dólares.
4. Realice ajustes en función de los pagos
Asegúrese de ajustar su declaración de ingresos para reflejar el pago más reciente. Puede ser útil comprobar su cuenta de resultados con regularidad para asegurarse de que sus registros coinciden y de que sus pagos están al día. Algunas empresas utilizan un software que hace un seguimiento de cada pago para asegurarse de que los clientes pagan a tiempo, mientras que otras empresas hacen un seguimiento manual de sus pagos.
Ejemplos de ingresos devengados
He aquí dos ejemplos de ingresos acumulados:
Ejemplo de ingresos acumulados para un contrato
Capital Heating and Cooling vendió una unidad de aire acondicionado a un cliente por 1.000 dólares. Su contable introduce el importe total que el cliente debe en la cuenta de resultados de la empresa y, a continuación, ofrece detalles sobre la transacción. Ambas partes han acordado un contrato que exige al cliente el pago de 100 dólares al mes.
Para cada pago que realiza el cliente, el contable lo registra en la cuenta de resultados, junto con la fecha del pago, el importe del depósito y el nombre del aparato de aire acondicionado.
Después de tres semanas, el contable determina la cantidad que el cliente aún debe. Hasta el momento, ha realizado tres pagos de 100 dólares, por lo que el contable calcula 3 x 100 dólares = 300 dólares, y luego resta la cantidad total adeudada de la cantidad ya pagada, que es 1.000 dólares – 300 dólares = 700 dólares, por lo que determina que el cliente aún debe 700 dólares por el aparato de aire acondicionado.
Cada semana, el contable hace un seguimiento de los ingresos acumulados de la empresa en su cuenta de resultados para asegurarse de que el cliente realiza su pago a tiempo.
Ejemplo de ingresos acumulados para un proyecto basado en objetivos
La empresa constructora West quiere comprar 5.000 dólares de madera a una empresa maderera. Ambas partes acuerdan que la empresa constructora pague 500 dólares por cada fase del proyecto y que reciban la totalidad de la madera al inicio del proyecto. El contable de la empresa maderera anota en la cuenta de resultados el importe total que debe la empresa constructora, que es de 5.000 $.
Para cada pago que realiza la empresa de construcción, el contable hace un seguimiento junto con la fecha del depósito, el importe del pago y una breve descripción de la transacción, que implica la cantidad de madera que recibieron.
Al cabo de cuatro meses, el contable hace un seguimiento de la cantidad que aún debe la empresa constructora. Para ello, determinan que han realizado cuatro pagos de 500 dólares, lo que supone 4 x 500 dólares = 2.000 dólares. Luego, restan la cantidad total adeudada de la cantidad que han pagado, que es 5.000 $ – 2.000 $ = 3.000 $.
La empresa maderera hace un seguimiento constante de sus ingresos acumulados para asegurarse de que la empresa constructora está al día en sus pagos.