Aprenda a ser un administrador de oficina

¿Qué hace un administrador de oficina?

Un administrador de oficina es un profesional administrativo que realiza una serie de tareas de oficina para ayudar a que las operaciones de una organización funcionen eficazmente. Dependiendo de su sector, las tareas principales de los administradores de oficina pueden incluir la prestación de apoyo administrativo al personal, la organización de archivos, la organización de viajes para los ejecutivos, la realización de la contabilidad y la tramitación de las nóminas. Las responsabilidades adicionales pueden incluir:

  • Supervisar las funciones administrativas y supervisar a otros miembros del personal administrativo
  • Saludar a los clientes, contestar al teléfono y responder a los correos electrónicos de los clientes
  • Operar y mantener el equipo de oficina, como fotocopiadoras faxes y ordenadores
  • Realizar investigaciones y elaborar informes para los supervisores y otros empleados
  • Programar reuniones y eventos, y organizar el material necesario para los mismos
  • Asistir a recursos humanos en la contratación e incorporación de nuevos empleados

Salario medio

Los salarios de los administradores de oficina varían en función del nivel de experiencia, las responsabilidades del trabajo y la ubicación geográfica.

  • Salario común en Estados Unidos: 15,31 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 29,85 dólares por hora.

Requisitos para ser administrador de oficina

Puede que tenga que cumplir varios requisitos para obtener un puesto como administrador de oficina, entre ellos:

Educación

La mayoría de los empleadores exigen que los candidatos tengan un diploma de secundaria, mientras que otros pueden requerir un título de asociado o de licenciado. Los aspirantes a administradores de oficina que estén en el instituto pueden tomar clases de procesamiento de textos, hojas de cálculo y otros conocimientos informáticos para aumentar sus posibilidades de empleo. Aquellos que ya se hayan graduado en el instituto también pueden optar por tomar cursos en una escuela técnica sobre procedimientos de oficina y software de bases de datos. Los candidatos con un título de asociado o de licenciado en administración de empresas pueden beneficiarse de las clases de contabilidad, gestión de bases de datos y comunicación empresarial.

Formación

Una vez contratados, los administradores de oficina pasan por una formación en el puesto de trabajo, que suele durar entre unas semanas y un mes. Durante la formación, aprenden las prácticas y procedimientos operativos de la empresa. Los administradores de oficina que trabajan en campos técnicos o médicos pueden recibir una formación más amplia sobre la base de datos que la empresa utiliza para gestionar los historiales médicos de los pacientes.

Certificaciones

Tanto los administradores de oficina como los aspirantes a serlo pueden beneficiarse de la participación en programas de certificación opcionales. Por ejemplo, la certificación de Especialista en Microsoft Office capacita a las personas en el uso de diferentes productos de Microsoft Office, como Word, Excel, Outlook y OneNote.

Aquellos que tienen experiencia administrativa o que actualmente trabajan como administradores de oficina pueden considerar la posibilidad de convertirse en un Profesional Administrativo Certificado. Este certificado combina conocimientos administrativos del mundo real con conceptos y teorías aplicadas.

Para participar en el programa CAP, los administradores de oficina deben tener cuatro años de experiencia administrativa, o un título de asociado o de licenciado y dos años de experiencia administrativa. El programa de certificación abarca temas y habilidades como la gestión de registros, la comunicación escrita, la programación, los recursos humanos y los procedimientos generales de oficina.

Habilidades

Aquí tiene algunas habilidades esenciales que los administradores de oficina necesitan para hacer su trabajo de forma eficiente:

Organización

Los administradores de oficina suelen realizar tareas para más de un miembro del personal o departamento dentro de una empresa. Las habilidades organizativas son esenciales para tareas como el mantenimiento del calendario de eventos de la empresa y la gestión de los plazos para diferentes departamentos de forma simultánea.

Habilidades de comunicación

Los administradores de oficina deben tener excelentes habilidades de comunicación y capacidad de escucha activa para colaborar con el personal y atender las necesidades específicas de los departamentos en cuanto a tareas y proyectos. Por ejemplo, cuando se trabaja en un proyecto de equipo, los administradores de oficina tienen que hacer las preguntas pertinentes, desarrollar un plan de ejecución, delegar tareas y poner al día a sus colegas sobre el progreso del proyecto.

Habilidades informáticas

El conocimiento de las aplicaciones y programas informáticos es esencial, ya que gran parte del tiempo de un administrador de oficina se pasa trabajando en un ordenador. Las tareas típicas incluyen la introducción de datos, la creación de informes, la contestación de correos electrónicos y la realización de investigaciones en línea.

Habilidades de investigación y análisis

A los administradores de oficina se les puede pedir que investiguen un nuevo software que la empresa esté considerando utilizar o que analicen datos para el personal. Por ejemplo, al preparar una presentación para una reunión, el administrador de oficina puede tener que demostrar el crecimiento de la empresa comparando las estadísticas del año en curso con los datos de los años anteriores.

Atención al detalle

Los administradores de oficina tienen la tarea de realizar tareas que requieren una gran atención al detalle, como la reserva de viajes, la introducción de datos y la corrección de documentos.

Flexibilidad

El tipo de trabajo que realizan estos profesionales puede cambiar a diario. Los administradores de oficina deben ser capaces de adaptarse y reorganizar su jornada para prestar asistencia donde más se necesite. Por ejemplo, se les puede pedir que pospongan el trabajo de introducción de datos rutinarios para prestar apoyo administrativo a un departamento para cumplir un plazo.

Entorno de trabajo de los administradores de oficina

Los administradores de oficina suelen trabajar a tiempo completo en un entorno de oficina, aunque algunos pueden trabajar a tiempo parcial. Trabajan en una gran variedad de sectores, como el educativo, el sanitario y el empresarial. Los administradores de oficina pasan gran parte del día sentados en un escritorio y utilizando el equipo de la empresa, como ordenadores, teléfonos, impresoras y escáneres.

Cómo convertirse en administrador de oficina

Siga estos pasos para obtener un puesto de administrador de oficina:

1. Obtenga la educación y las habilidades necesarias

Los aspirantes a puestos de administrador de oficina deben obtener primero su diploma de bachillerato. Si su instituto lo ofrece, deberían tomar clases de habilidades de oficina y clases de informática especializadas en procesamiento de textos, hojas de cálculo o gestión de bases de datos. Las clases en escuelas técnicas o los programas de certificación pueden ayudar a los candidatos a adquirir las habilidades necesarias para desempeñar las funciones de un administrador de oficina.

2. Cree un currículum sólido

Investiga los puestos vacantes de administrador de oficina en tu zona, y actualiza tu currículum y tu carta de presentación para destacar las habilidades más relevantes para estas descripciones de trabajo. Incluya su nivel de estudios más alto y cualquier experiencia laboral relacionada.

3. Prepárese para las entrevistas

Puede prepararse para las entrevistas ideando respuestas de ejemplo que demuestren sus habilidades clave, como la comunicación, la atención al detalle y las habilidades interpersonales. Practique sus respuestas a las preguntas habituales de las entrevistas.

Ejemplo de descripción del puesto de administrador de oficina

SeaShell Healthcare busca un administrador de oficina orientado al detalle y con excelentes habilidades interpersonales y de comunicación para gestionar las tareas administrativas diarias en nuestra sede del centro de la ciudad. El administrador de oficina trabajará en estrecha colaboración con el personal para proporcionar apoyo administrativo y delegar tareas a los miembros del equipo administrativo para facilitar un flujo de trabajo eficiente. El administrador de la oficina también organizará visitas a las instalaciones para las nuevas familias, asistirá a recursos humanos en la incorporación de nuevas contrataciones y gestionará las nóminas del personal. El administrador de oficina trabajará principalmente con el personal de SeaShell y ocasionalmente realizará tareas en el mostrador de recepción.

Carreras relacionadas

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