Aprenda a ser archivero

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de archivero, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un archivero?

Un archivero se encarga de organizar y mantener los documentos de una empresa y su sistema de almacenamiento y categorización. Los archiveros deben disponer de un sistema de verificación para garantizar la exactitud del archivo. También se encargan de crear archivos de material o de papel para el mantenimiento de los registros. También actualizarán y confirmarán la exactitud de los archivos digitales. Otras tareas que los archiveros pueden realizar son:

  • Recoger los datos de los empleados o clientes
  • Escanear y cargar los documentos en papel para almacenarlos en formato digital
  • Crear un sistema organizado para ordenar los archivos en papel y electrónicos
  • Comunicarse con los miembros del personal miembros del personal para informarles de dónde encontrar determinados archivos
  • Responder a las llamadas telefónicas y dirigirlas al miembro del personal apropiado

Salario medio

El salario típico de un archivero depende de cuál sea su nivel de experiencia del sector en el que trabajen y de la ubicación del puesto. Puede haber posibilidades de obtener un salario más alto con más experiencia. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en Estados Unidos: 13,54 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 22,70 por hora.

Requisitos de los archiveros

Los archiveros deben tener la formación y las aptitudes adecuadas antes de presentar su solicitud, entre ellas:

Educación

La mayoría de los archiveros pueden obtener un puesto con un diploma de secundaria. Sin embargo, algunos empleadores prefieren que el candidato tenga también un título de asociado o de licenciado. Los interesados en convertirse en archiveros pueden mejorar sus posibilidades de conseguir el trabajo tomando clases de informática que cubran habilidades como la creación de una hoja de cálculo o el uso de un sistema de procesamiento de textos.

Formación

No es necesaria una formación previa, pero los empleadores pueden preferir a quienes tengan experiencia en atención al cliente o en un puesto de oficinista. Los empleados suelen recibir formación in situ una vez que comienzan el trabajo, que puede durar varias semanas. Durante este tiempo, se les enseñará a utilizar los programas informáticos de la empresa, así como cualquier procedimiento administrativo. Si un archivero trabaja en un área especializada, como para el gobierno o en la sanidad, es posible que necesite unos meses de formación para conocer las normativas del sector.

Certificaciones

No hay certificaciones específicas necesarias para convertirse en archivero, pero la obtención de algunas puede ayudar a mejorar los conocimientos, las habilidades y la empleabilidad de un empleado. Algunas de estas certificaciones pueden ser:

  • Certificaciones de Microsoft Office: Los candidatos pueden tomar una variedad de clases para mejorar su comprensión de Word y Excel. Pueden completar muchos de estos cursos en línea.

  • Certificación de Empleado de Archivos y Entrada de Datos: Varias escuelas técnicas y comunitarias ofrecen un certificado en entrada de archivos y datos, que puede dar a un candidato una ventaja competitiva.

  • Certificación en Gestión de Información Digital: Este certificado puede ayudar a un candidato a familiarizarse con la gestión de datos digitales. Se puede cursar en línea a través de escuelas técnicas.

Habilidades

Los archiveros deben tener una variedad de habilidades para prepararse para el puesto. Deben tener una excelente capacidad de comunicación a la hora de obtener información de los clientes o de los empleados, ya que puede ser necesario informar a otros miembros del personal de dónde pueden localizar determinados archivos. También pueden tener que estar atentos a posibles errores en las direcciones de correo y corregirlos. Los encargados de los archivos también deben destacar en las siguientes habilidades:

Organización

Los encargados de los archivos deben tener una excelente capacidad de organización, ya que están a cargo de un gran número de archivos. Deberán disponer de un sistema eficaz para organizar tanto los archivos en papel como los digitales para poder localizarlos rápidamente. El sistema debe ser fácilmente comprensible para otros empleados que puedan necesitar acceder a él.

Auto-motivación

A menudo trabajan con una supervisión mínima, por lo que un archivero debe ser capaz de motivarse para conseguir realizar la cantidad de trabajo requerida cada día. Puede ser útil crear métodos para organizar su trabajo cada día mediante listas de control o calendarios. También tendrán que saber priorizar sus tareas y decidir en qué orden hacer cada una.

Habilidades informáticas

Un archivero debe tener buenas habilidades informáticas y dominar una variedad de programas informáticos. Estos pueden incluir Microsoft Office y otros programas de procesamiento de textos. También pueden realizar la introducción de datos a partir de los archivos en papel que reciben. Los encargados de los archivos pueden necesitar saber cómo crear documentos en el ordenador, imprimirlos y escanearlos.

Atención al detalle

Deben ser detallistas para poder archivar los documentos en los lugares correctos. Un archivero puede ayudar a una empresa a organizar los documentos necesarios para realizar sus impuestos, por lo que debe saber cómo mantener los datos seguros. También pueden introducir grandes cantidades de datos en el ordenador y deben confirmar que toda la información es correcta antes de presentarla.

Habilidades de comunicación

Los archiveros pueden saludar a los clientes cuando entran en la empresa, dependiendo del entorno en el que trabajen. Deben saber responder a las preguntas generales de los clientes o visitantes y dirigirlos a los empleados adecuados. Un archivero también puede ser responsable de responder al teléfono y de transferir las llamadas telefónicas cuando sea necesario.

Capacidad física

Aunque la mayor parte de su trabajo no es extenuante, los archiveros pueden tener que levantar y transportar a veces cajas pesadas llenas de archivos. Deben tener la fuerza necesaria para levantarlas y ser capaces de llevarlas por la oficina cuando sea necesario. Un archivero también debe conocer las técnicas adecuadas de levantamiento y flexión para evitar lesiones.

Entorno de trabajo del archivero

Los archiveros trabajan en una mezcla de entornos, incluyendo oficinas comerciales, edificios gubernamentales, escuelas, bibliotecas y organizaciones públicas. La mayor parte de su trabajo se realizará en la sede de su empresa, pero pueden desplazarse para obtener los datos que necesitan. Pasarán la mayor parte del día sentados frente a un ordenador, pero también estarán de pie para escanear documentos o archivar papeles manualmente. Algunos archiveros trabajan principalmente solos, con una interacción mínima con otros empleados, mientras que otros pueden interactuar con sus compañeros de trabajo y con el público con regularidad.

Un archivero utiliza diversos equipos, como ordenadores, trituradoras, teléfonos, escáneres e impresoras. Un archivero puede trabajar a tiempo parcial o tener un trabajo a tiempo completo, dependiendo de las necesidades de la empresa. Suelen trabajar en turnos diurnos, pero pueden ser necesarios para las horas nocturnas o los fines de semana.

Cómo convertirse en archivero

Algunos puestos de archivero permiten a los candidatos empezar con una experiencia mínima, pero puede ser útil tener alguna experiencia o formación relacionada. Los candidatos deben seguir los siguientes pasos para convertirse en archivero:

1. Obtenga un diploma de bachillerato.

Todos los candidatos deberán completar su educación secundaria obteniendo un diploma o el equivalente. Aunque el puesto suele ser de nivel básico, puede ser útil obtener un título de asociado para tener una ventaja competitiva frente a otros candidatos.

2. Tome clases o certificaciones relacionadas.

Otra forma de aumentar sus posibilidades de conseguir un trabajo de archivero es tomando cursos relevantes para las tareas de las que será responsable. Tomar clases de informática puede ser útil para empezar a aprender las habilidades necesarias para un puesto de archivero. También puede tomar clases de gestión de datos, de programas informáticos y de organización en línea o en persona en los colegios comunitarios.

3. Actualice su currículum vitae.

Todo candidato debe asegurarse de que su currículum vitae incluya su formación y experiencia más recientes. También debe asegurarse de que es relevante y de que enumera las habilidades necesarias para un puesto de archivero. Puede adaptar el currículum en función de las habilidades y requisitos que indique el listado de trabajo.

Ejemplo de descripción de trabajo de archivero

Estamos buscando al candidato ideal para nuestro puesto de archivero en Mountain Insurance. Esta persona debe estar muy motivada y ser capaz de trabajar con una supervisión mínima. Será responsable de escanear todos los documentos en papel y archivarlos electrónicamente, así como de archivar los papeles. El candidato debe tener una excelente capacidad de organización, sobresalir en la comunicación y entender cómo mantener los registros seguros. También deben ser físicamente capaces de levantar cajas de hasta 30 libras de peso.

Este puesto es a tiempo completo y será en horario diurno durante la semana, pero ocasionalmente se pueden requerir horas nocturnas. Todos los candidatos deben tener un diploma de bachillerato, pero es muy preferible un título de asociado. También deben tener conocimientos básicos de informática, de programas de tratamiento de textos y experiencia en la introducción de datos.

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