Aprenda a ser un asistente administrativo

¿Qué hace un asistente administrativo?

Un asistente administrativo es un profesional de apoyo a la oficina que proporciona apoyo administrativo a una empresa u organización. Esta persona suele ser el primer punto de contacto para las partes internas y externas. Un asistente administrativo proporciona apoyo de oficina, como por ejemplo:

  • Gestionar un complejo calendario de reuniones profesionales, citas personales y viajes para varias personas

  • Responder y transferir las llamadas telefónicas, reenviar adecuadamente los mensajes y hacer un seguimiento de las consultas

  • Gestionar la correspondencia entrante, incluidos los correos electrónicos, los memorandos, los faxes y el correo, lo que a veces requiere un alto nivel de discreción

  • Realizar investigaciones específicas del sector, organizar archivos importantes y redactar documentación de apoyo para presentaciones, conferencias y reuniones

  • Preparar y corregir informes y otros documentos del sector relevantes para la empresa, la organización o un grupo específico, lo que a veces implica el análisis de datos

  • Seguimiento del inventario de la oficina, incluyendo el pedido de suministros, la coordinación de las entregas y la gestión de los contratos con los proveedores

Salario típico

Muchos asistentes administrativos son empleados a tiempo completo, aunque algunos pueden trabajar a tiempo parcial y como empleados temporales. Los salarios de los asistentes administrativos varían en función del nivel de formación y de la experiencia laboral pertinente, así como del sector, el tamaño de la empresa y la ubicación geográfica del empleador.

  • Salario habitual en EE. UU: 15,34 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 y 30,35 dólares por hora.

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Requisitos de los asistentes administrativos

Los asistentes administrativos suelen necesitar una mezcla de educación, formación y certificaciones para obtener los puestos.

Educación

Los asistentes administrativos de nivel inicial deben tener al menos un diploma de bachillerato o un certificado de Desarrollo de Educación General (GED), además de certificaciones de habilidades. Algunos puestos prefieren un título mínimo de asociado y algunas empresas pueden incluso exigir una licenciatura.

Muchos empleadores contratarán a solicitantes con un título en cualquier campo, incluidos los negocios, la comunicación o las artes liberales. Sin embargo, algunos empleadores e industrias pueden preferir una formación universitaria en disciplinas específicas que preparen mejor a los asistentes administrativos para requisitos especializados como el trabajo con asuntos financieros y agencias gubernamentales.

Las personas sin titulación también pueden buscar cursos técnicos que les proporcionen las habilidades duras que necesitan para los puestos de asistente administrativo, como la redacción de textos comerciales, la documentación, el archivo y la organización, el procesamiento de datos y la contabilidad. Algunos puestos pueden aceptar una experiencia acorde que sustituya a los requisitos educativos.

Formación

En cuanto a la formación, muchos asistentes administrativos aprenden los métodos y la tecnología específicos relacionados con su función mientras trabajan. Esta formación puede formar parte del proceso de incorporación a una nueva empresa y puede durar de unas semanas a un mes. La formación incluye a menudo el acompañamiento de profesionales administrativos internos, como directores de oficina o recepcionistas. Los nuevos contratados también pueden realizar tareas bajo supervisión hasta que se sientan lo suficientemente cómodos como para completar las tareas por sí mismos.

Certificaciones

Las certificaciones permiten a los profesionales demostrar sus cualificaciones a los empleadores actuales y futuros. Los auxiliares administrativos pueden obtener certificaciones para adquirir más conocimientos teóricos sobre sus responsabilidades, poner a prueba sus habilidades profesionales y seguir avanzando en su carrera. Estas son dos de las certificaciones más comunes para esta profesión:

Profesional Administrativo Certificado (CAP)

Creado por la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP), el CAP es un examen que cubre seis temas relevantes para las responsabilidades de los profesionales administrativos, incluyendo la comunicación organizativa, la documentación y redacción empresarial, la tecnología y la información, el mantenimiento de registros, la gestión de eventos y proyectos y las funciones empresariales.

Este examen es una prueba digital de opción múltiple con 200-225 preguntas y tarda aproximadamente tres horas en completarse. Las personas pueden realizar el examen en los centros de pruebas aprobados por la IAAP en todo el mundo. La IAAP proporciona materiales de preparación para el examen en su sitio web.

Especialista en Microsoft Office (MOS)

Esta certificación evalúa las habilidades técnicas con las aplicaciones de Microsoft que utilizan habitualmente los profesionales administrativos. Actualmente, Microsoft ofrece certificaciones de nivel asociado para cada aplicación específica, incluyendo Word, Excel y PowerPoint. Para convertirse en Especialista en Microsoft Office: Associate, los examinados pueden completar el examen de nivel Associate de cada aplicación.

Para obtener el título Microsoft Office Specialist: Expert, debe obtener el título de Associate y completar dos exámenes adicionales de nivel Expert. Además de estas aplicaciones, Microsoft ofrece certificaciones para aplicaciones de la era 2016, como Microsoft Office 365 y Skype for Business. Las certificaciones MOS están disponibles para cualquier persona interesada en poner a prueba sus conocimientos prácticos de las aplicaciones de Microsoft.

Habilidades

Los asistentes administrativos requieren varias habilidades para tener éxito en una oficina, entre ellas:

Organización

Esta habilidad implica la creación de métodos sencillos para manejar tareas complejas y crear orden en el lugar de trabajo. Los asistentes administrativos utilizan las habilidades de organización para archivar documentos con precisión, filtrar la comunicación entrante y saliente y establecer procesos para completar las responsabilidades diarias. Los asistentes administrativos también utilizan las habilidades de organización para hacer un seguimiento de las actividades, los horarios y los proyectos de cada uno de los profesionales a los que apoyan.

Gestión del tiempo

Esta habilidad incluye la programación de una serie de tareas diarias y la priorización de ciertas responsabilidades en función de su importancia, el tiempo de realización y los plazos. Los asistentes administrativos utilizan la gestión del tiempo para planificar sus días, semanas, meses y trimestres para completar las tareas en orden y a tiempo. También utilizan esta habilidad cuando realizan la gestión del calendario para programar de la mejor manera posible las reuniones, los viajes y otras citas de cada día para cada agenda individual que puedan gestionar.

Comunicación escrita

Esta importante habilidad implica la interpretación de mensajes escritos y la redacción de respuestas adecuadas. Estos profesionales utilizan la comunicación escrita para coordinar eventos y reuniones, delegar responsabilidades y hacer peticiones. La comunicación escrita también incluye la síntesis de información y el uso de la escritura empresarial y la etiqueta profesional al crear mensajes, informes y otra documentación importante. Una excelente gramática y capacidad de corrección son importantes para una comunicación escrita eficaz.

Comunicación verbal

Esta habilidad blanda requiere profesionalidad y una etiqueta adecuada en el lugar de trabajo para hablar y compartir mensajes claros. También implica la escucha activa para comprender el mensaje de un orador para responder o actuar de forma correcta y adecuada. Los asistentes administrativos utilizan la comunicación verbal cuando hablan por teléfono y en persona. Utilizan pistas, como el lenguaje corporal y el tono, para calibrar las interacciones y responder adecuadamente.

Adaptabilidad

Esta cualidad permite a los asistentes administrativos atender a una gran variedad de personalidades y gestionar las preferencias de otras. Las personas altamente adaptables pueden anticiparse a las necesidades de los numerosos profesionales a los que apoyan y cambiar de tarea rápidamente cuando las prioridades cambian.

Entorno de trabajo del asistente administrativo

Estos profesionales trabajan en una variedad de entornos de oficina con las siguientes características:

  • Sentarse en un escritorio durante largos periodos de tiempo
  • Utilizar ordenadores, impresoras, faxes y otros equipos de oficina comunes
  • Comunicarse regularmente con otro personal administrativo interno
  • Facilitar la comunicación entre partes externas
  • Supervisar el envío y la llegada de las entregas de los proveedores
  • Las habilidades, cualidades y experiencia de los asistentes administrativos suelen ser transferibles a una variedad de industrias. Estos profesionales administrativos suelen ofrecer su apoyo en las siguientes industrias:

    • Empresas y corporaciones
    • Agencias gubernamentales
    • Educación, incluidas las escuelas primarias y las instituciones de educación superior
    • Organizaciones sin ánimo de lucro
    • Organizaciones de investigación científica y de atención sanitaria

    Cómo convertirse en un asistente administrativo

    A continuación se indican los pasos más comunes a seguir para convertirse en un asistente administrativo cualificado:

    1. Siga la formación

    Consiga el nivel de formación más común para los auxiliares administrativos en su sector o localidad. También puede seguir disciplinas específicas si su campo previsto lo prefiere.

    2. Adquiera experiencia laboral relevante

    Puede ganar experiencia laboral relevante a través de puestos administrativos temporales o a tiempo parcial. Incluso puede encontrar puestos de voluntariado que ayuden a los profesionales a tener responsabilidades más supervisadas y a recibir formación en el trabajo. Considere la posibilidad de encontrar un puesto administrativo como estudiante mientras obtiene su diploma o título.

    3. Obtenga certificaciones técnicas

    Dependiendo de su educación y su historial laboral, puede considerar la posibilidad de obtener certificaciones técnicas en redacción comercial, gestión de oficinas o aplicaciones de software para prepararse para las responsabilidades diarias de un asistente administrativo.

    4. Prepare su currículum

    Puede incluir su nivel más alto de educación, certificaciones técnicas u otras relevantes y su historial laboral en un currículum. Su sección de experiencia laboral debe incluir el nombre de la empresa u organización las fechas en que trabajó allí y un resumen de sus responsabilidades, contribuciones y logros. Un currículum eficaz puede ayudarle a encontrar el puesto de asistente administrativo que desea.

    5. Presente su candidatura a empresas y organizaciones de apoyo

    Después de obtener su formación, certificaciones y experiencia, revise el mercado laboral actual. Seleccione los puestos para los que esté cualificado en función de los años de experiencia requeridos, así como del nivel y el tipo de educación. Este paso puede asegurarle la optimización de su búsqueda de empleo y aumentar la probabilidad de que los empleadores se pongan en contacto con usted para una entrevista.

    Ejemplo de descripción de puesto de asistente administrativo

    El departamento de recursos humanos (RH) está buscando un asistente administrativo con uno a tres años de experiencia en apoyo administrativo. Se prefiere la experiencia en RRHH o nóminas. El Asistente Administrativo responde a las llamadas telefónicas, reenvía mensajes y ocasionalmente redacta los correos electrónicos semanales enviados por el equipo de RRHH.

    Este rol apoya a un equipo de cinco especialistas en RRHH y al Director de RRHH en la coordinación de las entrevistas así como en la formación y documentación de los nuevos contratados. Se asignan otras responsabilidades diarias según sea necesario. El candidato ideal tiene al menos un diploma de escuela secundaria o GED, la capacidad de trabajar de forma independiente y un interés en los procesos de RRHH.

    Carreras relacionadas

    Puede considerar las siguientes carreras relacionadas:

    • Empleado de oficina
    • Secretario ejecutivo
    • Paralegal