Aprenda a ser asistente de compras

¿Qué hace un asistente de compras?

Un asistente de compras es responsable de negociar con los proveedores haciendo pedidos para las necesidades de la empresa, a menudo bajo la supervisión de un comprador o gerente de compras. Muchos asistentes de compras se encargan de supervisar el inventario de productos y de anticipar las necesidades en función de las cifras trimestrales y anuales. Suelen mantener relaciones con los proveedores y estar al día de las tendencias actuales del sector. Los asistentes de compras también:

  • Revisan los acuerdos de compra con los proveedores
  • Supervisan las entregas y las órdenes de compra y se ponen en contacto con los proveedores cuando hay discrepancias
  • Realizan investigaciones sobre los proveedores para mejorar la rentabilidad dentro de la organización
  • También pueden llevar a cabo actividades administrativas para ayudar a que el departamento funcione de forma eficiente

Salario medio

Los salarios de los asistentes de compras varían sustancialmente en función de la formación, el nivel de experiencia, el tamaño de la empresa, la ubicación geográfica y el sector. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en Estados Unidos: 15,69 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 y 27,70 dólares por hora.

Requisitos para ser asistente de compras

Obtener un puesto como asistente de compras puede implicar ciertos requisitos, dependiendo del sector y del nivel de antigüedad del trabajo que desee, entre ellos:

Educación

Los asistentes de compras de nivel inicial deben tener al menos un diploma de secundaria o GED (Diploma de Educación General), aunque la mayoría de las empresas prefieren un título de asociado o de licenciatura. Una licenciatura en negocios o finanzas es adecuada para la mayoría de las industrias, pero un título más especializado podría ser apropiado dependiendo de la industria. Por ejemplo, una titulación en moda podría ser aplicable si está solicitando puestos de asistente de compras en una tienda de ropa. Del mismo modo, una titulación en ciencias agrícolas sería apropiada si fuera un asistente de compras de productos agrícolas.

Formación

Todos los nuevos asistentes de compras recibirán una formación en el puesto de trabajo en la que podrán aprender el proceso de compra de ese negocio. La formación continua puede durar hasta un año, dependiendo del nivel de experiencia del candidato y del alcance de sus responsabilidades. La formación puede implicar el acompañamiento de un colega o supervisor antes de comenzar con las responsabilidades diarias del puesto.

Certificaciones

A través de una combinación de experiencia y certificaciones profesionales, los asistentes de compras tienen mucho margen de crecimiento en sus carreras. Aunque muchos empleadores no exigen certificaciones, hacer la inversión demuestra compromiso y empuje. Hay tres certificaciones principales que son beneficiosas para los asistentes de compras:

Certificación de Profesional en Gestión de Suministros (CPSM)

Ofrecida por el Instituto de Gestión de Suministros, esta certificación cubre una amplia gama de responsabilidades para las compras. Para optar a esta certificación, debe tener una licenciatura y tres años de experiencia o, sin titulación, cinco años de experiencia.

Certificación de Profesional de Compras Certificado (CPP)

Creada por la Sociedad Americana de Compras, esta certificación demuestra a los empleadores que usted está comprometido con el progreso de su carrera en el área de compras y que está adecuadamente formado y es fiable.

Certificación de Profesional de la Cadena de Suministro (CSCP)

Ofrecida por la APICS, la asociación para la gestión de la cadena de suministro, esta certificación le ayuda a demostrar su experiencia y habilidades organizativas para ayudar a racionalizar más operaciones. Para ser elegible, debe tener tres años de experiencia relevante o una licenciatura.

Habilidades

Habilidades matemáticas

Los asistentes de compras deben tener habilidades matemáticas básicas para comparar los precios de diferentes proveedores y supervisar las órdenes de compra y las entregas en busca de discrepancias.

Habilidades de negociación

Aunque un asistente de compras de nivel inicial puede hacer la mayor parte de sus negociaciones bajo la orientación de un supervisor, negociar los términos de un contrato con un proveedor es una parte integral del trabajo. Para negociar bien, el asistente de compras debe tener un fuerte sentido de la confianza en sí mismo y habilidades interpersonales.

Capacidades analíticas

El asistente de compras debe ser capaz de evaluar diferentes proveedores y productos para elegir la mejor combinación de calidad, precio y servicio. Para ello, esta función requiere habilidades de análisis y pensamiento crítico.

Comunicación escrita

Esta habilidad implica la interpretación de instrucciones escritas, así como la comunicación clara y directa por escrito. Un asistente de compras podría utilizar estas habilidades al seguir procedimientos de compra detallados, revisar y supervisar los acuerdos de compra y redactar propuestas para los proveedores.

Comunicación verbal

Se trata de una habilidad blanda que permite al profesional comunicarse de forma clara y eficaz a través del habla. Los asistentes de compras requieren una gran capacidad de comunicación verbal en la oficina entre los miembros del equipo, así como por teléfono cuando hablan con proveedores o representantes de ventas. Parte de la comunicación verbal consiste en ser capaz de leer eficazmente el lenguaje corporal y ajustar la entrega del mensaje según la forma en que la otra parte lo recibe. Esto es importante para trabajar con eficacia en un equipo. También es beneficioso durante el proceso de negociación.

Gestión del tiempo

Esta habilidad implica programar las actividades diarias según los niveles de importancia. Es muy importante para un asistente de compras con muchas responsabilidades. El profesional debe identificar las tareas que son más sensibles al tiempo o de mayor importancia y ajustar los horarios en consecuencia.

Organización

Esta habilidad implica crear métodos sencillos para mantener el orden. Entre el tiempo que dedica a cultivar las relaciones con los proveedores, la revisión de los acuerdos de compra, la investigación de tendencias y nuevas oportunidades y la supervisión de la compra de inventario, un asistente de compras tiene un gran número de responsabilidades que debe llevar a cabo con regularidad. Un fuerte instinto organizativo es fundamental para este papel.

Habilidades técnicas

Los asistentes de compras emplean estas habilidades a diario para llevar a cabo las responsabilidades de este papel. Algunas habilidades técnicas incluyen el uso de programas de procesamiento de textos y hojas de cálculo, la programación de citas en el calendario, la realización de investigaciones en línea y el uso de software de gestión financiera.

Entorno de trabajo del asistente de compras

El entorno de trabajo de un asistente de compras puede variar en función del sector. Los puestos pueden ser a tiempo parcial o completo, y los asistentes suelen realizar este trabajo en un entorno de oficina. Las características de este entorno incluyen:

  • Sentarse en un escritorio durante largos periodos de tiempo
  • Utilizar ordenadores, impresoras, escáneres, teléfonos y otros equipos de oficina
  • Facilitar la comunicación entre los proveedores y el resto del departamento de compras

Cómo llegar a ser un asistente de compras

Aquí están los pasos más comunes para encontrar empleo en el departamento de compras dentro de una empresa:

1. Siga su formación.

Muchos puestos de entrada no requieren más que un diploma de secundaria o GED. Sin embargo, un título de asociado o de licenciado en negocios o finanzas, o un título más especializado y relevante para el sector que le interesa, le ayudará a distinguirse de otros candidatos.

2. Investigue los puestos.

Revise las ofertas de trabajo de asistente de compras en su zona y haga un inventario de la educación que requieren y prefieren. Si todavía está en el instituto, póngase en contacto con las empresas para ver si ofrecen un programa de prácticas o si le permitirían seguir a uno de sus asistentes de compras para aprender más sobre el papel. Revise las otras habilidades que se requieren para el papel fuera de la experiencia en el trabajo. Busque clases que pueda tomar o certificaciones que pueda adquirir que le den las habilidades blandas o duras que son integrales para el rol.

3. Obtenga experiencia laboral relevante.

Busque puestos temporales o a tiempo parcial en roles similares o dentro de un departamento de compras. Incluso puede buscar oportunidades de voluntariado en las que pueda adquirir experiencia práctica practicando las habilidades duras o blandas que haya adquirido.

4. Prepare su currículum vitae.

Cree un currículum vitae en el que destaque su experiencia laboral, su formación y las habilidades relevantes que le convierten en un candidato ideal para el puesto. Su experiencia laboral debe incluir los títulos, las fechas y las responsabilidades que ha tenido. Intente que sus descripciones sean cuantificables, añadiendo números para destacar el impacto que tuvo en la empresa.

5. Solicite puestos de asistente de compras.

Revise los puestos disponibles en su región, identificando aquellos para los que está más cualificado en función de su historial laboral, su formación y su nivel de experiencia. Una vez que haya identificado las opciones más viables, solicite los puestos con su currículum recién actualizado y una carta de presentación adaptada a cada puesto.

Ejemplo de descripción del puesto de asistente de compras

Far & Near Co. está buscando un asistente de compras para unirse a nuestro departamento de compras de rápido crecimiento. Buscamos un candidato altamente motivado y orientado al detalle que esté interesado en crecer con nuestra organización. Las responsabilidades para este papel incluyen el mantenimiento de nuestros niveles de inventario de suministros, la realización de comparaciones regulares de precios y la negociación de acuerdos con nuevos proveedores potenciales. Las responsabilidades adicionales para este papel incluyen la supervisión de las discrepancias en las órdenes de compra y las entregas. Se pueden asignar otras responsabilidades según sea necesario. Este candidato debe ser capaz de seguir instrucciones detalladas respecto a las políticas y procedimientos de compra y tener fuertes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales. El candidato ideal tiene una licenciatura y tres años de experiencia relevante.

Carreras relacionadas

  • Comprador
  • Gerente de compras
  • Gerente de compras
  • Gerente administrativo
  • Gerente de tienda minorista