Aprenda a ser un asistente de gerente de la propiedad

¿Qué hace un ayudante de administrador de fincas?

Un ayudante de administrador de fincas es un profesional en el campo de la atención al cliente en el sector inmobiliario. Esta persona suele trabajar en el vestíbulo de un condominio, un complejo de apartamentos o una oficina de arrendamiento de un barrio. Algunas de las funciones que suelen tener los asistentes del administrador de fincas son:

  • Recibir llamadas telefónicas de visitantes y clientes potenciales
  • Gestionar la agenda de citas de los visitantes y residentes potenciales
  • Gestionar el personal de mantenimiento y custodia de una propiedad
  • Comunicarse con los inquilinos actuales para tratar asuntos que requieren una acción inmediata, como el cobro de alquileres atrasados
  • Gestionar el programa de mantenimiento de las unidades
  • Proporcionar a los inquilinos información y responder a sus comentarios o quejas de la forma más útil posible
  • Supervisar la firma y la renovación de los contratos de arrendamiento de los inquilinos y comunicarles los términos de un contrato de arrendamiento para asegurarse de que todas las partes entienden los términos y condiciones

Salario medio

Los asistentes de los administradores de propiedades pueden recibir un salario anual o ser pagados por horas, y su salario exacto puede cambiar dependiendo de factores regionales y de las certificaciones que puedan tener. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en EE.UU: 16,06 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 27,25 dólares por hora.

Requisitos para ser asistente de administrador de fincas

Convertirse en asistente de administrador de fincas suele requerir varios de los siguientes:

Educación

Los puestos de asistente de administrador de fincas suelen requerir al menos un diploma de secundaria o un certificado de GED. No se requiere un título universitario para los asistentes de administrador de fincas, sin embargo, la obtención de cualquier título universitario puede proporcionar conocimientos fundamentales. Los asistentes de administrador de fincas se benefician especialmente de los títulos universitarios en administración de empresas, finanzas, bienes inmuebles u otro campo relacionado.

Formación

Los asistentes de administrador de fincas suelen pasar por un periodo de formación práctica al ser contratados para familiarizarse con las particularidades de la propiedad residencial de la que forman parte. Durante este periodo de formación, suelen seguir de cerca a uno de los administradores principales de la propiedad para aprender los procedimientos diarios estándar e interactuar con los inquilinos y el personal de mantenimiento de la propiedad.

Certificaciones

Los administradores de propiedades asistentes no necesitan certificaciones. Sin embargo, hay varios programas de certificación disponibles para las personas que deseen aumentar sus probabilidades de obtener puestos más avanzados en su sector. El Instituto de Gestión Inmobiliaria ofrece programas de certificación completos para que un asistente de administrador de fincas se convierta en un Administrador de Fincas Certificado. Para convertirse en un CPM es necesario que un asistente de administrador de fincas se afilie a su sección local del IREM y apruebe 10 cursos impartidos por el IREM en línea o en un aula.

Habilidades

Algunas de las habilidades importantes con las que debe familiarizarse un asistente de administrador de fincas son:

Los conocimientos informáticos

Muchas de las responsabilidades de un asistente de administrador de fincas requieren que el administrador utilice programas informáticos específicos del sector para gestionar los registros de los inquilinos, comprobar el estado de las cuentas, supervisar el progreso de las solicitudes de mantenimiento y organizar el papeleo para los inquilinos y los nuevos residentes que llegan. Muchos puestos de ayudante de administrador de fincas ofrecen un periodo de formación sobre los distintos programas informáticos que el ayudante de administrador de fincas utilizará como parte de sus responsabilidades diarias. Una sólida experiencia en el trabajo con ordenadores puede ayudar al asistente del administrador de fincas a adaptarse a estas suites de software con mayor facilidad.

Adaptabilidad

Los asistentes del administrador de fincas deben ser capaces de equilibrar sus responsabilidades y adaptar sus actividades minuto a minuto a las necesidades de sus inquilinos. Un asistente de recepción adaptable es capaz de gestionar eficazmente sus obligaciones diarias y de atender a sus huéspedes sin descuidar ninguna de las dos responsabilidades.

Habilidades de atención al cliente

El asistente de administrador de fincas es uno de los primeros puntos de contacto entre los inquilinos de una propiedad, su alta dirección y sus equipos de mantenimiento. Unas sólidas habilidades de comunicación permiten a un asistente de administrador de fincas facilitar una comunicación productiva a través de correos electrónicos, conversaciones telefónicas y reuniones. La escucha activa también puede ayudar a estos profesionales a atender las necesidades de sus inquilinos y posibles residentes de forma exhaustiva y rápida. El asistente del administrador de fincas suele ser el primer punto de contacto para los inquilinos que viven en una propiedad. Los asistentes del administrador de fincas que son hábiles en su trabajo pueden mantenerse positivos cuando trabajan con inquilinos en situaciones difíciles y tomar medidas para ayudar a que sus huéspedes se sientan escuchados y comprendidos.

Capacidades de organización

Un asistente del administrador de fincas organizado puede navegar eficazmente por múltiples archivos de inquilinos y sistemas de gestión de software para residentes. Pueden documentar rápida y eficazmente la información sobre el estado de las solicitudes de mantenimiento, realizar cambios en un contrato de arrendamiento y comprobar el estado de pago de la cuenta de un inquilino.

Entorno de trabajo del asistente del administrador de fincas

Los asistentes del administrador de fincas trabajan en las recepciones de propiedades residenciales de todo tipo. La mayoría de los asistentes de administrador de fincas trabajan a tiempo completo. Por lo general, los asistentes de administrador de fincas trabajan durante las horas de luz, ya que la mayoría de las propiedades residenciales no ofrecen servicios de recepción durante la noche. Los asistentes de administrador de fincas pasan gran parte de su tiempo de trabajo sentados o de pie en sus escritorios utilizando ordenadores, pero a menudo pasan largos periodos fuera de sus escritorios para ayudar a los visitantes o a los residentes con cuestiones de arrendamiento o para recorrer las unidades de residencia modelo.

Cómo convertirse en asistente de administrador de fincas

Siga estos pasos generales para convertirse en asistente de administrador de fincas:

    Tener un título de bachillerato o un equivalente. Para encontrar puestos como asistente de administrador de fincas se requiere al menos un título de bachillerato. Si no lo tiene, realizar el examen GED puede proporcionarle una credencial reconocida internacionalmente como equivalente a un diploma.

  1. Inicie su carrera trabajando en propiedades residenciales. Busque un puesto de entrada en una propiedad residencial como empleado de recepción o de mantenimiento. Esto puede enseñarle los fundamentos de la gestión de la propiedad y de los bienes inmuebles y proporcionarle una base para su futura carrera.

  2. Tome clases post-secundarias y obtenga un título. Una licenciatura en finanzas, administración de empresas o bienes inmuebles puede ayudarle a ser un solicitante más competitivo cuando busque puestos como asistente de administrador de la propiedad.

  3. Conviértase en un CPM. Inscribirse en el Instituto de Gestión Inmobiliaria y tomar cursos para convertirse en un Administrador de Propiedades Certificado puede ayudar a un asistente de administrador de propiedades a adquirir puestos más fácilmente.

Ejemplo de descripción de trabajo de asistente de administrador de propiedades

El complejo de apartamentos Ambrosia Acres en Hilton Head está buscando contratar a un asistente de administrador de propiedades en nuestro equipo. El asistente del administrador de la propiedad ayudará a los visitantes y a los residentes con todas las preguntas y solicitudes y dirigirá a los visitantes a través de nuestros apartamentos modelo. Además, el asistente del administrador de la propiedad supervisará el progreso del equipo de mantenimiento y discutirá los términos de los contratos de arrendamiento con los futuros residentes. Este puesto es a tiempo completo, sin horarios de fin de semana, y ofrece beneficios competitivos. Todos los candidatos deben tener un diploma de bachillerato o su equivalente, y es preferible tener una licenciatura. Se dará preferencia de contratación a los candidatos que sean CMP.

Carreras relacionadas

  • Gerente de propiedades
  • Gerente de hotel
  • Secretario
  • Asistente de oficina