Aprenda a ser un asistente de oficina

¿Qué hace un asistente de oficina?

Un asistente de oficina es un profesional de los negocios que apoya las operaciones diarias de una oficina y de los miembros de su personal. Este papel implica recibir a los invitados, mantener un espacio de oficina limpio y acogedor y ejecutar tareas relacionadas bajo la dirección del director de la oficina, la secretaria ejecutiva o los responsables de la oficina. Las responsabilidades adicionales incluyen:

  • Responder a las llamadas telefónicas, correos electrónicos y otras comunicaciones escritas con prontitud
  • Pedir, controlar, distribuir y reponer el material de oficina
  • Diseñar y aplicar sistemas organizativos esenciales
  • Mantener un registro de las notas de las reuniones, agendas y otros documentos clave
  • Introducción de datos, cuentas por pagar o tareas contables ligeras
  • Organización de la agenda diaria y de los preparativos de viaje del personal de oficina y de los líderes

Salario medio

El salario de un asistente de oficina varía en función del tamaño de la empresa y del nivel de responsabilidad asignado. La experiencia de un candidato también influye en su rango salarial típico. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en Estados Unidos: 13,90 dólares por hora
  • Los salarios oscilan entre 7,25 dólares y 24,60 dólares por hora.

Requisitos para ser asistente de oficina

Dependiendo del lugar en el que quiera trabajar, puede haber requisitos formales e informales para ser contratado como asistente de oficina, entre los que se incluyen:

Educación

Aunque un diploma de escuela secundaria suele ser el requisito mínimo para ser asistente de oficina, también hay dos opciones de educación formal que los aspirantes a asistentes de oficina pueden seguir:

  • Diploma de escuela profesional: Este tipo de programa proporciona formación en comunicación verbal y escrita, software común y programas de procesamiento de textos, entrada de datos y habilidades de atención al cliente. Los programas se ofrecen en persona y en línea en colegios comunitarios o escuelas técnicas y suelen tardar un año en completarse.
  • Título de grado: Existen programas de grado asociado y de grado en campos relacionados con los negocios, como la administración de empresas, el marketing o las comunicaciones, que le preparan para ser asistente de oficina. Cuando se matriculan a tiempo completo, estos programas de grado suelen tardar dos o cuatro años en completarse, respectivamente.

Formación

La formación para ser asistente de oficina puede incluir las oportunidades de educación formal antes mencionadas o la formación informal mediante el voluntariado o las prácticas en un entorno de oficina. La formación bajo la supervisión de un asistente de oficina suele incluir el modelado de las tareas previstas y una estrecha supervisión hasta que se sienta cómodo realizando las tareas de forma independiente. Es probable que a los becarios de oficina se les asignen inicialmente tareas de nivel inferior, como ir a por café, hacer copias o archivar papeles. La complejidad de las tareas asignadas suele aumentar con el tiempo, en función del rendimiento. Cada oficina determina sus propios requisitos de formación que se ajustan a las necesidades únicas de la oficina y de la organización en general.

Estos profesionales también pueden recibir formación como asistentes de oficina recién contratados para aprender los procesos y necesidades específicas de la empresa. Esta formación también puede implicar el acompañamiento de un asistente de oficina actual o de un director de oficina hasta que se sientan cómodos realizando las tareas de forma independiente. Después de trabajar en un entorno de oficina, muchas de las habilidades y responsabilidades aprendidas durante esta formación pueden aplicarse en futuras funciones y entornos.

Certificaciones

Los aspirantes a auxiliares de oficina pueden optar por obtener un certificado de auxiliar administrativo para distinguirse aún más de otros candidatos. Este certificado se centra en dotar a los individuos de las habilidades de comunicación, organización y atención al cliente que se esperan de un asistente de oficina. Se hace especial hincapié en el desarrollo de la destreza con el procesamiento de textos y el software de gestión de datos, como Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Un diploma de escuela secundaria o GED es un requisito previo para obtener este certificado. Además del trabajo del curso, la finalización con éxito de este certificado requiere la aprobación de un examen de Certificado de Asistente Administrativo. El curso y el examen suelen tardar un año en completarse.

Habilidades

Ser un asistente de oficina eficaz requiere un conjunto de habilidades único que incluye tanto habilidades técnicas como blandas. Las habilidades más importantes que deben tener los asistentes de oficina son:

  • Habilidades interpersonales: Es muy importante una personalidad cálida y acogedora que haga que los invitados, los clientes y el personal se sientan bienvenidos en la oficina. Estas habilidades contribuyen a crear una primera impresión positiva de la empresa para las personas externas que visitan la oficina.
  • Comunicación: Son esenciales unas sólidas habilidades de comunicación escrita, verbal y en persona, que incluyan hacer y responder eficazmente a las preguntas, dar instrucciones claras y concisas, explicar con precisión los procedimientos y compartir los mensajes importantes con prontitud.
  • Multitarea: A los asistentes de oficina se les pide a menudo que hagan varias cosas a la vez y que trabajen con plazos ajustados para producir resultados. Ser capaz de realizar varias tareas y priorizarlas en función de la urgencia son habilidades muy valiosas que hay que tener.
  • Organización: Los auxiliares de oficina deben organizar el espacio físico, los materiales, los horarios, los archivos y mucho más. Tener una gran capacidad de organización para crear sistemas eficaces para cada una de estas tareas es fundamental para tener éxito como asistente de oficina.
  • Procesamiento de textos: Ser capaz de mecanografiar con rapidez y precisión apoyará la ejecución eficiente de las tareas de comunicación que se requieren con frecuencia. Esta habilidad incluye las comunicaciones internas y externas en forma de correo electrónico, memorandos, cartas, informes y mucho más.

Entorno de trabajo del asistente de oficina

Los asistentes de oficina trabajan en oficinas pequeñas o grandes de los sectores privado, público y sin ánimo de lucro. El horario de trabajo típico es de 9 a.m. a 5 p.m., de lunes a viernes, con la posibilidad de hacer horas extras o un horario alternativo en función de la empresa concreta. Un asistente de oficina escolar, por ejemplo, es probable que tenga el verano libre mientras que un asistente de oficina corporativa es probable que trabaje todo el año. Los asistentes de oficina virtual trabajan a distancia, mientras que el resto de asistentes de oficina trabajan en la propia oficina. El tipo de oficina también influye en el tono general de la misma y en si se requiere un código de vestimenta formal o informal.

Cómo convertirse en asistente de oficina

Abordar el proceso de preparación y búsqueda de empleo de forma reflexiva puede ayudarle a tener una experiencia exitosa. He aquí cinco pasos importantes para convertirse en asistente de oficina.

1. Investigue el mercado de trabajo.

Aunque algunas funciones del trabajo pueden variar entre los empleadores, es útil investigar las habilidades y las funciones del trabajo que se esperan de los asistentes de oficina en el sector que usted pretende. Ya sea a través de la investigación en línea o de la creación de redes con sus conocidos en el sector, intente aprender todo lo que pueda sobre los puestos de asistente de oficina antes de presentar su solicitud.

2. Adquiera experiencia relevante.

Considere la posibilidad de solicitar un puesto de voluntariado o de prácticas en una oficina para conocer el funcionamiento diario del entorno de la oficina y la experiencia específica del asistente de oficina. Si está inscrito en un programa de grado o de formación profesional, su escuela puede tener un centro de carreras que puede ayudarle a encontrar este tipo de oportunidades. Utilice esta experiencia para determinar si la carrera es adecuada para usted.

3. Considere las certificaciones.

Estas credenciales pueden ayudarle a distinguirse de otros candidatos. Si está interesado en un campo especializado, como el derecho o la medicina, investigue si se requieren certificaciones especializadas además de las opciones más universales. Compare elementos del programa como el coste, los requisitos de créditos, la ubicación y las áreas de concentración para determinar cuál es la mejor opción para usted.

4. Cree un currículum sólido.

Cree un currículum conciso y bien redactado que destaque las habilidades y experiencias únicas que posee y que le convierten en un candidato altamente cualificado. Utilice la información que conozca sobre el posible empleador para adaptar su currículum y su carta de presentación a la organización específica y al puesto para el que se presenta. Asegúrese de enumerar todas las certificaciones y experiencias laborales relevantes.

5. Envíe su solicitud.

Solicite los puestos de trabajo de asistente de oficina para los que esté cualificado. Haga un seguimiento de su solicitud con prontitud, entre una y dos semanas después de enviarla, para confirmar que el empleador ha recibido su solicitud, reiterar su interés en el puesto y preguntar por los siguientes pasos en el proceso de solicitud.

Ejemplo de descripción de trabajo de asistente de oficina

La sucursal de Nueva York de nuestra red dental nacional está buscando un asistente de oficina que ayude con la programación de los pacientes, el mantenimiento de los registros, las reclamaciones de seguros y las operaciones generales de la oficina. El asistente de oficina será responsable de saludar a todos los visitantes, mantener un espacio de oficina limpio y organizado, ayudar a los pacientes a completar el papeleo y mantener registros claros y concisos para todas las transacciones importantes. Son esenciales unas sólidas habilidades de organización, comunicación y atención al cliente. Se prefiere un certificado de asistente administrativo y un dominio básico de los programas de Microsoft Office, especialmente Word y Excel.

Carreras relacionadas

  • Gerente de cuentas
  • Coordinador de oficina
  • Secretario ejecutivo