Aprenda a ser un asistente de programa

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de asistente de programa, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un asistente de programa?

Los asistentes de programa proporcionan apoyo administrativo y logístico a los directores de programa y a otros miembros del equipo. Las tareas incluyen responder a las llamadas telefónicas y a los correos electrónicos, procesar los documentos financieros, mantener los registros, reservar vuelos y alojamiento y coordinar las actividades del equipo, como las reuniones y los talleres. Aparte de estas responsabilidades administrativas, los asistentes de programa también pueden realizar investigaciones sobre el programa e informar de las preocupaciones de los clientes a los miembros adecuados del equipo. Además, los asistentes de programa podrían ayudar con:

  • Crear documentos de formación y ayudar en la elaboración de materiales del programa
  • Programar reuniones y levantar y distribuir actas
  • Gestionar los calendarios del programa
  • Elaborar contratos y presupuestos bajo la supervisión de la dirección
  • Mantener el enlace con los consultores del proyecto y el personal de la oficina de campo
  • Mantener los planes del programa actualizados para que los miembros del equipo puedan tener una visión clara del estado del programa
  • Mantener un sitio web del programa s website and social media accounts
  • Assist with the recruitment of new team members
  • Provide background material and other documentation for external meetings

Salario medio

Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en Estados Unidos: 14,19 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 20.000 y 51.000 dólares al año.

Requisitos para ser asistente de programas

Convertirse en asistente de programas requiere una mezcla de educación, formación y habilidades. He aquí algunas formas en las que estos profesionales pueden mejorar su carrera:

Educación

Los asistentes de programas suelen necesitar un diploma de bachillerato o GED. Sin embargo, algunos empleadores pueden preferir candidatos con un título de grado medio o un nivel equivalente de experiencia administrativa. Las grandes empresas también pueden dar preferencia a los candidatos que tengan un título en administración de empresas o en un campo relevante para su industria. Es posible que los candidatos también quieran aprender programas de oficina o software de procesamiento de textos.

Formación

Típicamente, los gestores de programas reciben formación en el puesto de trabajo que les ayudará a familiarizarse con la empresa. Los candidatos también pueden ampliar sus conocimientos por su cuenta inscribiéndose en cursos en línea. La Sociedad Americana de Profesionales Administrativos (ASAP) también ofrece seminarios web a la carta.

Certificaciones

Los asistentes de programas que deseen tanto desarrollar sus conocimientos como impulsar su carrera pueden hacerlo obteniendo una certificación profesional. He aquí dos respetadas certificaciones para estos profesionales:

Certificación de Profesional Administrativo Certificado (CAP)

Esta certificación, ofrecida por la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP), es una cualificación acreditada por la NCCA para profesionales administrativos. Para obtener esta certificación, se necesita una combinación de formación y experiencia. Por ejemplo, los que no tienen ningún título necesitarán cuatro años de experiencia, mientras que los que tienen títulos de asociado necesitan tres años. El examen abarca una amplia gama de temas, entre los que se incluyen la comunicación organizativa, la redacción comercial y la producción de documentos, los registros de oficina y la gestión y las funciones operativas.

Certificación Administrativa Profesional de Excelencia (PACE)

La Sociedad Americana de Profesionales Administrativos (ASAP) ofrece esta cualificación en línea para los profesionales administrativos. Al inscribirse en esta certificación, usted recibirá un plan de estudio, una guía de estudio y vídeos de formación. El curso abarca cinco competencias clave: comunicación interpersonal, gestión de proyectos y tareas, tecnología digital, habilidades de gestión y desarrollo de la carrera. Los candidatos deben ser miembros de ASAP antes de poder inscribirse en este curso.

Habilidades

Un asistente de programa suele actuar como enlace entre las distintas partes del programa, como los directores, los miembros del equipo y los clientes, por lo que necesita unas excelentes habilidades interpersonales y de comunicación. Las habilidades de comunicación deben incluir la escucha activa, ya que los miembros del programa suelen dirigirse a ellos con peticiones, ideas, pedidos y problemas. Otras aptitudes que necesita un asistente de programas son:

Habilidades organizativas

Los asistentes de programas se encargan de la importante planificación que es vital para el éxito de un proyecto. Muchas de estas tareas requieren una planificación meticulosa y la realización de varias tareas, por lo que un asistente de programas debe planificar, organizar y programar las tareas de forma eficiente.

Habilidades de programación de oficina

Una gran parte de las tareas de un asistente de programas implica el uso de hojas de cálculo y la lectura, mecanografía y corrección de documentos. También pueden utilizar presentaciones de diapositivas al crear materiales de formación y talleres. El dominio de los programas ofimáticos más comunes será de gran ayuda.

Conocimientos generales de informática

Los asistentes de programas deben tener un conocimiento práctico de los ordenadores, ya que pueden tener que trabajar con software propietario. También pueden tener que relacionarse con los miembros del programa a través de mensajes instantáneos o videochat, instalar una impresora o actualizar el sitio web del programa y las cuentas de las redes sociales.

Habilidades de escritura

Además de comunicarse, los asistentes del programa también necesitan expresarse con elocuencia por escrito, ya que a menudo redactan correos electrónicos, informes y cartas.

Entorno laboral de los asistentes de programas

Los asistentes de programas participan en programas de una amplia gama de sectores e industrias, como:

  • Estudios medioambientales
  • Tecnología
  • Servicios de atención sanitaria
  • Servicios jurídicos

Las condiciones laborales varían en función del programa y de la naturaleza del trabajo. Sin embargo, el entorno laboral puede implicar:

  • Empleo a tiempo completo o parcial, según el programa y el sector

  • Trabajo en un entorno de oficina que implica mucho trabajo relacionado con la informática y el uso de otros equipos de oficina como impresoras y faxes

  • Comunicación regular con otros miembros del programa y con los clientes

Cómo convertirse en asistente de programas

Hay una gran variedad de caminos que la gente toma para convertirse en asistente de programas. Sin embargo, si ha decidido que esta es la carrera que desea seguir, considere los siguientes pasos:

1. Obtenga su título de bachillerato o GED.

Como requisito de acceso a esta carrera, su primer paso será obtener su título de bachillerato o GED. Puede obtener un título universitario para mejorar sus cualificaciones y aumentar sus posibilidades de obtener un ascenso, pero este paso no suele ser necesario.

2. Obtenga cualificaciones adicionales.

p>Seguir otras cualificaciones aumentará sus posibilidades de encontrar empleo como asistente de programas. Podría considerar la obtención del título de Profesional Administrativo Certificado (CAP) u optar por una licenciatura en administración de empresas.

3. Adquiera experiencia.

Como muchos empleadores prefieren asistentes de programas con algún tipo de experiencia administrativa, podría ofrecer sus servicios como voluntario en los programas en los que esté interesado. También puede realizar unas prácticas si está trabajando para obtener un título en administración de empresas.

4. Póngase en contacto con los programas pertinentes.

Después de adquirir cualificaciones y experiencia, puede ponerse en contacto con los responsables de la toma de decisiones pertinentes y expresar su interés en unirse a los programas actuales o futuros.

Ejemplo de descripción de un puesto de asistente de programa

Estamos buscando un asistente de programa enérgico para que se una a un emocionante programa medioambiental que estamos lanzando actualmente. Las funciones incluirán tareas administrativas como contestar al teléfono, correspondencia por correo electrónico, archivar, facturar, gestionar los gastos y organizar y ayudar en las reuniones y talleres.

El asistente del programa también proporcionará apoyo logístico a los miembros de nuestro equipo, como organizar el transporte y el alojamiento cuando sea necesario, actualizar la página web de nuestro programa y trabajar estrechamente con nuestros proveedores. Otras tareas pueden incluir ayudar a los miembros del equipo con la investigación y asistirles con la documentación. El candidato ideal debe tener un diploma de bachillerato y al menos dos años de experiencia como asistente de programas.

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Servicio de administración.