Aprenda a ser un Asistente Ejecutivo

¿Qué hace un asistente ejecutivo?

Un asistente ejecutivo es un profesional administrativo que apoya al ejecutivo de una organización o a otro administrador de alto nivel. Realizan diversas tareas de gestión de oficina, proporcionan apoyo administrativo y a menudo se encargan de tareas que tienen un efecto directo en el éxito de la empresa, como la formación del personal.

Las funciones dependerán de la oficina concreta, pero un asistente ejecutivo también puede hacer lo siguiente:

  • Aceptar llamadas, responder a correos electrónicos y recibir faxes
  • Proporcionar apoyo administrativo general o de oficina
  • Interactuar directamente con los clientes
  • Preparar documentos corporativos importantes
  • Programar citas
  • Gestionar los viajes

Salario medio

La mayoría de los asistentes ejecutivos trabajan a tiempo completo, pero algunos pueden trabajar a tiempo parcial o de forma temporal, dependiendo de las necesidades de su empleador. Sus salarios se ven afectados por los años de experiencia administrativa y el tiempo que lleven en un determinado puesto. Los salarios también pueden variar en función de la ubicación geográfica del trabajo, el tamaño de la empresa y el cargo del ejecutivo al que asisten.

  • Salario común en Estados Unidos: 54.658 dólares al año
  • Algunos salarios oscilan entre 14.000 dólares y 121.000 dólares al año.

Requisitos para ser asistente ejecutivo

Los puestos de asistente ejecutivo requieren habilidades y certificaciones específicas:

Educación

El requisito mínimo para un puesto de asistente ejecutivo de nivel inicial suele ser un diploma de bachillerato, pero muchos asistentes ejecutivos tienen un título de asociado o de licenciado. Algunos profesionales optan por realizar cursos de negocios generales, de administración y de informática para desarrollar habilidades y conocimientos básicos. Algunos empleadores pueden aceptar los años de experiencia por encima de los requisitos de formación.

Formación

Los asistentes ejecutivos suelen recibir formación en el trabajo durante las primeras semanas o meses de empleo. En ese momento, pueden recibir formación en programas informáticos o de software específicos, así como en procesos y procedimientos propios de su empleador. Es posible que sigan a otro asistente o que sean supervisados de cerca mientras se inician.

Certificaciones

Puede ser útil que los asistentes ejecutivos obtengan certificaciones para mejorar sus habilidades y aumentar su potencial de ingresos. Las siguientes certificaciones son comunes y pueden beneficiar a los asistentes ejecutivos de cualquier sector:

Profesional Administrativo Certificado

La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos patrocina esta certificación. Certifica que usted es un experto en todas las áreas del trabajo administrativo. Para obtenerla, debe tener al menos cuatro años de experiencia como profesional administrativo, un título de asociado y tres años de experiencia. Alternativamente, se acepta un título de licenciado y dos años de experiencia. Después de que se revise su solicitud y experiencia, se presenta a un examen de aproximadamente tres horas.

Especialista en Microsoft Office

Puede obtener este certificado para demostrar que tiene experiencia en uno o más de los siguientes productos de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Access, SharePoint, Outlook y OneNote. Los exámenes duran unos 90 minutos y ponen a prueba sus conocimientos y capacidades con estos programas.

Habilidades

Cada trabajo de asistente ejecutivo requerirá habilidades ligeramente diferentes, ya que los ejecutivos asignan una variedad de tareas a sus asistentes. Algunos pueden adquirir nuevas responsabilidades a medida que avanzan en su carrera. Sin embargo, hay muchas habilidades transferibles que todo asistente ejecutivo necesita, entre ellas:

Habilidades interpersonales

Estos profesionales suelen interactuar con clientes, consumidores, los ejecutivos a los que prestan servicio, otros miembros del personal de la oficina y muchas otras partes internas y externas. Para mantener un entorno de trabajo positivo, es imprescindible que los asistentes ejecutivos posean fuertes habilidades interpersonales, como ser amables y pacientes en situaciones difíciles.

Organización

Desde las carpetas de archivos hasta las unidades de disco compartidas en línea, los asistentes ejecutivos deben ser maestros de la organización. Para que una oficina o una empresa funcione sin problemas, el mejor asistente ejecutivo cuenta con sistemas de archivo eficientes y utiliza herramientas de gestión de tareas. Llevan horarios y presupuestos y gestionan una gran cantidad de información, mensajes telefónicos, correos electrónicos o archivos.

Escritura

A menudo se espera que un asistente ejecutivo redacte correos electrónicos, memorandos, documentos, informes y otros escritos. Deben tener un gran conocimiento de la gramática y utilizar un tono profesional. Las clases de escritura en la universidad o los cursos de formación continua sobre escritura empresarial y profesional pueden ayudar a reforzar las habilidades de escritura de un asistente ejecutivo.

Flexibilidad

Los asistentes ejecutivos son responsables de muchas tareas, y sus horarios pueden cambiar si el ejecutivo o administrador al que apoyan tiene necesidades urgentes que atender. A menudo necesitan realizar varias tareas y deben sentirse cómodos cambiando de tareas, deteniéndose en medio de una asignación y asumiendo nuevas responsabilidades a medida que surgen.

Habilidades informáticas

Es importante tener conocimientos básicos de informática en cualquier puesto de asistente ejecutivo, incluyendo la creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Los conocimientos de software de procesamiento de textos, investigación y resolución de problemas en general suelen ser vitales para el éxito de un asistente ejecutivo.

Entorno de trabajo del asistente ejecutivo

Los asistentes ejecutivos suelen trabajar en entornos de oficina, que pueden variar, pero hay algunos elementos que suelen ser constantes entre la mayoría de los puestos de asistente ejecutivo:

  • Muchos asistentes ejecutivos se sientan en un escritorio hasta ocho horas al día. La mayoría tiene su propia estación de trabajo con un ordenador y un teléfono.

  • Trabajan con ordenadores y deben sentirse cómodos con un tiempo de pantalla prolongado.

  • Los asistentes ejecutivos pueden trabajar con un pequeño equipo de compañeros y gerentes, mientras que algunos trabajan uno a uno con un ejecutivo de alto nivel, por lo que completan muchas tareas de forma independiente.

  • Las industrias que emplean asistentes ejecutivos incluyen despachos jurídicos y médicos, hospitales, escuelas, agencias gubernamentales y una gran variedad de empresas privadas.

  • Algunos asistentes ejecutivos pueden tener que viajar para planificar eventos, asistir a reuniones y completar tareas específicas.

Cómo convertirse en asistente ejecutivo

Una vez que haya decidido buscar un trabajo de asistente ejecutivo, puede dar los siguientes pasos:

1. Siga una formación

Consiga un diploma de secundaria o un GED, y considere la posibilidad de obtener un título de asociado s o de licenciado s para poder aumentar su potencial de ingresos y tener una formación acorde con la experiencia. Asegúrese de tomar una variedad de clases, incluyendo aquellas que mejoren sus habilidades de escritura, comunicación, informática y matemáticas.

2. Adquiera experiencia administrativa

La mayoría de las ofertas de empleo de asistente ejecutivo prefieren candidatos que tengan al menos tres años de experiencia administrativa. La experiencia puede obtenerse a través de un trabajo, un puesto de voluntariado o unas prácticas. Intente encontrar un trabajo como recepcionista, asistente administrativo, asistente de oficina o asociado de investigación para practicar las habilidades que necesita como asistente ejecutivo cualificado.

3. Considere la posibilidad de obtener una certificación

Después de adquirir experiencia, puede obtener una certificación en habilidades de apoyo administrativo para distinguirse mejor de otros candidatos y posiblemente aumentar su potencial de ingresos.

4. Cree un currículum vitae

Cuando prepare su currículum y su carta de presentación, destaque su experiencia y sus habilidades administrativas, incluidas las habilidades organizativas e informáticas. Incluya las certificaciones que pueda tener. Adapte su carta de presentación al sector y a la empresa. Por ejemplo, si está solicitando un puesto de asistente ejecutivo en un entorno educativo, destaque cualquier experiencia educativa que pueda tener, incluyendo los puestos de voluntariado.

5. Solicite puestos de trabajo de asistente ejecutivo

Busque trabajos de asistente ejecutivo en Internet y elija puestos en sectores que le interesen o que se alineen con sus objetivos profesionales generales. Revise las descripciones de los puestos para comprender mejor las expectativas y los requisitos del empleador, y solicite los trabajos para los que esté más cualificado para conseguir una entrevista. También puede establecer una red de contactos con otros profesionales de la administración para que le ayuden a encontrar puestos vacantes.

Ejemplo de descripción de un puesto de trabajo de asistente ejecutivo

Estamos buscando un asistente ejecutivo experimentado y de confianza para apoyar a nuestro equipo ejecutivo. Trabajará directamente con los ejecutivos de nivel C mientras gestiona las tareas relacionadas con el negocio para el equipo. Se encargará de organizar los viajes, crear informes, comunicarse con los clientes y otras tareas administrativas. El candidato ideal se siente cómodo con el paquete completo de Microsoft Office, es un solucionador de problemas natural y es un maestro de la multitarea. También debe tener un diploma de bachillerato o GED y al menos tres años de experiencia en apoyo administrativo. Un título de asociado o de licenciado puede sustituir a la experiencia.

Carreras relacionadas

Es posible que desee explorar carreras similares a la de asistente ejecutivo. Los títulos de trabajo relacionados incluyen:

  • Gerente administrativo
  • Generalista de RRHH
  • Coordinador de oficina
  • Gerente
  • Asistente personal