Aprenda a ser coordinador

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de coordinador, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un coordinador?

Un coordinador se encarga de la logística de los eventos, la administración, la programación y las operaciones comerciales. Trabajan en una gran variedad de industrias centrándose principalmente en reunir a las personas, los productos, los clientes y los recursos para la empresa. Algunas responsabilidades adicionales de los coordinadores pueden ser:

  • Responder a las llamadas telefónicas y responder a las consultas de los clientes
  • Crear y exportar datos con información relativa a cada evento
  • Ayudar a planificar grandes eventos
  • Crear presupuestos para cada evento y asignar los fondos en consecuencia
  • Procesar las facturas de los proveedores
  • Poner en marcha las reservas de locales los conferenciantes y los stands
  • Inspeccionar las zonas públicas antes y después de los eventos
  • Dirigir al personal de custodia y logística
  • Asistir en la promoción de la imagen de la marca en las redes sociales
  • Procesar los informes de fin de jornada
  • Asistir a los eventos y asegurarse de que se mantiene la programación

Salario medio

Un coordinador suele estar empleado a tiempo completo y puede trabajar horas extras, noches o fines de semana cuando se programan eventos. El salario de un coordinador varía en función de la ubicación geográfica del empleador y del nivel de experiencia del coordinador.

  • Salario común en Estados Unidos: 15,96 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 y 35 dólares. 65 dólares por hora.

Requisitos de los coordinadores

Para obtener un puesto de coordinador se requiere una formación relevante para el papel para el que se solicita, incluyendo:

Educación

La mayoría de los puestos de coordinador requieren un título de asociado o de licenciado. El título de coordinador s puede obtenerse en una variedad de disciplinas que incluyen la gestión de eventos, la hostelería, la administración de empresas u otro campo relacionado. Como un coordinador puede ser empleado en una variedad de industrias, tener un título relevante para su industria elegida es beneficioso.

Formación

Un coordinador adquiere formación a través de cursos universitarios, prácticas y experiencias laborales de nivel inicial. Los cursos universitarios proporcionan a los estudiantes los conocimientos y habilidades básicos necesarios para empezar a trabajar en la coordinación de eventos, la logística o las operaciones comerciales. Los estudiantes suelen buscar prácticas o trabajos a tiempo parcial relacionados para comprender mejor el sector en el que se preparan para entrar y para adquirir experiencia práctica en la coordinación de eventos. Los puestos de coordinador de nivel inicial en la industria de los eventos y los servicios proporcionarán una formación a corto plazo en el puesto de trabajo para ayudar al estudiante a aprender los procedimientos operativos estándar de la empresa y seguir creciendo como coordinador.

Certificaciones

Las certificaciones demuestran las habilidades de un coordinador y ayudan a avanzar en su carrera. Entre las certificaciones que se obtienen con más frecuencia se encuentran:

Profesional certificado en eventos especiales (CSEP)

Esta licencia reconoce a los profesionales de eventos que han demostrado su experiencia en todas las áreas de los eventos especiales. Esta certificación fue desarrollada por la Asociación Internacional de Eventos de Vida para estandarizar y elevar la profesión de la gestión de eventos. El examen para obtener la licencia se realiza por ordenador, pero debe realizarse en persona en un centro de pruebas local.

El examen dura 4,5 horas y consta de 100 preguntas de opción múltiple y una parte escrita. Los profesionales mantienen la certificación obteniendo 25 puntos cada cinco años. Los puntos pueden obtenerse a través de la experiencia profesional, la pertenencia a organizaciones del sector, los cursos de formación continua y las actividades de voluntariado.

Certified Meeting Planner (CMP)

El Events Industry Council (EIC) administra esta licencia internacional para evaluar las habilidades de los profesionales de reuniones, convenciones y exposiciones. Los requisitos previos para el examen CMP incluyen 36 meses de empleo a tiempo completo en el sector y 25 horas de formación continua.

Sin embargo, si tiene una titulación en gestión de eventos u hostelería, sólo se le exigen 24 meses de empleo a tiempo completo. Además, unas prácticas relevantes pueden contar para las 25 horas de formación continua. Una vez obtenida, esta certificación debe renovarse cada cinco años.

Manejador de alimentos ServSafe

Esta certificación cubre los métodos de manipulación adecuados para garantizar la seguridad de los alimentos, y puede cursarse en persona o en línea. Este certificado suele tener una validez de tres años, pero puede variar según el estado y el empleador.

Habilidades

Un coordinador con éxito posee una serie de habilidades y cualidades, entre las que se incluyen las siguientes:

Comunicación

Esta habilidad implica una clara interacción escrita y verbal con otras personas en el lugar de trabajo. La capacidad de articular planes, direcciones y calendarios es importante en las habilidades de comunicación fuertes. Los coordinadores deben ser capaces de comunicar eficazmente los planes de los eventos y los requisitos logísticos a otros empleados. También se mantienen regularmente en contacto con los clientes y proveedores para asegurarse de que entienden lo que va a ocurrir durante el evento.

Liderazgo

Un líder proporciona orientación y motivación para lograr los objetivos de los demás. El coordinador dirige el equipo de logística del evento y se asegura de que éste se desarrolle de acuerdo con el plan.

Capacidad para resolver problemas

Esto implica identificar las áreas ineficientes y resolver esos problemas de forma rápida y eficaz. El coordinador debe ser capaz de pensar rápidamente para remediar cualquier problema o retraso el día del evento. También decide si debe informar al cliente de cualquier problema y cuándo hacerlo.

Gestión del tiempo

Los coordinadores manejan a muchos clientes, proveedores y empleados de logística simultáneamente, y deben asegurarse de que todas las partes reciben comunicación sobre sus funciones. El coordinador también es responsable de gestionar su tiempo de forma eficaz para garantizar que todos los clientes reciban un servicio de calidad.

Atención al detalle

Esta habilidad blanda implica minuciosidad y precisión a la hora de completar una tarea. Un coordinador analiza planes complejos y se asegura de que se cubran todos los detalles a lo largo de las etapas de planificación y ejecución.

Entorno de trabajo del coordinador

Los coordinadores trabajan en una gran variedad de entornos, como oficinas, centros de convenciones y lugares de celebración de eventos. Su jornada laboral varía enormemente, pero a menudo incluye lo siguiente:

  • Sentarse en un escritorio con un ordenador, reunirse con clientes o completar el papeleo
  • Conducir hasta los lugares de celebración y los distintos proveedores
  • Pasar una parte importante del día de pie y caminando por el lugar del evento

Cómo convertirse en coordinador

Estos son los pasos más comunes para convertirse en un coordinador cualificado:

1. Prosiga con su formación

Revise los requisitos educativos de los puestos de trabajo que le interesan y obtenga el título pertinente que se suele exigir. La mayoría de los coordinadores cuentan con un título de asociado o de licenciado relevante para los servicios de coordinación que prestan.

2. Obtenga las certificaciones requeridas

Considere la posibilidad de presentarse a los exámenes para convertirse en Profesional Certificado de Eventos Especiales o Planificador Certificado de Reuniones si son relevantes para el sector que desea. Si busca un puesto en el que pueda manipular o supervisar la preparación y el servicio de alimentos, complete la certificación ServSafe de manipulador de alimentos. Estar en posesión de estas licencias muestra a los posibles empleadores su motivación para entrar en la industria y destacar en su función.

3. Busque puestos vacantes

Busque puestos de coordinador de eventos o servicios disponibles cerca de usted. Los puestos de coordinador suelen estar disponibles tanto para los candidatos principiantes como para los experimentados. Revise las descripciones individuales de los puestos para determinar si la oportunidad es adecuada para usted.

4. Escriba un currículum sólido

Cree un currículum que incluya su formación, experiencia relevante, habilidades y cualquier certificación que haya obtenido. Considere la posibilidad de utilizar el lenguaje de las descripciones de los puestos de trabajo para describir su experiencia y sus habilidades y así alinear mejor sus cualificaciones con las expectativas de sus posibles empleadores.

5. Prepárese para su entrevista

Cuando se entreviste para un puesto de coordinador, destaque sus habilidades de liderazgo y comunicación, así como cualquier experiencia profesional que haya adquirido. Durante su entrevista, puede compartir ejemplos de eventos exitosos en los que haya colaborado y los problemas que tuvo que superar en la coordinación de ese evento.

Ejemplo de descripción del puesto de coordinador

Nuestro centro de convenciones de servicio completo está buscando un coordinador de eventos para unirse a nuestro equipo de gestión de eventos. Dependerá del Director de Eventos y Operaciones y será responsable de supervisar al personal de eventos. Organizamos una gran variedad de eventos, incluyendo conferencias de negocios, ferias comerciales, conciertos y bailes formales. Para este puesto se requieren de tres a cinco años de experiencia en la coordinación de eventos a gran escala y en la dirección de un equipo. El candidato ideal tendrá pasión por la planificación de eventos únicos y memorables. También deberá tener una gran capacidad de comunicación, una excelente capacidad de gestión del tiempo y una personalidad carismática. Si esto le suena a usted, estamos deseando saber de usted.

Carreras relacionadas

Si le interesa convertirse en coordinador, puede que también le interese una de estas carreras relacionadas:

  • Asistente de atención al cliente
  • Planificador de eventos
  • Coordinador de oficina
  • Coordinador de proyectos
  • Coordinador de logística
  • Coordinador de cuentas
  • Coordinador de marketing
  • Coordinador de programas
  • Coordinador de operaciones
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