Aprenda a ser coordinador de oficina

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de coordinador de oficina, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un coordinador de oficina?

Un coordinador de oficina es un profesional de los negocios responsable de mantener el buen funcionamiento de una oficina. Los coordinadores de oficina trabajan en casi todos los sectores, como la sanidad, los servicios sociales, la educación y los servicios técnicos. Apoyan a todo el personal de la oficina, desde los ejecutivos hasta los empleados de nivel básico. Las funciones de un coordinador de oficina dependen de su lugar de trabajo, pero suelen incluir:

  • Desarrollar procedimientos de oficina eficientes para archivar documentos, hacer un seguimiento de los gastos, pagar a los proveedores y otras tareas

  • Supervisar los niveles de existencias de la oficina y presentar pedidos de compra a la dirección cuando los suministros sean escasos

  • Saludar a los clientes que visitan y llaman a la oficina, Dirigir sus preguntas al personal adecuado

  • Gestionar los horarios de las salas de conferencias y reuniones del personal ejecutivo

  • Preparar y distribuir la correspondencia de toda la empresa en papel y en línea

  • Planificar y coordinar los eventos sociales y los viajes de negocios

Salario medio

Los salarios de los coordinadores de oficina varían en función de su empleador, formación, experiencia y ubicación. Las grandes empresas pueden pagar a sus coordinadores de oficina salarios más altos que las pequeñas. Estudiar más es una excelente manera de conseguir un salario más alto trabajando como coordinador de oficina. Las bonificaciones por un trabajo excepcional y por el tiempo de trabajo en una empresa también pueden aumentar el salario de un coordinador de oficina. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en Estados Unidos: 16,22 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 13 dólares. 84 a 20,86 dólares por hora.

Requisitos de los coordinadores de oficina

Los coordinadores de oficina necesitan al menos un título de asociado y dos años de experiencia trabajando en la administración de oficinas. Unas sólidas habilidades organizativas y administrativas ayudan a los coordinadores de oficina a tener éxito en sus funciones.

Educación

Los coordinadores de oficina deben poseer al menos un título de asociado en negocios o en un campo relacionado. La mayoría de los empleadores prefieren a los candidatos con una licenciatura en negocios u otra disciplina relacionada.

Durante sus estudios, los coordinadores de oficina aprenden una serie de habilidades, entre las que se incluyen:

  • Gestión financiera
  • Gestión de proyectos
  • Información informática

Formación

Las personas que solicitan puestos de coordinador de oficina con títulos de grado deben tener al menos dos años de experiencia trabajando en administración de oficinas. Los candidatos con títulos de asociado s normalmente necesitarán más experiencia para conseguir un trabajo como coordinador de oficina.

La formación en el puesto de trabajo ayuda a los aspirantes a coordinador de oficina a aplicar sus estudios y a practicar sus habilidades de gestión financiera, informática y de gestión de proyectos. También les ayuda a familiarizarse con un entorno de oficina específico y con los procedimientos propios del mismo. Muchas empresas prefieren promocionar a su personal de administración de oficinas a puestos de coordinador, ya que ya están familiarizados con las operaciones de su empresa.

Cuando los coordinadores de oficina aceptan funciones con nuevos empleadores, suelen recibir más formación. Esta formación adicional ayuda a los nuevos contratados a aprender los procedimientos específicos del entorno de la oficina.

Certificaciones

La certificación de Profesional Administrativo Certificado (CAP) de la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP) es la certificación más común que obtienen los coordinadores de oficina. La certificación es voluntaria, pero puede ayudar a los coordinadores de oficina a conseguir empleo y salarios más altos y a mejorar sus conocimientos de administración. Los solicitantes necesitarán primero al menos dos años de experiencia trabajando en un puesto administrativo antes de obtener la certificación. Los requisitos de experiencia varían en función de la formación. Los solicitantes tendrán que completar los siguientes pasos:

  1. Cumplimentar una solicitud en línea en el sitio web de la IAAP.
  2. Enviar las tasas de examen.
  3. Enviar una prueba del título de bachillerato y de las notas de la universidad.
  4. Seleccionar un lugar de examen.
    1. Los solicitantes reciben un cuaderno de examen de estudio con información sobre tecnología de oficina, sistemas de oficina y administración, gestión y gestión organizativa avanzada. Deben aprobar un examen de cuatro partes con preguntas sobre cada una de estas áreas antes de obtener la certificación. En pocas semanas, la IAAP enviará por correo a los solicitantes sus informes oficiales de puntuación, que incluyen resúmenes del rendimiento en cada sección.

      Los coordinadores de oficina certificados deben completar 30 horas de formación continua y solicitar la recertificación cada cinco años. La participación en actividades de liderazgo y la obtención de otras certificaciones pueden darle crédito para sus 30 horas de formación.

      Habilidades

      Una combinación de fuertes habilidades interpersonales y técnicas ayuda a los coordinadores de oficina a tener éxito en sus funciones. Muchas empresas buscan las siguientes cualidades en los candidatos a coordinador de oficina.

      Fuerte comunicación verbal y escrita

      Las habilidades de comunicación desarrolladas ayudan a los coordinadores de oficina a proporcionar un excelente servicio a los clientes y apoyo a los empleados. Los coordinadores de oficina también confían en sus habilidades de comunicación escrita a la hora de redactar informes y comunicaciones de la empresa.

      Organización y gestión del tiempo

      Los coordinadores de oficina tendrán que gestionar bien su tiempo para trabajar con éxito en una serie de proyectos diferentes y apoyar a distintos empleados a la vez. Se requiere una gran capacidad de organización y de gestión del tiempo para seguir múltiples horarios, idear y mantener sistemas de archivo eficaces, controlar el material de oficina y hacer planes de viaje. Estas habilidades también les ayudan a priorizar las tareas para asegurarse de que todos los proyectos se completan con un alto nivel de calidad y a tiempo.

      Atención al detalle

      La atención al detalle de un coordinador de oficina garantiza que es poco probable que presente proyectos con errores, incluso cuando está realizando varias tareas diferentes.

      Habilidades interpersonales

      Se necesitan fuertes habilidades interpersonales para apoyar a los empleados y clientes de una oficina de forma eficaz. Los coordinadores de oficina saben cómo relacionarse fácilmente con los demás, mostrar empatía y paciencia, y ofrecer consejos prácticos.

      Conocimientos de informática

      Los coordinadores de oficina modernos realizan la mayoría de sus tareas utilizando ordenadores. Por lo general, se prefiere la experiencia en el uso de programas de oficina comunes y de software de procesamiento de textos.

      Entorno de trabajo del coordinador de oficina

      Los coordinadores de oficina trabajan en entornos de oficina. Pueden trabajar en una variedad de oficinas diferentes, como clínicas de atención sanitaria, escuelas, universidades, compañías de seguros y bufetes de abogados. Los coordinadores de oficina realizan la mayor parte de su trabajo desde sus escritorios, pero pueden tener más movilidad cuando asisten a las reuniones de personal, organizan las actividades de la oficina y se relacionan con los empleados de todos los departamentos.

      Los coordinadores de oficina suelen tener horarios de trabajo a tiempo completo durante el horario laboral habitual. Una semana de 40 horas es lo más común para este puesto. Las horas extras y el trabajo de fin de semana no suelen ser necesarios, pero pueden esperarse durante los periodos de mayor actividad.

      Cómo convertirse en coordinador de oficina

      Los coordinadores de oficina suelen completar su formación y pasar un tiempo trabajando en la administración de oficinas antes de ser ascendidos a sus funciones. Puede seguir los siguientes pasos para seguir una carrera como coordinador de oficina:

      1. Obtenga una titulación.

      Un título de dos años de asociado en negocios o en un campo relacionado es un requisito previo para trabajar como coordinador de oficina. Muchos coordinadores de oficina también optan por obtener una licenciatura de cuatro años en negocios, administración de empresas o una disciplina similar. Una licenciatura puede ayudar a los candidatos a conseguir un trabajo mejor pagado en una gama más amplia de empresas.

      2. Adquirir experiencia laboral.

      La mayoría de los coordinadores de oficina comienzan su carrera profesional trabajando en la administración de oficinas. Muchos empleadores insisten en que los candidatos tengan al menos dos años de experiencia. Los candidatos con un título de asociado pueden necesitar más experiencia.

      3. Actualice su currículum.

      Actualice su currículum a medida que adquiera más experiencia en el campo. Asegúrese de destacar sus habilidades y logros recientes.

      4. Solicite puestos de trabajo de coordinador de oficina.

      Envíe su currículum y una carta de presentación adaptada a las organizaciones que contratan coordinadores de oficina. Si su propia empresa está contratando a un coordinador de oficina, puede tener una ventaja ya que está familiarizado con sus procedimientos.

      Ejemplo de descripción de trabajo de coordinador de oficina

      Estamos buscando un coordinador de oficina para apoyar a nuestra creciente clínica de atención sanitaria. Será el primer punto de contacto para nuestros pacientes, contactos profesionales y otros visitantes de nuestra consulta. También proporcionará apoyo a nuestros otros trabajadores de oficina. Utilizará sus habilidades organizativas para gestionar los expedientes de los pacientes, programar las citas, emitir recordatorios a los pacientes y realizar otras tareas que surjan. Si le gusta trabajar en un entorno de ritmo rápido, tiene una licenciatura y al menos un año de experiencia en administración de oficinas, nos encantaría darle la bienvenida a nuestro equipo.

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