Aprenda a ser un empleado administrativo

¿Qué hace un empleado administrativo?

Un empleado administrativo es responsable de apoyar al personal de la oficina y de realizar tareas administrativas. Sus funciones pueden incluir la comunicación con los clientes por teléfono, a través del correo electrónico o en persona y la gestión de sus solicitudes. También pueden tener que hacer copias de documentos o enviar faxes para otros miembros del equipo. Los empleados administrativos suelen crear citas o reuniones del personal e invitar a las personas adecuadas a las mismas. Otras funciones que pueden desempeñar los empleados administrativos son:

  • Organizar y mantener los archivos para que estén a disposición de todos los miembros del personal
  • Comprobar el inventario con regularidad y pedir nuevos suministros a los proveedores
  • Viajar ocasionalmente para realizar recados como la entrega de archivos
  • Realizar la contabilidad general
  • Investigar y preparar informes o presentaciones

Salario medio

El salario típico de un empleado administrativo depende de la experiencia, el sector y la ubicación del puesto. Puede haber oportunidades de obtener un salario más alto con más experiencia en el trabajo.

  • Salario común en Estados Unidos: 14,43 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 29,55 dólares por hora.

Requisitos del empleado administrativo

Los empleados administrativos deben tener la formación y las aptitudes adecuadas antes de presentar su solicitud.

Educación

La mayoría de los empleadores exigen que los empleados administrativos tengan al menos un diploma de secundaria. Sin embargo, algunos empleadores pueden preferir que el candidato tenga una licenciatura o un grado asociado en campos relacionados, como la comunicación o los negocios. Tomar clases de programas informáticos puede proporcionar a los administrativos una ventaja a la hora de competir por un puesto de trabajo de nivel inicial. Los candidatos pueden tomarlas en la escuela secundaria o asistir a un colegio comunitario para mejorar sus conocimientos de los programas informáticos. Si se presenta a un sector específico, puede ser útil tomar varias clases relacionadas con la terminología que la empresa puede utilizar con frecuencia.

Formación

Muchos empleadores proporcionan formación en el puesto de trabajo a los administrativos. Esta formación puede durar de unas semanas a un mes, dependiendo de la cantidad de habilidades que deban aprender. El nuevo empleado puede aprender de un empleado veterano que esté familiarizado con las habilidades y tareas requeridas hasta que pueda completarlas de forma independiente.

Certificaciones

Algunos empleadores pueden exigir a los empleados que aprueben una certificación específica del sector para demostrar su conocimiento general del campo. Algunas de estas certificaciones pueden ser las siguientes:

Certificación de la Asociación Nacional de Contadores Públicos Certificados

Hay una variedad de certificaciones que puede obtener a través de esta organización, incluyendo una certificación de Excel, una certificación de nóminas, una certificación de contador y una certificación de análisis contable. El material de estudio se proporciona al inscribirse en el examen, y la prueba se realiza en línea.

Certificación de Profesional de Autorización

Esta certificación le enseña a comprender la autorización de seguridad y la gestión de riesgos relativos a las operaciones de una empresa. El examen se realiza en un centro de aprendizaje certificado.

Certificación de especialista en Microsoft Office

Hay varias certificaciones entre las que elegir, que incluyen las habilidades necesarias para utilizar Excel, PowerPoint y Word. Los exámenes se realizan en centros de pruebas específicos.

Habilidades

Los administrativos deben tener una variedad de habilidades de oficina y administrativas para destacar en el trabajo. Es posible que respondan a las llamadas telefónicas entrantes y que tengan que transferirlas al miembro del personal adecuado. Los empleados administrativos pueden tener que tomar mensajes telefónicos para dárselos a los miembros del personal, devolver las llamadas a los clientes que dejan mensajes de voz y responder a la información general sobre la oficina a través del correo electrónico.

Los empleados administrativos también deben sobresalir en las siguientes habilidades:

Habilidades de organización

Son responsables de mantener la oficina organizada clasificando los archivos, manteniendo la oficina limpia y libre de desorden para los visitantes y el personal, y organizando el correo entrante. Los empleados administrativos también deben saber cómo reenviar los correos electrónicos al destinatario correcto cuando trabajan en la cuenta de correo electrónico general de la oficina. También pueden ser responsables de los calendarios de otros miembros del personal, por lo que deben saber cómo crear reuniones y citas en un programa de programación.

Habilidades informáticas

Muchos administrativos deben utilizar un ordenador para realizar su trabajo y deben tener conocimientos básicos de los programas de procesamiento de textos. Es posible que se les pida que creen archivos, editen documentos o tomen notas de reuniones en el ordenador que luego pueden enviar por correo electrónico a otros miembros del personal. Los empleados administrativos también deben saber cómo archivar documentos electrónicamente y saber cómo acceder a ellos.

Habilidades de gestión del tiempo

Los empleados administrativos suelen tener una supervisión mínima, por lo que deben saber gestionar bien su tiempo sin necesidad de depender de otros miembros del personal. Deben saber organizar su jornada y completar todas las tareas requeridas antes de que termine su turno.

Fuertes habilidades sociales

Un empleado administrativo suele ser la persona con la que interactúa el público antes que cualquier otro empleado, por lo que debe presentarse de forma profesional. Deben saber cómo interactuar con los clientes, responder a las preguntas y resolver las situaciones cuando sea necesario. Es posible que tengan que saber cómo trabajar con clientes que están disgustados y ayudarles con calma a llegar a una solución. Los administrativos también pueden comunicarse con los miembros del personal ejecutivo y deben saber cómo transmitirles los mensajes.

Experiencia en contabilidad

La experiencia básica en contabilidad es útil para los administrativos, ya que pueden manejar transacciones financieras. Deben entender qué información introducir en el programa de contabilidad y crear un método para organizar los recibos y otros papeles financieros relacionados. Es posible que también tengan que hacer copias de los registros financieros para los clientes o los seguros.

Orientación a los detalles

Los administrativos deben estar atentos a los detalles cuando supervisan las cuentas de los clientes. Deben confirmar que toda la información es correcta antes de presentar el papeleo y asegurarse de que toda la información de los clientes permanece segura. Es posible que los empleados administrativos tengan que tomar mensajes detallados cuando los clientes llamen para transmitir la información correcta.

Entorno de trabajo del empleado administrativo

Los empleados administrativos pueden trabajar en una gran variedad de entornos, como las industrias médicas, legales, educativas, técnicas, religiosas, gubernamentales y científicas. Aunque la mayoría de los administrativos trabajan a tiempo completo en una oficina, algunos pueden trabajar en casa a tiempo parcial o completo, según lo permita la empresa. Dependiendo del sector, muchas tareas pueden realizarse en línea o con un teléfono de la empresa en el despacho del empleado.

Los empleados pueden encontrarse sentados durante largos periodos mientras introducen datos, pero también pueden estar de pie con frecuencia para realizar tareas como el uso de la fotocopiadora. Utilizarán diversos equipos, como impresoras, faxes, ordenadores, teléfonos, archivadores y material de oficina en general.

Cómo convertirse en empleado administrativo

Algunos puestos de empleado administrativo permiten a los candidatos comenzar con una experiencia mínima, pero puede ser útil tener alguna experiencia o formación relacionada. Los candidatos deben seguir los siguientes pasos para convertirse en empleado administrativo:

1. Graduarse con un diploma de bachillerato

Los empleados administrativos deben tener un diploma de bachillerato o un equivalente, como una puntuación de aprobación en el examen de Desarrollo de la Educación General, también conocido como el examen GED. Esto puede demostrar a los empleadores que los candidatos tienen los conocimientos básicos necesarios para el puesto.

2. Realizar cursos relacionados

Los candidatos deben asegurarse de que se sienten cómodos utilizando los ordenadores y de que pueden realizar varios cursos de software informático para aumentar su experiencia con estos programas.

3. Completar las certificaciones específicas del sector

Los candidatos deben prepararse para los trabajos que requieran el conocimiento de la terminología utilizada, como en el ámbito médico, realizando clases o certificaciones específicas para demostrar sus conocimientos al empleador. Estas clases les ayudarán a prepararse mejor para su entrada en el campo.

4. Prepare un currículum vitae

Los interesados en convertirse en administrativos deben verificar que toda la información de su currículum es correcta. También deben enumerar toda la educación y experiencia relevantes.

Ejemplo de descripción de trabajo de empleado administrativo

Aquí tiene un ejemplo de descripción de trabajo para un empleado administrativo:

Harmony Holistic Health está buscando al candidato ideal para trabajar como empleado administrativo en nuestra oficina médica. Serán responsables de responder a los correos electrónicos de los pacientes y los médicos, responder a las llamadas telefónicas y transferirlas al empleado correcto, archivar el papeleo, mantener un sistema de archivos organizado y mantener limpia la oficina principal. Deben tener experiencia básica en contabilidad, saber gestionar bien su tiempo, tener una excelente capacidad de organización y estar orientados al detalle. Los candidatos deben tener experiencia básica con ordenadores y saber utilizar el correo electrónico, crear archivos de documentos e imprimir informes.

Los candidatos deben tener un diploma de secundaria, pero es preferible un título de asociado o superior en un campo relacionado. El conocimiento de la terminología médica es necesario para este puesto, por lo que deben tener experiencia en el campo de la medicina. Se proporcionará formación en el puesto para que el candidato adecuado se familiarice con los procedimientos de la oficina y la terminología específica de la misma.

Carreras relacionadas

Hay muchas carreras relacionadas con un empleado administrativo. He aquí algunas carreras alternativas a tener en cuenta: