Aprenda a ser un empleado de entrada de datos

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de empleado de entrada de datos, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un empleado de entrada de datos?

Un empleado de entrada de datos es un profesional administrativo que se encarga de las tareas rutinarias de oficina relacionadas con la introducción o actualización de datos en un sistema informático. La principal responsabilidad de un empleado de entrada de datos es garantizar que la base de datos de la organización sea precisa y esté actualizada. Los empleados de entrada de datos también pueden ayudar a las cuentas por cobrar con tareas como el procesamiento de las facturas para su pago y la revisión y el procesamiento de las devoluciones de pedidos. Algunas responsabilidades adicionales pueden incluir:

  • Recoger datos e introducir información en las bases de datos
  • Revisar los registros para comprobar su exactitud
  • Actualizar las bases de datos con información nueva o revisada según sea necesario
  • Realizar copias de seguridad periódicas de la información para garantizar la conservación de los datos
  • Recuperar registros y archivos electrónicos de la base de datos
  • Clasificar y organizar los registros o notas en papel tras la introducción de datos
  • Preparar los materiales o archivos digitales para su impresión

Salario medio

Los salarios de los empleados de entrada de datos suelen estar determinados por el nivel de formación del candidato El salario de los empleados de entrada de datos suele estar determinado por el nivel de formación, la experiencia, las certificaciones pertinentes y el conjunto de habilidades del candidato, así como por las responsabilidades específicas del puesto. La ubicación geográfica también puede influir en los posibles ingresos.

  • Salario típico en EE.UU: 14,02 dólares por hora
  • Los salarios oscilan entre 7,25 dólares y 30,65 dólares por hora.

Requisitos del empleado de entrada de datos

La formación y los estudios necesarios para convertirse en empleado de entrada de datos dependerán del sector y de las responsabilidades del puesto. Los requisitos estándar incluyen:

Educación

Los requisitos educativos para los empleados de entrada de datos varían en función del puesto y sus responsabilidades. Un diploma de bachillerato suele ser suficiente para los puestos de entrada. Si un profesional quiere ascender a un puesto administrativo con más responsabilidad, es posible que quiera obtener un título de asociado o de licenciado en empresariales o en un campo relacionado. Los cursos de aplicaciones informáticas, como el software de hojas de cálculo y el procesamiento de textos, pueden ser útiles para quienes buscan mejorar sus habilidades.

Formación

Los administrativos de entrada de datos suelen recibir su formación mientras trabajan. En la mayoría de los sectores, la formación abarca los procedimientos de oficina y administrativos, el uso de aplicaciones informáticas, el uso de equipos de oficina, los mejores procesos de organización y uso de bases de datos y otros requisitos técnicos. Esta formación puede durar hasta un mes.

Certificaciones

La mayoría de los puestos de empleado de entrada de datos no requieren una certificación específica. Los profesionales que busquen adquirir conocimientos antes de obtener un empleo podrían inscribirse en un programa de certificación en una escuela técnica o en un colegio comunitario. Estos programas de certificado—que pueden servir como programas de formación educativa en sustitución de los programas de grado completo—enseñan a los estudiantes a utilizar programas informáticos básicos y a introducir eficazmente diferentes tipos de datos en varios tipos de bases de datos.

Muchos programas de certificación de empleados de entrada de datos también cubrirán uno o más de los siguientes temas:

  • Procesamiento de textos
  • Cálculos informáticos
  • Organización administrativa
  • Comunicación en el lugar de trabajo
  • Contabilidad

Habilidades

Los empleados de entrada de datos necesitan tener una mezcla de habilidades para tener éxito. Las habilidades relevantes e importantes que deben desarrollar incluyen:

Atención al detalle

Ingresar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo o bases de datos en línea y revisar los datos para comprobar su exactitud requiere precisión. Por esta razón, los empleados de entrada de datos con éxito tendrán que estar orientados al detalle para garantizar la exactitud y minimizar el tiempo dedicado a la comprobación de los datos con respecto a los documentos de origen.

Flexibilidad

Muchos empleados de entrada de datos trabajan en entornos de ritmo rápido que les exigen ser flexibles y eficientes a la vez que mantienen la exactitud. Las tareas pueden requerir que el profesional haga una pausa en el trabajo de entrada de datos para recuperar un archivo o informe.

Los conocimientos informáticos

La entrada de datos es una tarea fundamental para estos empleados, por lo que deben teclear con rapidez y precisión para mantener la eficiencia. Además, los empleados de entrada de datos trabajan con varios sistemas informáticos y bases de datos en línea, lo que requiere un conocimiento básico de los ordenadores y la capacidad de aprender rápidamente nuevos sistemas.

Organización

Los empleados de entrada de datos deben recuperar y actualizar los archivos de las bases de datos y otros documentos digitales con rapidez y eficacia. Sus funciones también pueden requerir que clasifiquen y organicen los documentos físicos que están digitalizando o introduciendo en el sistema en línea. La capacidad de crear y mantener sistemas de archivo y organización fáciles de usar permite a estos profesionales tener éxito en el lugar de trabajo.

Comunicación

Estos oficinistas a menudo tienen que comunicarse con personas de la organización, como el personal de dirección o de operaciones. Si el oficinista está de cara al cliente, es posible que tenga que comunicarse con los clientes para recopilar y actualizar la información de la base de datos. Estas tareas pueden requerir que el profesional adapte su estilo de comunicación para obtener la información que necesita.

Entorno de trabajo del empleado de entrada de datos

Los empleados de entrada de datos pueden trabajar en muchos sectores diferentes, entre los que se incluyen, pero no se limitan a:

  • Servicios administrativos y de apoyo
  • Hostelería
  • Gobierno local y federal
  • Salud
  • Transporte y almacenamiento

La mayoría de los empleados de entrada de datos trabajan a tiempo completo en un entorno de oficina y pueden tener oportunidades de hacer horas extras. Hay trabajos a tiempo parcial, sobre todo para los empleados que trabajan en el sector de la hostelería. Mientras que los turnos estándar de los administrativos de entrada de datos tienen lugar durante el horario comercial normal, los administrativos que trabajan para organizaciones de transporte u hostelería que están abiertas las 24 horas del día pueden tener que trabajar por las noches, los fines de semana y los días festivos.

En su entorno de oficina, estos profesionales suelen pasar la mayor parte de su turno sentados en un escritorio, trabajando en un ordenador y utilizando el equipo de oficina necesario, como impresoras y máquinas de fax para completar las tareas de recopilación y organización de datos.

Cómo convertirse en un empleado de entrada de datos

Muchos empleados de datos completan los siguientes pasos para seguir esta trayectoria profesional:

1. Obtenga un diploma de bachillerato

Obtenga un diploma de bachillerato o su equivalente, centrándose en cursos optativos de informática, negocios, finanzas o contabilidad. Mientras obtiene el diploma, trabaje en la mejora de las habilidades relevantes, como la velocidad y la precisión al teclear, a través de la práctica o de juegos que ejerciten la habilidad.

2. Siga un programa de certificado de empleado de entrada de datos

Para aprender los fundamentos de la entrada de datos y mejorar sus posibilidades de conseguir un trabajo, puede querer completar un programa de certificado de empleado de entrada de datos en una escuela técnica o en un colegio comunitario. Estos programas pueden proporcionar los conocimientos necesarios para empezar a trabajar en el campo y también pueden servir como una alternativa eficiente para completar un programa de grado. La oferta de cursos incluye procesamiento de textos, comunicación empresarial, organización administrativa y contabilidad.

3. Ampliar la formación informática

Tomar cursos adicionales de informática puede mejorar sus posibilidades de ser contratado. Busque cursos que se centren en el procesamiento de textos y la gestión de bases de datos. Si un posible empleador requiere conocimientos de contabilidad o teneduría de libros, inscríbase también en cursos en esas áreas.

4. Obtenga formación en el puesto de trabajo

Mientras toma cursos para aprender las habilidades necesarias para convertirse en un empleado de entrada de datos, busque oportunidades para obtener formación en el puesto de trabajo a través de un puesto de entrada o mediante la observación del trabajo. La formación en el puesto de trabajo suele durar hasta un mes y le dará los conocimientos básicos que necesita para iniciarse en esta carrera.

5. Estructure su currículum y solicite puestos

Ya sea que haya decidido seguir una carrera como empleado de entrada de datos justo después de graduarse de la escuela secundaria o que haya tomado algunos cursos adicionales para mejorar sus habilidades, necesitará desarrollar un currículum claro y completo antes de solicitar puestos. Su currículum debe describir su educación, formación, experiencia y habilidades en un lenguaje claro y conciso que alinee sus cualificaciones con las expectativas del puesto de trabajo.

Ejemplo de descripción de trabajo de empleado de entrada de datos

Nuestra empresa de bienestar está buscando un empleado de entrada de datos fiable para que se una a nuestro equipo y ayude con la entrada de datos y otras tareas administrativas. Las responsabilidades incluyen la transferencia de datos del papel a nuestro sistema de base de datos en línea mediante la mecanografía y el escaneo, el registro de los datos de los clientes directamente en nuestro sistema en línea, la creación de hojas de cálculo precisas, la actualización de los datos existentes, la verificación de los datos mediante la comparación de los documentos de origen y la recuperación de datos o archivos electrónicos según se solicite.

Se requiere que los candidatos tengan un diploma de escuela secundaria o GED. El candidato ideal estará orientado al detalle, será analítico y eficiente. Buscamos a alguien con excelentes habilidades de mecanografía y que esté familiarizado con los productos de Microsoft Office, especialmente Word y Excel.

Carreras relacionadas

Las carreras con similitudes a la de un empleado de entrada de datos incluyen: