Aprenda a ser un empleado de facturación

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de empleado de facturacion, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un empleado de facturación?

El empleado de facturación es un profesional financiero que genera facturas y abonos para distribuirlos a los clientes. Los empleados de facturación también se denominan empleados de contabilización, empleados financieros o empleados de facturación. Muchos contables comienzan su carrera como empleados de facturación. Las industrias que emplean a empleados de facturación incluyen la sanidad, los minoristas, los casinos, los restaurantes, el mantenimiento y la fabricación y los servicios de transporte emplean a empleados de facturación. Los requisitos de su trabajo variarán en función del sector de su empleador.

Las funciones de un empleado de facturación son:

  • Generar notas de crédito
  • Crear y enviar facturas a los clientes
  • Emitir a los clientes extractos
  • Asegurarse de que los archivos de los clientes están actualizados con los pagos o créditos
  • Subrayar cualquier discrepancia entre los registros de envío y las cuentas de las facturas.
  • Mantener actualizados los archivos de información de contacto de todos los clientes
  • Ingresar las facturas en nuestra plataforma web de facturación
  • Iniciar y establecer nuevos procedimientos para las tareas de facturación
  • Gestionar las consultas de facturación de los clientes

Un empleado de facturación puede reportar al gerente de finanzas, al director financiero o al jefe de cuentas por pagar. Será responsable del flujo de caja entrante de la empresa. El papel incluye la gestión de las cuentas de los clientes. Un empleado de facturación debe ser fiable, digno de confianza y concienzudo.

Salario medio

El salario medio de un empleado de facturación en Estados Unidos es de 14,77 dólares por hora. Los salarios típicos oscilan entre 7,25 y 25,35 dólares por hora, dependiendo de su nivel de experiencia y de su ubicación.

Requisitos para ser empleado de facturación

Obtener un puesto como empleado de facturación puede implicar requisitos específicos dependiendo de las responsabilidades del rol, incluyendo:

Educación

Los empleados de facturación pueden tener roles de nivel básico o medio y los requisitos de educación difieren para cada uno. Debe tener el título de bachillerato, y los empleadores suelen pedir una licenciatura en contabilidad, administración de empresas o marketing para un papel de nivel medio.

Formación

Debe tener conocimientos de las normas y prácticas contables y sentirse cómodo trabajando a diario en un ordenador con conjuntos de datos complejos.

Debe familiarizarse con las normas financieras, como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, porque formarán parte integral del papel.

Certificaciones

Hay certificaciones específicas disponibles para la carrera de empleado de facturación:

  • CAPA (Asociado certificado de cuentas por pagar). Se trata de un certificado profesional para empleados de facturación y especialistas en cuentas por pagar.
  • CAPP (Certified Accounts Payable Professional). Este certificado profesional es para los profesionales de las cuentas por pagar que desempeñan un papel de supervisión.

Habilidades

Un empleado de facturación debe utilizar sus conocimientos financieros para garantizar que las cuentas de la empresa sean precisas y estén al día. Necesitará las siguientes habilidades blandas:

  • Capacidad organizativa y de gestión del tiempo excepcionales
  • Capacidad para trabajar eficazmente bajo presión
  • Habilidades de atención al cliente de primer orden
  • Actitud responsable y meticulosa con excelente atención al detalle
  • Capacidad para resolver problemas
  • Fidelidad y una fuerte ética de trabajo
  • Existen oportunidades para progresar en el papel de empleado de facturación a través de un rendimiento y una certificación de calidad.

    Entorno de trabajo del empleado de facturación

    Los empleados de facturación trabajan principalmente en un entorno de oficina y deben hacer lo siguiente:

    • Sentarse en un escritorio durante periodos prolongados
    • Utilizar ordenadores, programas de contabilidad y hojas de cálculo
    • Comunicarse regularmente con otros departamentos de facturación y con el personal de contabilidad
    • Trabajar a tiempo completo durante el horario laboral habitual
    • Manejar una mayor carga de trabajo al final del año fiscal, cuando el departamento de facturación necesita finalizar las cuentas

    Los empleados de facturación pueden encontrarse en la mayoría de las industrias, incluyendo:

    • Empresas y corporaciones
    • Gobierno
    • Educación
    • Sin ánimo de lucro
    • Sanidad

    Cómo convertirse en empleado de facturación

    Puede tener una carrera como empleado de facturación o utilizarla como un paso para acceder a una carrera de contabilidad. Siga estos pasos para encontrar empleo como empleado de facturación.

    1. Obtenga su diploma de bachillerato o GED

    Su diploma de bachillerato es el requisito mínimo para el empleo. Intente tomar clases de oficina y negocios mientras está en la escuela secundaria para prepararse para el papel. Algunas escuelas secundarias tienen programas que le permiten obtener créditos universitarios.

    Si puede demostrar su habilidad con los ordenadores, los números, las matemáticas y la organización, es posible que pueda conseguir un empleo con un puesto de entrada que ofrezca formación en el trabajo. Una base de conocimientos de oficina será un excelente comienzo para su carrera. Sin embargo, la mayoría de los empleadores exigen que tenga una formación postsecundaria o un título de asociado.

    2. Encuentre un programa educativo adecuado

    Busque si su colegio comunitario local tiene un programa de formación profesional en una materia útil. Algunos programas podrían estar disponibles en línea. Podría recibir créditos universitarios si decide obtener un título más adelante. Las opciones de contabilidad, tecnología, informática y negocios le proporcionarán una formación que los empleadores apreciarán. También podría obtener certificaciones, como el certificado de empleado contable, que le capacitará en cálculos, facturación, cobros y registros de datos.

    3. Adquiera experiencia

    La experiencia en el campo puede no ser un requisito previo, pero le convertirá en un solicitante deseable. Es posible que pueda adquirir experiencia en un puesto de entrada o en unas prácticas, tal vez incluso mientras aún está en la escuela. Busque en Internet y en el centro de carreras de su escuela para encontrar oportunidades. Aprender Excel, QuickBooks y cualquier otro software de contabilidad que utilice su sector aumentará su capacidad de comercialización en el lugar de trabajo.

    4. Considere la posibilidad de obtener un título

    Hay diferentes opciones disponibles para quienes buscan obtener un título. Los títulos que se centran en la contabilidad serán atractivos para un empleador que requiera este nivel de educación. Un título de Asociado en Administración de Empresas con un núcleo en contabilidad cubre la teneduría de libros, las cuentas por cobrar y por pagar, el impuesto sobre las nóminas, el impuesto federal sobre la renta y el impuesto de sociedades.

    Ejemplo de descripción del trabajo de empleado de facturación

    Estamos buscando un empleado de facturación fiable y minucioso que nos ayude a controlar nuestros flujos de ingresos. Su principal responsabilidad será preparar las facturas para los clientes que tienen cuentas pendientes. Su objetivo es salvaguardar los ingresos de nuestro negocio.

    Como nuestro empleado de facturación, debe demostrar altos niveles de precisión y fiabilidad al manejar nuestras cuentas, documentos y facturación. Debe ser excelente en matemáticas y muy organizado, ya que manejará una gran cantidad de información financiera confidencial. Debe tener conocimientos tecnológicos, ya que utilizará una serie de programas informáticos para realizar su trabajo.

    Tareas/responsabilidades

    • Descubrir deudas pendientes u otras inconsistencias en nuestras cuentas
    • Procesar y cerrar las fichas de trabajo

      Imprimir un informe de costes de trabajo para cada trabajo que procesamos

      Ingresar y aprobar facturas proforma

      Imprimir facturas finales y distribuirlas para su envío

      Recoger los datos necesarios para calcular las facturas

      Comprobar los datos en el sistema contable para garantizar la exactitud de las facturas

      Actualizar los registros contables

      Informar de la actividad al equipo de dirección

      Las habilidades y cualificaciones que necesitamos que tenga incluyen:

      • Diploma de bachillerato o equivalente
      • Experiencia probada como empleado de facturación o contable
      • Capacidad para adherirse a nuestro proceso de confidencialidad

        Dominio de aplicaciones informáticas (Word, Excel, Access, Outlook)

        Excelentes habilidades matemáticas y organizativas

        Capacidad para cumplir sistemáticamente los plazos

        Atención al detalle

        Comunicación escrita y verbal eficaz

      Carreras relacionadas

      Si está considerando una carrera como empleado de facturación, también puede disfrutar de una de las siguientes profesiones:

      • Asistente de controlador
      • Asistente de director de proyectos
      • Asociado de tienda
      • Facturador médico
      • Cajero de banco
      • Secretario
      • Agente de contabilidad