Aprenda a ser un empleado de nómina

¿Qué hace un empleado de nóminas?

Los empleados de nóminas recogen y organizan las hojas de horas de los empleados e introducen la información para asegurarse de que se les paga con exactitud y a tiempo. Las responsabilidades específicas pueden variar en función del tamaño de la empresa para la que trabaja el empleado de nóminas y del sector de la misma, pero suelen incluir:

  • Verificar los registros de horarios y consultar a los empleados sobre cualquier discrepancia

  • Registrar los datos de la nómina en el s payroll software system and verify all amounts before cutting checks

  • Alterar el estado fiscal de los empleados o la información de las retenciones según sea necesario

  • Preparar los cheques manuales para su distribución a los empleados

  • Procesar los depósitos directos

  • Cambiar los registros bancarios de los empleados cuando sea necesario para el procesamiento preciso de los pagos

  • Registrar las quejas, preguntas e inquietudes de los empleados sobre los servicios de nóminas y comunicar esas cuestiones al responsable de RRHH

  • Mantener las políticas de quejas y los procedimientos para procesar los cheques de nóminas

Salario medio

Los empleados de nóminas suelen ser empleados a tiempo completo, pero también pueden ser trabajadores a tiempo parcial o estacionales. Los salarios de los empleados de nóminas varían en función de su nivel de estudios, la experiencia laboral pertinente, la ubicación geográfica del puesto, el tamaño de la empresa y el sector.

Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en EE.UU.: 16,87 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7 dólares. 25 a 35,60 dólares por hora.

Requisitos para ser empleado de nóminas

Conseguir un puesto como empleado de nóminas puede implicar ciertos requisitos según el sector y el tamaño de la empresa, entre los que se incluyen:

Educación

Los empleados de nóminas necesitan como mínimo un diploma de bachillerato o un certificado de Desarrollo de Educación General (GED). Algunas empresas prefieren candidatos que hayan completado algún nivel de educación postsecundaria y pueden preferir candidatos que tengan un título de asociado o de licenciado en contabilidad u otro campo relacionado. Los cursos relevantes incluyen la elaboración de informes y procesamiento de tiempos de nómina por ordenador, contabilidad, contabilidad informática y deducción de beneficios.

Formación

El papel de un empleado de nómina es un puesto de nivel inicial. Los empleados de nóminas a veces completan programas de certificación que cubren los aspectos básicos de su función. Los empleados de nóminas también suelen recibir formación adicional en el puesto de trabajo, específica para su función y para la empresa. Esta formación adicional suele formar parte del proceso de incorporación a su nueva función. La formación en el puesto de trabajo puede durar desde unos días hasta unos meses, dependiendo de la empresa y de la función.

Certificaciones

Hay varios programas de certificación que los empleados de nóminas pueden considerar. Las certificaciones le permiten demostrar sus habilidades y cualificaciones a los empleadores actuales y potenciales. Los empleados de nóminas también pueden obtener certificaciones para adquirir conocimientos adicionales sobre sus responsabilidades y fomentar sus oportunidades de promoción profesional. Las certificaciones más populares para los empleados de nóminas incluyen:

  • Certificación de nóminas fundamentales: La Asociación Americana de Nóminas (APA) ofrece la Certificación de Nóminas Fundamentales (FPC) para que los candidatos a empleados de nóminas de nivel inicial puedan demostrar sus conocimientos y su competencia en relación con los fundamentos de las nóminas.

  • Profesional certificado de nóminas: La APA también ofrece una certificación de Profesional certificado de nóminas (CPP) a los empleados de nóminas que tengan al menos 18 meses de experiencia como empleados de nóminas y que hayan completado varios cursos de prácticas y conceptos de nóminas.

  • Contador certificado: El Instituto Americano de Contadores ofrece la designación de Contador Certificado a las personas que tienen al menos dos años de experiencia profesional en contabilidad, teneduría de libros, cuentas por pagar o un campo relacionado.

  • Certificaciones de Microsoft Office: Microsoft Office ofrece varias certificaciones que verifican el nivel de competencia de un individuo en el uso de una o más de las cinco aplicaciones principales de Office – Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook.

Habilidades

Los empleados de nóminas necesitan una combinación de varias habilidades duras y blandas para tener éxito en sus funciones. Algunas de las habilidades más comunes requeridas para un papel como empleado de nóminas incluyen:

Habilidades de comunicación

Las habilidades de comunicación implican la capacidad de comunicarse tanto verbal como no verbalmente con una escucha activa, observando, hablando y empatizando. Los empleados de nóminas deben tener excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita para poder comunicarse internamente con los empleados para discutir y resolver los problemas e inquietudes relacionados con las nóminas.

Habilidades de introducción de datos

Las habilidades de introducción de datos implican una combinación de habilidades informáticas técnicas con una fuerte atención al detalle y la precisión. Un empleado de nóminas debe ser preciso en los datos que introduce en relación con el tiempo de trabajo de los empleados y la compensación que se les debe para asegurarse de que los empleados reciben la cantidad correcta de pago en el momento adecuado.

Habilidades de gestión del tiempo

Las habilidades de gestión del tiempo implican la capacidad de equilibrar y priorizar las responsabilidades de manera que le ayuden a completar su trabajo a tiempo y, al mismo tiempo, a mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Los encargados de las nóminas deben tener una excelente capacidad de gestión del tiempo para garantizar que procesan las nóminas a tiempo y que los empleados reciben su paga a tiempo.

Habilidades informáticas

Las habilidades informáticas incluyen una combinación de conocimientos de mecanografía, sistemas y software. Los empleados de nóminas necesitan fuertes conocimientos informáticos ya que sus responsabilidades laborales incluyen la mecanografía y el uso de programas como Microsoft Office y QuickBooks para completar su trabajo.

Entorno de trabajo del empleado de nóminas

Los empleados de nóminas suelen trabajar a tiempo completo dentro de un entorno de oficina. Algunos empleados de nóminas pueden trabajar a tiempo parcial o por temporadas. Los empleados de nóminas suelen trabajar en el horario comercial estándar en un turno de lunes a viernes y pueden trabajar en casi todos los sectores. Pueden pasar la mayor parte del día trabajando de forma independiente en un escritorio con ordenador. También es posible que tengan que salir de su oficina para interactuar con otros empleados a la hora de recopilar información para las nóminas o atender reclamaciones. Los encargados de las nóminas también pueden trabajar con un equipo de especialistas en nóminas de alto nivel, con Recursos Humanos y de forma interna en todos los departamentos.

Cómo convertirse en un encargado de nóminas

Aquí tiene los pasos que debe seguir para convertirse en un encargado de nóminas:

1. Obtenga su educación.

Los empleados de nóminas deben tener como mínimo un diploma de bachillerato o un certificado de Desarrollo de Educación General (GED). Algunos empleadores prefieren que los candidatos tengan también un título de asociado o de licenciado en contabilidad u otro campo relacionado. Los cursos relevantes incluyen economía, principios contables, hojas de cálculo, contabilidad informatizada e impuestos.

2. Adquiera experiencia laboral relevante.

Muchos puestos de empleado de nóminas son puestos de nivel inicial y no requieren experiencia laboral previa en el sector. Puede realizar unas prácticas o ser voluntario dentro de un departamento de nóminas mientras completa su formación para adquirir una experiencia relevante antes de entrar en el mercado laboral. También puede utilizar un trabajo previo a tiempo parcial para demostrar su experiencia con habilidades relevantes para el papel de un empleado de nóminas.

3. Obtenga certificaciones.

Una vez que haya ganado algo de experiencia como empleado de nóminas, considere la posibilidad de obtener certificaciones en áreas relevantes para su posición e industria. Las certificaciones más populares incluyen la Certificación Fundamental de Nómina, la Certificación Profesional de Nómina y la Certificación de Contable. Las certificaciones le ayudan a demostrar sus habilidades y cualificaciones y le ayudan a destacar como el mejor candidato para los gerentes de contratación y los reclutadores. Estas certificaciones también pueden ayudarle a avanzar en su carrera hacia puestos de mayor nivel.

4. Amplíe su formación.

Como empleado de nóminas, puede ampliar su formación tomando cursos de nivel universitario relevantes para su puesto. Los cursos relevantes incluyen contabilidad, finanzas, economía y negocios. Completar un título de asociado o de licenciado en Contabilidad, Finanzas u otro campo relacionado puede ayudarle a avanzar en su carrera hacia puestos de mayor nivel, como el de especialista en nóminas.

Ejemplo de descripción del puesto de empleado de nóminas

Nuestro centro de llamadas de atención al cliente está buscando un empleado de nóminas con experiencia que se asegure de que todo nuestro personal reciba los cheques de pago a tiempo y tenga un conocimiento exhaustivo de sus salarios. Reconocemos lo mucho que trabajan nuestros empleados para servir a nuestros clientes y ayudar a que nuestro negocio crezca. Confiaremos en nuestro empleado de nóminas para que audite y verifique todos los registros de las horas trabajadas por los empleados y las deducciones o retenciones necesarias para cumplir con las leyes estatales y federales. El candidato seleccionado tendrá al menos un año de experiencia en nóminas y trabajará de forma interdepartamental con contabilidad para garantizar que todo el negocio funcione lo mejor posible.

Carreras relacionadas

  • Asistente de contabilidad
  • Especialista en nóminas
  • Especialista en facturación
  • Agente de crédito