Aprenda a ser un empleado de oficina

¿Qué hace un empleado de oficina?

Un empleado de oficina es un profesional administrativo que realiza una serie de tareas generales de oficina como mecanografiar documentos, responder a llamadas telefónicas, archivar registros e introducir datos. Las tareas específicas varían en función de las necesidades del empleador. Por ejemplo, un empleado de oficina que trabaje para una escuela puede procesar las solicitudes de los estudiantes y responder a las preguntas de admisión, mientras que un empleado de oficina que trabaje en un hospital puede procesar la información de los pagos y mantener el sistema de archivo de los registros de los pacientes.

Las responsabilidades adicionales pueden incluir:

  • Realizar la contabilidad básica y las transacciones bancarias.

  • Preparar los órdenes del día de las reuniones, asistir a las mismas y levantar actas.

  • Operar y mantener el equipo de oficina, como ordenadores, impresoras, fotocopiadoras y faxes. Resolver problemas técnicos con el equipo de oficina y realizar llamadas de servicio cuando sea necesario.

  • Dirigir las llamadas telefónicas a los miembros del personal adecuados y tomar los mensajes.

  • Comunicarse con los compañeros de trabajo para responder a las consultas de los clientes y responder a los problemas o quejas por teléfono o correo electrónico.

  • Mantener un inventario de los suministros de oficina y reordenar los suministros según sea necesario.

Salario típico

Aquí está el salario medio de los oficinistas generales en Estados Unidos, así como los salarios por hora más bajos y más altos que aparecen en Indeed.com:

  • El salario común en Estados Unidos es de 13 dólares. 10 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 25,60 dólares por hora.

Requisitos para ser oficinista

Para ser oficinista, los candidatos deben cumplir los requisitos educativos y tener conocimientos básicos de oficina. Algunos trabajos también pueden requerir experiencia en atención al cliente.

Educación

Por lo general, se requiere un diploma de secundaria para convertirse en oficinista. Los aspirantes a oficinistas pueden adquirir conocimientos aplicables tomando clases de bachillerato ofrecidas en procesamiento de textos o Excel. Los candidatos que no tengan un diploma de bachillerato o su equivalente pueden seguir siendo considerados para puestos de oficinista si tienen experiencia administrativa previa. Los aspirantes a oficinistas también pueden cursar un Grado Asociado en Ciencias Aplicadas a la Gestión Empresarial en el que aprenderán sobre temas como la gestión de bases de datos, la gestión de registros y la comunicación empresarial.

Formación

La mayoría de las funciones de un oficinista se aprenden durante la formación en el puesto de trabajo. Una vez contratados, los oficinistas reciben formación sobre las mejores prácticas de la empresa, la etiqueta telefónica y las aplicaciones informáticas y el software necesarios. También aprenden a manejar los sistemas telefónicos y los equipos de oficina, como las fotocopiadoras y los faxes.

Certificaciones

Los programas de certificación de oficinista general suelen ofrecerse a través de los colegios comunitarios. Estos programas enseñan las habilidades empresariales y los conocimientos esenciales de oficina necesarios para convertirse en oficinista. Los aspirantes a oficinistas aprenden a trabajar con programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo y sistemas operativos informáticos. También aprenden habilidades de oficina esenciales, como el manejo del teclado. Un certificado de oficinista general demuestra que el aspirante tiene todas las habilidades necesarias para trabajar como oficinista. La obtención de un certificado puede ser especialmente beneficiosa para los candidatos que no tengan experiencia administrativa previa.

Habilidades

Los oficinistas necesitan realizar varias tareas, trabajar con el público y colaborar con sus colegas. Estas son algunas de las habilidades clave que necesitan los oficinistas para realizar sus tareas de forma eficiente:

Gestión del tiempo

Los oficinistas tienen una gran variedad de tareas que pueden cambiar día a día. Tienen que ser capaces de priorizar las tareas, trabajar con eficiencia y planificar su horario. Es posible que se les dé un plazo para ciertas tareas y tengan que gestionar su tiempo en consecuencia.

Atención al detalle

Los oficinistas necesitan una gran atención al detalle para introducir datos con precisión, redactar facturas y archivar información.

Habilidades de comunicación escrita y verbal

Los oficinistas necesitan buenas habilidades de escritura para redactar correos electrónicos, cartas y facturas. Es posible que tengan que proporcionar información general, responder a preguntas y comunicar claramente la información y responder a las consultas de forma educada y profesional.

Servicio al cliente

Dado que los oficinistas trabajan a menudo con el público en general, necesitan saber evaluar las necesidades de los clientes y proporcionar un servicio al cliente.

Habilidades informáticas

La habilidad para escribir a máquina de forma eficiente, la familiaridad con el software de procesamiento de textos y el conocimiento de cómo utilizar las hojas de cálculo son esenciales para las responsabilidades de un oficinista.

Flexibilidad y adaptabilidad

Los oficinistas pueden realizar una gran variedad de tareas diferentes y sus funciones pueden cambiar a diario en función de las necesidades del empleador. Es importante que sean capaces de adaptarse a las exigencias de su lugar de trabajo.

Entorno de trabajo del oficinista

Los oficinistas trabajan en un entorno de oficina, casi siempre sentados en un escritorio frente a un ordenador. Pueden estar empleados en puestos a tiempo completo o parcial. Los oficinistas trabajan en una gran variedad de sectores, como la sanidad, los servicios educativos, los recursos humanos y los servicios de apoyo administrativo en general, o para servicios técnicos o profesionales.

Cómo convertirse en oficinista

Dado que gran parte de la formación para este puesto tiene lugar después de que un oficinista sea contratado, hay que dar algunos pasos antes de solicitar trabajar como oficinista. Después de solicitar y ser contratado, un oficinista tendrá que completar la formación en el puesto de trabajo. Estos son los pasos necesarios para convertirse en empleado de oficina:

1. Graduarse de la escuela secundaria

Típicamente se necesita un diploma de escuela secundaria para convertirse en empleado de oficina. Los aspirantes a oficinistas deben tomar clases de informática y prácticas de oficina si el instituto las ofrece.

2. Completar un curso de certificación

Los aspirantes a oficinistas pueden considerar la posibilidad de tomar un curso de prácticas generales de oficina, de alfabetización informática y de aplicaciones informáticas comunes como procesamiento de textos y hojas de cálculo. Aunque no es un requisito completar un curso de certificación, tomar un curso voluntariamente ayudará a los aspirantes a oficinistas a adquirir las habilidades necesarias para el trabajo. Los programas de certificación de oficinista suelen estar disponibles en las escuelas de formación profesional o en los colegios comunitarios.

3. Solicite puestos de oficinista

Los candidatos deben investigar las empresas con puestos vacantes de oficinista y seguir las instrucciones de solicitud al enviar sus currículos y cartas de presentación.

4. Completar la formación en el puesto de trabajo

Además de las habilidades básicas de oficina, como mecanografía, procesamiento de textos y buena etiqueta telefónica, los oficinistas reciben formación para realizar tareas específicas y aprender las prácticas operativas de la empresa. Por ejemplo, si la empresa utiliza una base de datos o un software de contabilidad, el empleador formará al oficinista para que pueda utilizar eficazmente la base de datos.

Ejemplo de descripción del puesto de oficinista

Alianza Medioambiental tiene una vacante inmediata para un oficinista a tiempo completo que forme parte de nuestro equipo administrativo. Los candidatos apoyarán a nuestro director de oficina contestando al teléfono, respondiendo a consultas generales por correo electrónico, redactando cartas y facturas, archivando documentos e introduciendo datos. Las tareas adicionales incluyen el apoyo a las nóminas y tareas administrativas diversas.

Las habilidades deseadas incluyen fuertes habilidades interpersonales y de servicio al cliente. Se dará preferencia a los candidatos que tengan experiencia trabajando con Microsoft Word, Excel y Outlook. Se prefiere la experiencia previa en trabajos de oficina; sin embargo, estamos dispuestos a formar al candidato adecuado.

Carreras relacionadas

Aquellos que estén considerando una carrera como oficinista también pueden estar interesados en los siguientes trabajos: