Aprenda a ser un empleado de recepción

¿Qué hace un empleado de recepción?

Un empleado de recepción descarga los envíos de entrega y compara las listas de empaquetado con los pedidos de compra para garantizar la exactitud de las entregas. También es responsable de empaquetar los productos para devolverlos a los proveedores. Algunos otros deberes de este papel incluyen:

  • Colaborar con el departamento de marketing para desarrollar un programa de exposición de los productos del fabricante en la planta de ventas

  • Buscar daños en la mercancía que puedan haberse producido durante el envío

  • Actualizar el inventario de productos en la base de datos

  • Operar carretillas elevadoras o de mano para descargar los envíos de los camiones

  • Retirar los materiales de embalaje y los artículos del inventario

Salario medio

El salario de un empleado de recepción varía según la experiencia la ubicación geográfica y la empresa.

  • Salario común en EE.UU: 13,67 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 24,10 dólares por hora.

Requisitos del empleado de recepción

Aunque se trata normalmente de un puesto de nivel inicial, hay muchos requisitos para mejorar la probabilidad de que gane un puesto de empleado de recepción:

Educación

La mayoría de los empleadores exigen a los candidatos que tengan como mínimo un diploma de bachillerato o GED (Diploma de Educación General). También necesitan demostrar conocimientos básicos de matemáticas e informática. Puede tomar cursos en estas áreas como parte de su educación secundaria.

Para optar a puestos de mayor nivel, considere la posibilidad de obtener un título de asociado o de licenciado en gestión de inventarios, contabilidad o negocios. Con una combinación de formación y experiencia en almacenes, podría avanzar rápidamente hacia un puesto de logística o de gestión de almacenes.

Formación

Los nuevos empleados de recepción suelen recibir formación en el puesto de trabajo, aprendiendo las políticas y procedimientos específicos de la empresa de la mano de los empleados más veteranos o de un supervisor.

Certificaciones

No suelen exigirse certificaciones para este puesto. Sin embargo, dependiendo de las responsabilidades específicas de un puesto, las empresas pueden preferir, o incluso exigir, que tenga certificaciones o conocimientos específicos. Esto podría incluir:

Certificación de carretillas elevadoras conforme a la OSHA

La Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) dice que sólo los operadores autorizados pueden operar carretillas industriales motorizadas, incluidas las carretillas elevadoras. Algunos empleados de recepción pueden operar una carretilla elevadora para descargar los envíos de los camiones. Obtener esta certificación antes de optar a un puesto puede darle una ventaja sobre otros candidatos.

Certificación de Microsoft Office

Dado que estas funciones requieren conocimientos informáticos, especialmente experiencia con el software de procesamiento de textos, los candidatos que demuestren tener conocimientos informáticos tendrán una ventaja competitiva durante el proceso de contratación. Microsoft ofrece varios exámenes para sus diferentes productos, entre ellos Word Associate, Excel Associate y PowerPoint Associate. Cuando apruebe los tres exámenes, recibirá el certificado Microsoft Office Specialist: Associate Certification.

Habilidades

Son necesarias varias habilidades duras y blandas para tener éxito en este papel. Incluyen:

Habilidades organizativas

Estas habilidades crean orden en un espacio de trabajo y reducen la probabilidad de errores. Garantizan que las tareas se lleven a cabo y que los artículos puedan encontrarse cuando se necesiten.

Atención al detalle

Se refiere a fijarse en los detalles y a evitar errores en el lugar de trabajo. Los encargados de la recepción pueden abrir los envíos para confirmar que el pedido es correcto y no presenta daños antes de aceptarlo de un proveedor. Esto requiere una gran atención a los detalles para evitar pasar por alto daños o errores.

Habilidades matemáticas básicas

Esto puede incluir principios básicos de finanzas y contabilidad para algunos puestos. Los empleados de recepción pueden estar a cargo de los pedidos de los suministros del almacén. También se espera que comparen la orden de compra con la mercancía de cada envío para garantizar la exactitud.

Habilidades interpersonales

Estas habilidades incluyen la comunicación, la cooperación y la empatía. Los recepcionistas se encontrarán con personas de todo tipo y tendrán que trabajar con ellas independientemente de las diferencias de personalidad. También deben comunicarse con los vendedores y proveedores mediante habilidades escritas y verbales. Es posible que tengan que utilizar las habilidades de resolución de conflictos para abordar los problemas entre compañeros de trabajo. La capacidad de leer la comunicación no verbal, como el lenguaje corporal o las expresiones faciales, también es útil en este papel.

Fuerza física

Esto incluye no sólo fuerza y resistencia. Como empleado de recepción, gran parte de su día lo pasará descargando los envíos de los camiones. Necesita la fuerza física para levantar cajas pesadas y la resistencia para mantener ese nivel de actividad física y permanecer de pie durante un turno completo.

Entorno de trabajo del recepcionista

Los recepcionistas suelen trabajar en un entorno de almacén con las siguientes características:

  • Estar de pie durante largos periodos de tiempo

  • Operar un ordenador, una impresora, un fax u otros equipos

  • Levantar objetos pesados desde un camión desde arriba o desde el suelo

  • Comunicarse regularmente con otros empleados del almacén, con el jefe de almacén y con otros directivos

  • Facilitar la comunicación entre vendedores, proveedores y otros directivos

  • Supervisar la llegada de envíos al almacén

  • Sentarse en un escritorio durante periodos de tiempo para actualizar el inventario, realizar pedidos u otras tareas informáticas

Cómo convertirse en un empleado de recepción

Estos son los pasos típicos que se requieren para conseguir un puesto como empleado de recepción:

1. Busque una formación

Busque las vacantes de recepcionista en su zona y determine el nivel de formación que suele exigirse para el puesto. Por lo general, se espera que los oficinistas receptores tengan como mínimo un diploma de bachillerato o GED. Para prepararse para este papel o para ascender a puestos asociados o de gestión, podría obtener una licenciatura en negocios, contabilidad o administración de oficinas.

2. Obtenga certificaciones

Algunos puestos de empleado de recepción pueden requerir que los candidatos tengan una certificación de carretilla elevadora aprobada por la OSHA antes de presentar su solicitud, mientras que otros pueden permitirle obtener la formación en una fecha posterior. Identifique las certificaciones o habilidades duras requeridas para los puestos que le interesan. Es posible que tenga que realizar cursos específicos o conseguir certificaciones en conocimientos informáticos.

3. Consiga experiencia laboral

Aunque un empleado de recepción es normalmente un puesto de nivel inicial, puede conseguir experiencia laboral antes de solicitarlo para posicionarse como un candidato fuerte. Busque puestos a tiempo parcial o temporales como mozo de almacén o empleado de envíos. Si todavía está en el instituto, póngase en contacto con empresas locales para preguntar si puede hacer prácticas en su almacén o seguir al jefe de almacén o al empleado de recepción.

4. Prepare su currículum

Enumere toda su experiencia laboral relevante, incluyendo el nombre de las empresas para las que ha trabajado y las fechas y responsabilidades de esos puestos. Incluya también sus certificaciones relevantes y su nivel de estudios más alto. Si está recién graduado de la escuela secundaria y carece de experiencia laboral, es apropiado incluir trabajos como cuidar niños, cortar el césped o palear la nieve. En esta situación, incluya también los clubes y deportes en los que haya participado, ya que pueden mostrar habilidades como el liderazgo, el trabajo en equipo, la resolución de problemas y la resistencia física.

5. Solicite puestos de empleado de recepción

Busque puestos de empleado de recepción en su zona. Presente su solicitud utilizando su currículum actualizado y una carta de presentación personalizada para cada puesto y en la que destaque por qué sería un activo para esa empresa.

Ejemplo de descripción del puesto de empleado de recepción

Lightning Health, Inc. está buscando un empleado de recepción a tiempo completo para unirse a su empresa de rápido crecimiento. Se trata de una gran oportunidad para personas extrovertidas que disfruten trabajando en equipo y destaquen en un entorno de almacén. El empleado de recepción facturará las cargas de remolque de los proveedores y trabajará como parte del equipo para descargar el camión. Una vez descargada la mercancía, esta persona se encargará de contar la mercancía y cotejar ese total con el pedido de compra.

También se encargarán de buscar los daños que puedan haberse producido durante el envío. Deberán mantener registros precisos en nuestra base de datos a medida que llega cada nuevo envío. Se podrán asignar otras tareas según sea necesario. El candidato ideal tendrá conocimientos básicos de informática, fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita y se sentirá cómodo trabajando con plazos ajustados en un entorno de ritmo rápido. Se requiere un diploma de escuela secundaria o GED. Se prefiere un año de experiencia.

Carreras relacionadas

  • Agente de envíos
  • Coordinador especialista en logística
  • Gerente de almacén
  • Gerente de logística