Aprenda a ser un especialista en cuentas por pagar

¿Qué hace un especialista en cuentas por pagar?

Los especialistas en cuentas por pagar garantizan el pago de las cuentas y facturas de una empresa. Trabajan junto a otros profesionales del departamento de contabilidad o finanzas y elaboran registros de transacciones contables y financieras para que los contables y auditores los utilicen a la hora de pagar los impuestos. Las responsabilidades pueden variar en función del tamaño y el sector de la empresa para la que trabaja el especialista en cuentas por pagar, pero suelen incluir:

  • Mantener las cuentas de caja chica y registrar todos los desembolsos salientes
  • Supervisar los acuerdos de pago a proveedores para encontrar descuentos que reduzcan los importes de las facturas
  • Pagar los impuestos sobre las ventas en las facturas y tomar nota de cada pago de impuestos realizado
  • Mantener un registro de los créditos adeudados a la empresa
  • Aplicar créditos a los pagos a proveedores según sea necesario
  • Reconciliar los informes de cuentas por pagar mensualmente para confirmar que todas las cantidades pagadas fueron exactas

Salario medio

Los especialistas en cuentas por pagar suelen ser empleados a tiempo completo, pero también pueden ser trabajadores a tiempo parcial o estacionales. Los salarios de los especialistas en cuentas por pagar varían en función de su nivel de formación, la experiencia laboral pertinente, la ubicación geográfica del puesto, el tamaño de la empresa y el sector de la misma.

  • Salario medio en EE.UU.: 17,37 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7 dólares. 35 a 31,55 dólares por hora.

Requisitos de los especialistas en cuentas por pagar

Asegurar un puesto como especialista en cuentas por pagar suele implicar estos requisitos:

Educación

Los especialistas en cuentas por pagar necesitan como mínimo un diploma de secundaria o un certificado GED. Algunas empresas prefieren candidatos que hayan completado al menos algún nivel de educación postsecundaria. Muchos candidatos aún no han obtenido una licenciatura s. Los cursos relevantes incluyen contabilidad financiera básica, matemáticas empresariales, tecnología contable y comunicación empresarial escrita.

Formación

El puesto de especialista en cuentas por pagar es un papel de nivel inicial. Los especialistas en cuentas por pagar a veces completan programas de certificación que cubren los aspectos básicos de la función. Los especialistas en cuentas por pagar también suelen recibir formación adicional en el puesto de trabajo, específica para su función y su empresa, normalmente como parte de su proceso de incorporación. Esta formación puede durar desde unos días hasta unos meses.

Certificaciones

Hay varios programas de certificación que los especialistas en cuentas por pagar pueden considerar. Las certificaciones le permiten demostrar sus habilidades y calificaciones a los empleadores actuales y potenciales. Los especialistas en cuentas por pagar también pueden obtener certificaciones para adquirir conocimientos adicionales sobre sus responsabilidades y fomentar sus oportunidades de promoción profesional. Las certificaciones más populares para los especialistas en cuentas por pagar incluyen:

Asociados certificados en cuentas por pagar (CAPA)

El Instituto de Operaciones Financieras (IFO) ofrece la certificación CAPA a las personas que tienen menos de cinco años de experiencia en contabilidad o teneduría de libros. Esta certificación permite a los candidatos de nivel inicial verificar sus habilidades dentro de la industria de la contabilidad.

Para optar a esta certificación, los candidatos deben tener al menos un año de experiencia trabajando con cuentas por pagar y un título de asociado en contabilidad o un campo relacionado. Los candidatos sin título también pueden optar a ella con al menos tres años de experiencia laboral relevante.

Profesional certificado en cuentas a pagar (CAPP)

La IFO también ofrece la designación CAPP a personas que tengan al menos dos años de experiencia directiva con un título de grado o superior, al menos tres años de experiencia directiva con un título de asociado o superior o al menos cinco años de experiencia directiva sin título.

Certified Bookkeeper (CB)

El Instituto Americano de Contables ofrece la designación CB a personas que tienen al menos dos años de experiencia profesional en contabilidad, teneduría de libros, cuentas por pagar o un campo relacionado.

Certificaciones de Microsoft Office

Microsoft Office ofrece varias certificaciones que verifican el nivel de competencia de un individuo en el uso de una o más de las cinco aplicaciones principales de Office: Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook.

Habilidades

Los especialistas en cuentas por pagar necesitan una combinación de varias habilidades duras y blandas para tener éxito en su función. Las habilidades necesarias incluyen:

Comunicación

Esto implica la capacidad de comunicarse tanto verbalmente como no verbalmente con la escucha activa, la observación, el habla y la empatía. Los especialistas en cuentas a pagar deben tener una excelente capacidad de comunicación verbal y escrita para poder comunicarse con los proveedores, internamente con el resto del equipo de contabilidad y a través de otros departamentos.

Entrada de datos

Las habilidades de entrada de datos implican una combinación de conocimientos informáticos técnicos con una gran atención al detalle y la precisión. Es fundamental que un especialista en cuentas por pagar sea preciso en los datos que introduce en relación con las facturas y los recibos.

Gestión del tiempo

Las habilidades de gestión del tiempo implican la capacidad de equilibrar y priorizar las responsabilidades de manera que le ayuden a completar su trabajo a tiempo y, al mismo tiempo, a mantener un equilibrio entre la vida laboral y la personal. Los especialistas en cuentas a pagar pasan la mayor parte de su día realizando varias tareas a la vez y necesitan priorizarlas para asegurarse de que completan su trabajo a tiempo.

Conocimientos informáticos

Estos conocimientos informáticos incluyen una combinación de mecanografía y conocimientos de sistemas y software. Los especialistas en cuentas a pagar necesitan fuertes habilidades informáticas ya que sus responsabilidades laborales incluyen la mecanografía y el uso de programas como Microsoft Office y QuickBooks para completar su trabajo.

Entorno de trabajo de los especialistas en cuentas a pagar

Los especialistas en cuentas a pagar suelen trabajar a tiempo completo en un entorno de oficina. Algunos especialistas en cuentas por pagar pueden trabajar a tiempo parcial o por temporadas. Los especialistas en cuentas a pagar suelen trabajar en el horario comercial estándar en un turno de lunes a viernes, pero pueden tener que trabajar los fines de semana y las noches en función de las necesidades de su empresa y de la época del año. Es posible que pasen la mayor parte del día trabajando de forma independiente, pero también pueden trabajar con un equipo de contables, gestores y empleados de auditoría.

Cómo convertirse en un especialista en cuentas por pagar

Aquí tiene los pasos que debe dar para convertirse en un especialista en cuentas por pagar:

1. Obtenga su educación

Los especialistas en cuentas por pagar deben tener como mínimo un diploma de escuela secundaria o un certificado de GED. Algunos empleadores prefieren que los candidatos tengan también un título de asociado en contabilidad u otro campo relacionado. Los cursos relevantes incluyen economía, principios contables, hojas de cálculo, contabilidad informatizada e impuestos.

2. Obtenga experiencia laboral relevante

Muchos puestos de especialista en cuentas por pagar son puestos de nivel inicial y no requieren experiencia laboral previa dentro de la industria.

3. Obtenga certificaciones

Una vez que haya ganado algo de experiencia como especialista en cuentas por pagar, considere la posibilidad de obtener una certificación en un área relevante para su puesto y la industria para destacar ante los empleadores y avanzar en su carrera. Entre los programas más populares se encuentran las certificaciones CAPA, CAPP y CB.

Ejemplo de descripción del puesto de especialista en cuentas a pagar

Nuestro bufete de abogados está buscando un profesional fiable y preciso que nos ayude a mantener adecuadamente nuestra información de cuentas a pagar. El especialista en cuentas por pagar mantendrá las cuentas actuales y ayudará con las funciones de facturación. Buscamos un candidato con experiencia que pueda analizar los informes de gastos para asignar los pagos a los centros de costes adecuados, trabajar con los clientes y proveedores para resolver las facturas vencidas y conciliar los estados de cuenta mensuales con los clientes y proveedores.

Carreras relacionadas

Si está interesado en conocer carreras similares a la de especialista en cuentas por pagar, podría considerar:

  • Asistente de contabilidad
  • Planificador financiero
  • Especialista en nóminas