Aprenda a ser un especialista en nóminas

¿Qué hace un especialista en nóminas?

Los especialistas en nóminas supervisan todos los aspectos del procesamiento de las hojas de tiempo y de las nóminas para garantizar que el procesamiento de las nóminas siga siendo conforme, preciso y puntual. Las responsabilidades específicas pueden variar en función del tamaño de la empresa para la que trabaja el especialista en nóminas y del sector de la misma, pero suelen incluir:

  • Preparar y enviar los cheques de nómina en papel para los empleados que no tienen depósito directo
  • Recoger la información bancaria para la configuración del depósito directo y procesar los depósitos en los días de pago
  • Familiarizarse y mantenerse al día con las políticas relativas a la fiscalidad de los salarios, las prestaciones y otros factores de la nómina
  • Procesar y supervisar las órdenes de embargo y otras cuestiones que afectan a las especificaciones de la nómina
  • Documentar y mantener todos los registros de nóminas
  • Realizar auditorías semestrales de todos los registros de nóminas
  • Reconciliar el libro mayor con respecto a las transacciones de nóminas
  • Detectar y procesar cuestiones relacionadas con nóminas no cobradas
  • Responder a las consultas de los empleados en relación con las cuestiones o preocupaciones sobre la nómina

Salario medio

Los especialistas en nóminas suelen ser empleados a tiempo completo, pero también pueden ser trabajadores a tiempo parcial o estacionales. Los salarios de los especialistas en nóminas varían en función de su nivel de formación, de la experiencia laboral pertinente, de la ubicación geográfica del puesto, del tamaño de la empresa y del sector de la misma.

  • Salario común en Estados Unidos: 19,71 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares – 38 dólares. 60 por hora.

Requisitos de los especialistas en nóminas

Conseguir un puesto como especialista en nóminas puede implicar ciertos requisitos según el sector y el tamaño de la empresa, entre los que se incluyen:

Educación

Los especialistas en nóminas necesitan como mínimo un diploma de bachillerato o un certificado de Desarrollo de Educación General (GED). Muchos empleadores prefieren que los candidatos tengan también una licenciatura en contabilidad u otro campo relacionado. Los cursos relevantes incluyen la elaboración de informes y procesamiento de tiempos de nómina por ordenador, contabilidad, contabilidad informática y deducción de beneficios.

Formación

Los especialistas en nóminas suelen obtener sus funciones a través de ascensos desde el puesto de empleado de nóminas o como puesto de entrada tras completar el programa de licenciatura s. Los especialistas en nóminas también suelen recibir formación adicional en el puesto de trabajo, específica para su función y para la empresa. Esta formación adicional suele formar parte del proceso de incorporación a su nueva función. La formación en el puesto de trabajo puede durar desde unos días hasta unos meses, dependiendo de la empresa y de la función.

Certificaciones

Hay varios programas de certificación que los especialistas en nóminas pueden considerar. Las certificaciones le permiten demostrar sus habilidades y calificaciones a los empleadores actuales y potenciales. Los especialistas en nóminas también pueden obtener certificaciones para adquirir conocimientos adicionales sobre sus responsabilidades y fomentar sus oportunidades de promoción profesional. Las certificaciones más populares para los especialistas en nóminas incluyen:

Certificación de nóminas fundamentales

La Asociación Americana de Nóminas (APA) ofrece la Certificación de Nóminas Fundamentales (FPC) para que los candidatos a especialistas en nóminas de nivel inicial puedan demostrar sus conocimientos y competencia en relación con los fundamentos de las nóminas.

Profesional certificado de nóminas

La APA también ofrece la certificación de Profesional certificado de nóminas (CPP) a los especialistas de nóminas que tengan al menos 18 meses de experiencia trabajando en un puesto de nóminas y que hayan completado varios cursos de prácticas y conceptos de nóminas.

Certified Bookkeeper

El American Institute of Bookkeepers ofrece la designación de «Certified Bookkeeper» a personas que tengan al menos dos años de experiencia profesional en contabilidad, teneduría de libros, cuentas por pagar o un campo relacionado.

Certificaciones de Microsoft Office

Microsoft Office ofrece varias certificaciones que verifican el nivel de competencia de un individuo en el uso de una o más de las cinco aplicaciones principales de Office – Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook.

Habilidades

Los especialistas en nóminas necesitan una combinación de varias habilidades duras y blandas para tener éxito en su función. Algunas de las habilidades más comunes requeridas para un papel como especialista en nóminas incluyen:

Habilidades de comunicación

Las habilidades de comunicación implican la capacidad de comunicarse tanto verbal como no verbalmente con una escucha activa, observando, hablando y empatizando. Los especialistas en nóminas deben tener una excelente capacidad de comunicación verbal y escrita para poder comunicarse internamente con los empleados para discutir y resolver los problemas e inquietudes relacionados con las nóminas y para poder comunicarse con el resto del departamento de nóminas.

Habilidades de introducción de datos

Las habilidades de introducción de datos implican una combinación de conocimientos informáticos técnicos con una gran atención al detalle y a la precisión. Es muy importante que un especialista en nóminas sea preciso en los datos que introduce en relación con el tiempo de trabajo de los empleados y la compensación que se les debe para garantizar que los empleados reciban la cantidad correcta de pago en el momento adecuado y para mantener unos registros de nóminas precisos.

Habilidades de gestión del tiempo

Las habilidades de gestión del tiempo implican la capacidad de equilibrar y priorizar las responsabilidades de manera que le ayuden a completar su trabajo a tiempo y a la vez mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Es muy importante que los especialistas en nóminas tengan una excelente capacidad de gestión del tiempo, ya que sus responsabilidades les obligan a pasar sus días realizando múltiples tareas y a asegurarse de que procesan las nóminas a tiempo y los empleados reciben su paga a tiempo.

Habilidades informáticas

Las habilidades informáticas incluyen una combinación de conocimientos de mecanografía, sistemas y software. Los especialistas en nóminas necesitan fuertes conocimientos informáticos ya que sus responsabilidades laborales incluyen teclear y utilizar programas como Microsoft Office, QuickBooks, planificación de recursos empresariales y sistemas de procesamiento de pagos automatizados como ADP.

Entorno de trabajo de los especialistas en nóminas

Los especialistas en nóminas suelen trabajar a tiempo completo dentro de un entorno de oficina. Algunos especialistas en nóminas pueden trabajar a tiempo parcial o por temporadas. Los especialistas en nóminas suelen trabajar en el horario comercial habitual en un turno de lunes a viernes. Pueden pasar la mayor parte del día trabajando de forma independiente, pero también pueden trabajar con un equipo de empleados de nóminas, de recursos humanos y de forma interna en todos los departamentos.

Cómo llegar a ser un especialista en nóminas

Aquí tiene los pasos que debe dar para llegar a ser un especialista en nóminas:

1. Obtenga su educación

Los especialistas en nóminas deben tener como mínimo un diploma de bachillerato o un certificado de Desarrollo de Educación General (GED). Muchos empleadores prefieren a los candidatos que también tienen una licenciatura en contabilidad u otro campo relacionado. Los cursos relevantes incluyen economía, principios contables, hojas de cálculo, contabilidad informatizada e impuestos.

2. Adquirir experiencia laboral relevante

Muchos especialistas en nóminas ganan sus puestos mediante ascensos desde un papel como empleado de nóminas. Muchos empleadores prefieren a los candidatos a especialista en nóminas que tengan al menos cinco años de experiencia trabajando en un puesto relacionado con las nóminas.

3. Consiga certificaciones

Las certificaciones relevantes para el puesto y la industria de un especialista en nóminas son muy importantes para ayudarle a avanzar en su carrera. Entre las certificaciones más populares se encuentran la Certificación Fundamental de Nómina, la Certificación de Profesional de Nómina y la Certificación de Contable. Las certificaciones le ayudan a demostrar sus habilidades y cualificaciones y le ayudan a destacar como el mejor candidato para los gerentes de contratación y los reclutadores. Estas certificaciones también pueden ayudarle a avanzar en su carrera hacia puestos de mayor nivel.

Ejemplo de descripción del puesto de especialista en nóminas

Nuestro centro de llamadas de atención al cliente está buscando un especialista en nóminas con experiencia que supervise el procesamiento de las nóminas y se asegure de que todo nuestro personal reciba los cheques de pago a tiempo y tenga un conocimiento exhaustivo de sus salarios. Reconocemos lo mucho que trabajan nuestros empleados para servir a nuestros clientes y ayudar a que nuestro negocio crezca. Nos apoyaremos en nuestro especialista en nóminas para auditar y verificar todos los registros de las horas trabajadas por los empleados y cualquier deducción o retención necesaria para cumplir con las leyes estatales y federales.

El candidato seleccionado tendrá al menos cinco años de experiencia en nóminas, será un profesional certificado en nóminas y trabajará con el resto de nuestro equipo de empleados de nóminas, contabilidad y recursos humanos para garantizar que todo el negocio funcione lo mejor posible.

Carreras relacionadas

Las habilidades y la experiencia adquiridas como especialista en nóminas suelen transferirse a otros puestos relacionados con la industria y pueden ayudarle a avanzar a niveles superiores dentro de su carrera. Las carreras afines más comunes incluyen: