Aprenda a ser un funcionario administrativo

¿Qué hace un funcionario administrativo?

Los funcionarios administrativos trabajan en entornos sanitarios estableciendo políticas, supervisando a los jefes de departamento y gestionando el presupuesto del centro. Pueden trabajar de forma independiente o como parte de un equipo para garantizar que el hospital o el sistema de atención sanitaria utiliza las prácticas más eficaces y eficientes para ofrecer la mejor atención posible a los pacientes. Algunas de las responsabilidades específicas del funcionario administrativo son

  • Contratar y gestionar al personal
  • Fijar los objetivos del departamento o del hospital, supervisar las finanzas y elaborar los calendarios y presupuestos
  • Asegurar que las políticas y los procedimientos de la organización s policies and procedures align with current laws
  • Communicating with management as well as a board of directors
  • Examining current care standards and implementing new ways to provide quality care

Salario medio

Los salarios para este puesto varían según su nivel de experiencia y su ubicación geográfica:

  • Salario común en EE. S. : 64.426 dólares al año
  • Algunos salarios oscilan entre 14.000 dólares y 169.000 dólares al año

Requisitos para ser oficial administrativo

Hay una serie de cualificaciones necesarias para obtener un puesto de oficial administrativo, entre ellas

Educación

Como mínimo, se espera que los oficiales administrativos tengan al menos una licenciatura, preferiblemente en administración de empresas o en un campo relacionado con la atención sanitaria, como la administración de la salud pública. Algunas escuelas ofrecen licenciaturas específicas para la administración sanitaria, en las que los estudiantes aprenden sobre finanzas, ética, políticas y epidemiología en el ámbito de la sanidad.

Muchos empleadores prefieren que los oficiales administrativos tengan un máster en negocios o en un campo relacionado con la sanidad, como la administración sanitaria. En estos programas, los estudiantes aprenden sobre temas avanzados, como la dirección de operaciones y la gestión de recursos humanos. También pueden escuchar a los administradores de los hospitales que les visitan como ponentes invitados y hacen presentaciones sobre temas de actualidad que afectan a sus profesiones.

Formación

Los estudiantes pueden—o se les puede exigir como parte de su educación formal—buscar prácticas para obtener la experiencia práctica para un futuro puesto como administrativo. Las prácticas suelen consistir en trabajar codo con codo con el personal administrativo de la sanidad. A través de esta experiencia, los estudiantes pueden obtener una mejor visión de cómo se gestiona un hospital, cómo son las operaciones diarias y los problemas comunes de gestión que surgen.

Además de la educación formal, otra formación para este papel se produce a través de la experiencia en el trabajo en otras funciones de nivel inferior antes de aceptar un puesto como oficial administrativo.

Certificaciones

Aunque no es obligatorio, obtener una certificación puede darle una ventaja sobre otros candidatos y ayudarle a destacar como líder. Hay una serie de certificaciones disponibles que podrían ser valiosas para una carrera como administrativo, entre ellas:

  • Fellow of the American College of Healthcare Executives: Esta certificación la ofrece el American College of Healthcare Executives y es la más adecuada para los profesionales de la gestión sanitaria que aspiran a tener una carrera en operaciones. El enfoque principal de la certificación es la gestión de la atención sanitaria y, una vez adquirida la certificación, se le reconocerá como miembro del Colegio Americano de Ejecutivos de la Atención Sanitaria.
  • Profesional Certificado en Gestión de Riesgos Sanitarios: Ofrecida por la Asociación Americana de Hospitales, esta certificación está diseñada para los profesionales de la gestión de riesgos sanitarios cuyas responsabilidades principales incluyen la prevención, la reducción y el control de las pérdidas de personas y organizaciones. Esta certificación de primera categoría demuestra que el gestor de riesgos sanitarios posee las habilidades y los conocimientos necesarios para destacar en su función.
  • Profesional certificado en sistemas de información y gestión sanitaria: Esta certificación está reconocida internacionalmente y valida su competencia, conocimientos y credibilidad en sistemas de información y gestión sanitaria.
  • Asociación Americana de Gestión Administrativa Sanitaria: Este programa de certificación se centra en los servicios financieros sanitarios y en el ciclo de generación de ingresos. Demuestra un alto nivel de logros y le distingue como líder en el sector del ciclo de ingresos.

Habilidades

Hay una serie de habilidades necesarias para tener éxito en este papel, entre ellas:

  • Habilidades de liderazgo: Esto incluye comportarse con integridad y confianza, inspirar a los demás y utilizar la capacidad de tomar decisiones. Los funcionarios administrativos deben tomar decisiones que repercuten en todo el sistema sanitario—desde la dirección hasta el paciente—y es importante que ejerzan una buena capacidad de decisión para tomar la mejor decisión para la organización en su conjunto. También incluye capacitar a los demás para que sean lo mejor que puedan ser y confiar en que lo hagan.
  • Habilidades interpersonales: Son las habilidades que las personas utilizan para interactuar adecuadamente con los demás. Las personas que poseen fuertes habilidades interpersonales tienen un comportamiento positivo y una actitud orientada a las soluciones. Estas habilidades incluyen el trabajo en equipo, la fiabilidad y la empatía, todas ellas habilidades que un oficial administrativo necesita para tener éxito en un departamento de atención sanitaria en colaboración.
  • Habilidades de comunicación: Un oficial administrativo necesita fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal. También debe ser capaz de leer las señales no verbales, como las expresiones faciales y el lenguaje corporal, y practicar la escucha activa. Los oficiales administrativos necesitan habilidades de comunicación para dar instrucciones claras y directas a otros miembros del personal administrativo, redactar informes y crear y realizar presentaciones ante juntas directivas de hospitales enteros.
  • Habilidades técnicas: Estas se refieren a las habilidades matemáticas e informáticas—habilidades duras que son necesarias para llevar a cabo los deberes en este papel. Los funcionarios administrativos necesitan la capacidad de preparar presupuestos y hacer un seguimiento de los mismos a lo largo del año. Tienen que ser capaces de revisar los objetivos a largo plazo y evaluar los informes financieros detallados. Tener un conocimiento profundo de la contabilidad y las finanzas es fundamental para tener éxito en el papel de oficial administrativo.

Entorno de trabajo del oficial administrativo

Los oficiales administrativos suelen trabajar en oficinas de hospitales y otros centros sanitarios con las siguientes características:

  • Se sientan durante largos periodos
  • Utilizan equipos de oficina como ordenadores, faxes y teléfonos
  • Hablan delante de grupos de personas, incluso de juntas directivas de hospitales enteras
  • Ocasionalmente viajan

Cómo llegar a ser un oficial administrativo

Estos son los pasos típicos que debe dar para seguir una carrera como oficial administrativo:

  1. Obtener una educación: Busque funciones de oficial administrativo en su zona y determine la educación básica que requieren esos puestos. En la mayoría de los casos, se le exigirá un título mínimo de licenciatura—y muchos prefieren un título de máster—para poder optar a un puesto de oficial administrativo. Obtenga el nivel de formación necesario para poder optar al puesto que desea.
  2. Obtenga experiencia laboral: Dado que el papel de oficial administrativo es un papel de alto nivel, tendrá que obtener experiencia trabajando en un entorno sanitario. Muchos empleadores exigen 10 años de experiencia para optar al puesto. A medida que vaya obteniendo experiencia, busque oportunidades para asumir funciones de liderazgo en su puesto, ya que para tener éxito en esta función se requieren sólidas y probadas habilidades de liderazgo.
  3. Obtenga certificaciones: Después de la educación y la experiencia en el mundo real, la certificación es el siguiente paso importante para comenzar una carrera de éxito como administrador sanitario. Adquiera una certificación para obtener una ventaja competitiva sobre otros candidatos y posicionarse como líder en su campo.
  4. Actualice su currículum: Una vez que tenga la educación y la experiencia laboral requeridas, así como las certificaciones para diferenciarse de otros candidatos, actualice su currículum. Incluya su nivel más alto de educación, las certificaciones que ha adquirido y su historial laboral relevante. Haga hincapié en las funciones de liderazgo que haya desempeñado y, en la medida de lo posible, incluya los resultados cuantificables que haya conseguido en sus anteriores funciones.
  5. Solicite puestos de trabajo: Busque las vacantes de oficial administrativo en su zona e identifique los puestos para los que está más cualificado en función de sus niveles de formación y experiencia. Presente su solicitud utilizando su currículum actualizado y una carta de presentación cuidadosamente elaborada que haya actualizado para cada puesto individual.

Ejemplo de descripción del puesto de oficial administrativo

El Sistema de Salud de Austin está buscando un oficial administrativo de gran talento y motivación para unirse a nuestro creciente equipo. Esta persona se ocupará principalmente de la gestión diaria de las operaciones administrativas. También deberá facilitar la comunicación con todos los niveles del personal mientras realiza tareas directamente relacionadas con la gestión administrativa de nuestro sistema sanitario. Las tareas específicas de este puesto incluyen actuar como enlace entre los consejos de administración, los médicos y los administradores adjuntos. También supervisará la creación y la aplicación de programas y políticas para los servicios a los pacientes, la difusión de las relaciones públicas y las actividades del departamento. El candidato ideal tiene experiencia en un entorno de atención sanitaria y conocimientos de marketing y desarrollo empresarial. Se requiere un máster en negocios o en un campo relacionado con la sanidad, y se prefieren los candidatos bilingües.

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