Aprenda a ser un gerente administrativo

¿Qué hace un gestor administrativo?

Un gestor administrativo supervisa los procesos administrativos de una empresa. Los gestores administrativos que trabajan para pequeñas o medianas empresas se encargan de que los procesos de su empleador funcionen sin problemas. Los gestores administrativos que trabajan para empresas más grandes suelen ser responsables de un único departamento o área, como el mantenimiento de registros o la gestión de instalaciones. Aunque las funciones varían en función del empleador, los gestores administrativos suelen tener las siguientes tareas:

  • Establecer normas de apoyo y servicio al cliente y asegurarse de que esas normas se cumplen

  • Asistir a los profesionales de recursos humanos en la contratación, formación apoyando y revisando el rendimiento de los empleados administrativos

  • Entre los empleados administrativos y la alta dirección para mejorar los procesos y el rendimiento

  • Supervisar y pedir los suministros de oficina según sea necesario

  • Gestionar los registros de la empresa, incluidos los horarios de la dirección y las bases de datos de empleados y clientes

  • Gestionar el correo entrante y saliente del empleador

  • ; El salario medio de un gestor administrativo varía en función de su empleador, su formación y su ubicación. Obtener al menos una licenciatura y una certificación puede aumentar su salario en este puesto. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

    • Salario común en EE.UU.: 51.526 dólares al año
    • Algunos salarios oscilan entre 14.000 dólares y 97.000 dólares al año.

    Requisitos del gerente administrativo

    Como mínimo, la mayoría de los empleadores exigen a los gerentes administrativos que tengan al menos un diploma de secundaria. Los graduados de bachillerato que ocupan estos puestos suelen tener una importante experiencia en operaciones y liderazgo. Muchas organizaciones prefieren candidatos con experiencia relevante y una licenciatura en un campo relacionado con los negocios.

    Educación

    Algunos gerentes administrativos comienzan a trabajar en la administración después de graduarse en la escuela secundaria. Después de adquirir una cantidad significativa de experiencia de liderazgo, estas personas son promovidas a un papel de dirección.

    Es más común que los gerentes administrativos obtengan una licenciatura en una disciplina relacionada con los negocios. Las titulaciones más comunes para los gestores administrativos son:

    • Negocios
    • Administración de empresas
    • Gestión de instalaciones
    • Contabilidad

    Estas carreras enseñan a los profesionales administrativos una serie de habilidades relevantes, como la gestión de proyectos, la gestión financiera, el liderazgo y los conocimientos informáticos. Muchos gestores administrativos han obtenido una doble titulación en áreas como las finanzas y el marketing.

    Algunos aspirantes a gestores administrativos también obtienen un máster en la disciplina que han elegido. Estos títulos avanzados ayudan a desarrollar importantes habilidades de liderazgo, como la gestión de proyectos y la planificación estratégica, y proporcionan una comprensión más profunda de los conceptos empresariales.

    Formación

    La formación de muchos gestores administrativos comienza con unas prácticas universitarias. Las prácticas proporcionan experiencia práctica en las prácticas administrativas.

    Después de la graduación, la mayoría de los gestores administrativos trabajan en el sector administrativo antes de ascender a su puesto superior. Su experiencia en el puesto de trabajo les ayuda a familiarizarse con los procesos administrativos habituales, como la gestión de las finanzas, el control de los suministros y la asistencia a los empleados. Trabajar con un mentor puede proporcionar una formación más intensiva a los futuros gestores administrativos.

    Certificaciones

    Puede optar por obtener una certificación para demostrar sus conocimientos y habilidades como profesional administrativo. Por ejemplo, el Instituto de Gestión y Estrategia (MSI) ofrece la certificación Certified Business Office Manager (CBOM). Esta certificación requerirá que complete un curso en línea y apruebe un examen. Al obtener esta certificación, adquirirá conocimientos sobre importantes temas de administración y gestión de oficinas, entre los que se incluyen:

    • Comunicación empresarial
    • Organización y gestión del tiempo
    • Habilidades interpersonales
    • Desarrollo personal
    • La certificación suele ser voluntaria, pero puede ser beneficiosa para los gestores administrativos que quieran avanzar en su carrera. La certificación puede ser especialmente útil si no tiene una licenciatura.

      Habilidades

      Los gestores administrativos con éxito son buenos líderes que prestan atención a los detalles. Las empresas buscan las siguientes habilidades cuando promueven a los profesionales administrativos a puestos de dirección:

      • Liderazgo: Los gestores administrativos confían en sus habilidades de liderazgo para motivar y apoyar al personal administrativo en sus tareas diarias.

      • Atención al detalle: Su atención al detalle ayuda a los gestores administrativos a emitir informes precisos y documentos sin errores. Los gestores administrativos también utilizan esta habilidad para identificar errores en el trabajo de su personal administrativo.

      • Organización: Los gestores administrativos utilizan sus habilidades organizativas para gestionar eficazmente diferentes tareas administrativas a la vez.

      • Los conocimientos informáticos: Los gestores administrativos deben sentirse cómodos utilizando programas de oficina, incluyendo procesadores de texto, bases de datos, planificación de recursos empresariales y programas de contabilidad, para realizar sus tareas de forma eficiente.

      • Comprensión de las mejores prácticas administrativas: Los gestores administrativos deben trabajar de forma eficiente en los procesos administrativos y formar a otros en su departamento para que hagan lo mismo.

      Entorno de trabajo de los gestores administrativos

      Los gestores administrativos trabajan en oficinas de una amplia gama de sectores. Las escuelas y universidades, las organizaciones sanitarias, las empresas de servicios profesionales, científicos y técnicos, las empresas de seguros y los gobiernos locales son algunos de los lugares más comunes donde se encuentran los gestores administrativos.

      Pasan la mayor parte de su tiempo trabajando en sus oficinas, pero también pueden pasar tiempo en otras partes de sus empleadores instalaciones e inspeccionando las instalaciones externas.

      Las funciones administrativas suelen ser a tiempo completo, con un horario de trabajo regular entre semana. Algunos gestores administrativos especializados, como los gestores de instalaciones, pueden necesitar estar de guardia para atender cualquier problema que se produzca fuera del horario laboral.

      Cómo convertirse en gestor administrativo

      Una combinación de formación y experiencia puede ayudarle a obtener un puesto de gestor administrativo. Si quiere convertirse en gerente administrativo, los siguientes logros pueden ayudarle a conseguir uno de estos puestos de liderazgo.

      1. Obtenga su diploma de bachillerato.

      Con suficiente experiencia administrativa, algunos graduados de bachillerato se convierten en gerentes administrativos. También puede obtener su GED si dejó la escuela antes de tiempo. Si no tiene previsto seguir estudiando más allá de este nivel, puede considerar la posibilidad de obtener un certificado de gestión de oficinas para aumentar sus posibilidades de conseguir un trabajo.

      2. Obtenga un título.

      La mayoría de los gestores administrativos obtienen una licenciatura en una disciplina centrada en los negocios, como la gestión de instalaciones, la contabilidad o la administración de empresas. Estas titulaciones enseñan a los estudiantes a utilizar una serie de habilidades que necesitarán como profesionales y líderes administrativos.

      3. Considere la posibilidad de obtener un máster.

      4. Aunque no es esencial, algunos gestores administrativos obtienen un título avanzado en su disciplina elegida. Un título de máster puede ayudarle a convertirse en gerente con menos experiencia laboral y, con el tiempo, a conseguir un trabajo como director de servicios administrativos. Las universidades también suelen preferir a los gestores administrativos con títulos de máster.

      4. Adquiera cierta experiencia laboral.

      Después de graduarse, los aspirantes a gestores suelen trabajar en administración u operaciones. Esta experiencia en el lugar de trabajo proporciona una formación práctica y ayuda a los profesionales de la administración a establecer conexiones que pueden ayudarles a avanzar en el futuro. Podría empezar a trabajar en administración u operaciones mientras completa su maestría.

      5. Actualice su currículum.

      Actualizar su currículum con sus cualificaciones y experiencia recientes le ayudará en la transición a un puesto directivo. Destaque cualquier momento en el que haya demostrado liderazgo o haya tenido una responsabilidad sustancial.

      6. Solicite puestos de dirección.

      Envíe su currículum actualizado y cartas de presentación personalizadas a las empresas que contratan a gestores administrativos. Si su propia organización está buscando directivos, su empresa puede valorar su familiaridad con los procedimientos establecidos.

      7. Obtenga una certificación.

      Después de cumplir los requisitos de educación y experiencia laboral, podría obtener una certificación de directivo en su sector. Esta certificación voluntaria puede ayudarle a conseguir un ascenso, a obtener un empleo y a asegurarse un mejor salario.

      Ejemplo de descripción del puesto de gerente administrativo

      Nuestra escuela secundaria necesita un gerente administrativo motivado para supervisar las operaciones administrativas en nuestro campus del centro de la ciudad. Buscamos un profesional organizado con al menos un título de asociado y tres años de experiencia administrativa de alto nivel, preferiblemente en un entorno educativo. Debe sentirse cómodo manteniendo los registros de los estudiantes y los horarios de los cursos académicos, coordinando los eventos de orientación y preparando informes. El candidato seleccionado apoyará al director, a los profesores y a nuestros profesionales administrativos actuales.

      Carreras relacionadas

      • Gerente de RRHH
      • Gerente
      • Gerente de propiedades
      • Gerente de comunidades