Aprenda a ser un gerente de oficina

¿Qué hace un director de oficina?

Un director de oficina utiliza habilidades organizativas y de gestión para facilitar y apoyar el funcionamiento de una oficina comercial. Realizan las tareas administrativas necesarias para que la oficina funcione con eficacia. Los directores de oficina también tienen las siguientes responsabilidades:

  • Mantener los procedimientos de la oficina, incluyendo las nóminas, la programación y el procesamiento del papeleo
  • Organizar los sistemas de mantenimiento de registros, incluyendo el archivo, la protección, el acceso y la destrucción de los documentos de los empleados
  • Crear y gestionar los presupuestos de la oficina y las actividades de contabilidad
  • Contratar, formar y supervisar a otros empleados administrativos
  • Planificar y coordinar las reuniones de los empleados y los eventos relacionados con el trabajo

Salario típico

El salario puede variar en función de la ubicación, la empresa y la antigüedad del director de la oficina de la antigüedad del director de oficina, pero a continuación se indican algunos sueldos típicos:

  • Salario habitual en EE. UU: 41.886 dólares al año
  • Los salarios típicos oscilan entre 29.971 dólares y 60.611 al año.

Requisitos del director de oficina

Puede convertirse en director de oficina si recibe la educación y la experiencia necesarias para tener éxito en este puesto.

Educación

Se requiere un mínimo de un diploma de secundaria o equivalente para ser director de oficina. Sin embargo, muchos empleadores prefieren una licenciatura. Entre las titulaciones relacionadas se encuentran las de administración de empresas, gestión de recursos humanos o gestión de la información.

Formación

Típicamente no se requiere una formación formal para ser director de oficina, pero estos profesionales suelen tener experiencia previa en oficina y en labores administrativas. Dado que los directores de oficina se encargan de dirigir una oficina eficiente, los conocimientos informáticos de nivel intermedio a avanzado y la experiencia en liderazgo o gestión pueden ayudar al candidato en esta función. Muchos gerentes de oficina tendrán experiencia previa en una función de mantenimiento de registros o de gestión de oficinas. Los directores de oficina pueden proceder de muchos sectores, como el jurídico, el inmobiliario o el financiero.

Algunos empleadores también pueden preferir candidatos que tengan experiencia en un sector específico. Por ejemplo, un director de oficina en un puesto de la construcción se beneficiará de los conocimientos previos del sector de la construcción. La experiencia previa en el sector inmobiliario y en las ventas puede beneficiar a un director de oficina del sector inmobiliario. Los aspirantes a directores de oficina pueden adquirir formación específica del sector a través de puestos administrativos y de oficina generales en la industria en la que desean trabajar.

Certificaciones

Aunque no es un requisito, las certificaciones pueden ayudar a un candidato a demostrar sus sólidas habilidades de liderazgo o administrativas. He aquí algunas certificaciones beneficiosas para los aspirantes a directores de oficina:

Profesional de la gestión de instalaciones y Director de instalaciones certificado

La Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones otorga estas certificaciones. Tras completar los requisitos de formación y examen, se requiere una formación continua y un desarrollo profesional, y el solicitante debe renovarla cada tres años.

Gestor de Registros Certificado

El Instituto de Gestores de Registros Certificados ofrece esta certificación que los solicitantes obtienen tras realizar un examen de seis partes. Cada una de las cinco primeras partes contiene 100 preguntas de opción múltiple, y la sexta parte es una pregunta de ensayo. Tener esta certificación demuestra su capacidad para crear, gestionar, almacenar y transferir registros.

Certificación de Profesional de la Gobernanza de la Información

Esta certificación, disponible a través de ARMA International, puede beneficiar a los directores de oficina que trabajan con la regulación y la gobernanza de los datos. Esta certificación garantiza que los aspirantes a directores de oficina están familiarizados con los temas relacionados con la gestión y la tecnología de la información, la ciberseguridad, el archivado y mucho más.

Habilidades

Los directores de oficina están a cargo de los procesos cotidianos de la oficina. Pueden supervisar a otros empleados administrativos, hacer un seguimiento de los documentos importantes y hacer los planes necesarios para un próximo evento de los empleados. Dado que un director de oficina está involucrado en todos los aspectos de la oficina, a menudo se necesita una amplia gama de habilidades. Las habilidades útiles como director de oficina incluyen:

Organización

Un director de oficina es responsable de coordinar múltiples aspectos del lugar de trabajo. En este papel, puede organizar al personal para completar una tarea concreta o compilar y gestionar los archivos de los clientes.

Comunicación

Dado que los directores de oficina trabajan con empleados de todos los niveles, se necesitan fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita. Por ejemplo, un director de oficina puede tener que transmitir información importante entre departamentos para garantizar que la empresa cumpla un plazo importante.

Analítica

Además de mantener la oficina organizada, se espera que los directores de oficina evalúen y realicen mejoras en los sistemas actuales para mejorar la eficiencia general. Ser analítico podría incluir la evaluación de los equipos tecnológicos para asegurarse de que satisfacen las necesidades de la empresa.

Liderazgo

Los directores de oficina suelen estar a cargo de otros profesionales administrativos. Unas sólidas habilidades de liderazgo pueden ayudar a un director de oficina a motivar y gestionar un equipo. Un director de oficina podría supervisar varios equipos, incluyendo el de servicio al cliente y el de tecnología de la información.

Presupuestos

Los directores de oficina están a cargo del presupuesto de la oficina. Las habilidades presupuestarias pueden ayudarle a predecir las necesidades financieras y a analizar los ingresos y los gastos. Como director de oficina, podría revisar los informes de ventas o las facturas de los proveedores.

Entorno de trabajo del director de oficina

La jornada y el entorno de trabajo típicos de un director de oficina variarán de un día a otro, dependiendo de las necesidades de la oficina. Un día, puede que revise los currículos para contratar a un nuevo auxiliar administrativo. Otro día, podría hacer un inventario de los suministros de oficina actuales y hacer un pedido de los materiales necesarios.

El director de oficina trabajará estrechamente con el personal administrativo y los miembros del equipo ejecutivo. Pueden ayudar al director, al vicepresidente o a otros ejecutivos en las tareas relacionadas con la oficina.

Cómo convertirse en director de oficina

Un director de oficina suele empezar como apoyo administrativo. Pueden trabajar como asistentes administrativos, desarrollando habilidades esenciales relacionadas con la oficina. Siga estos pasos para convertirse en un director de oficina:

1. Complete un programa educativo

Si bien una licenciatura no es un requisito, puede ser útil para fortalecer su currículum cuando solicite un puesto de gerente de oficina. Si se decide por una licenciatura, elija un sector que sea relevante para sus objetivos. Los programas educativos relacionados incluyen la gestión de instalaciones y la administración de empresas.

2. Complete un programa de certificación

Algunos empleadores pueden preferir una certificación de servicios administrativos. Puede optar por completar un programa de certificación en lugar de una licenciatura, o puede querer conseguir ambos, fortaleciendo aún más su currículum. Puede obtener una certificación a través de la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones o del Instituto de Gestores de Registros Certificados. Compruebe primero los requisitos de la certificación y luego empiece a trabajar para obtenerla.

3. Solicite un puesto administrativo

Trabajar como asistente administrativo le proporciona la experiencia necesaria para convertirse en director de oficina. Suele ser beneficioso trabajar en un puesto de entrada en la misma industria en la que quiere trabajar como director de oficina.

4. Desarrolle y demuestre sus cualidades de liderazgo

Utilice su puesto de administrativo para perfeccionar sus habilidades de liderazgo y gestión. Asuma las responsabilidades adicionales que se le soliciten y aproveche esta oportunidad para destacar sus habilidades organizativas.

5. Solicite un puesto de director de oficina

Una vez que haya completado su formación y certificaciones y haya adquirido una cantidad suficiente de experiencia, comience a solicitar puestos de dirección de oficina. Asegúrese de resaltar las habilidades que demuestran su capacidad de gestión en su carta de presentación y en su currículum.

Ejemplo de descripción de trabajo de director de oficina

Estamos buscando un director de oficina que supervise y coordine nuestras tareas administrativas. El candidato ideal tendrá experiencia en sistemas de datos, nóminas y control de inventarios. El director de oficina deberá dirigir un pequeño equipo no sólo para coordinar las tareas de la oficina, sino también para identificar la forma de mejorarlas eficazmente. Se prefiere una licenciatura

Carreras relacionadas

  • Gerente de nóminas
  • Gerente de recursos humanos
  • Planificador de eventos
  • Gerente de compras
  • Asistente ejecutivo
  • Asistente de dirección
  • Administrador de oficina