Aprenda a ser jefe de personal

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de jefe de personal, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un jefe de personal?

Un jefe de personal, o CdS, puede asumir diversas funciones, en función de las necesidades de una organización. Algunos jefes de personal asumen funciones que se solapan con las de un director de operaciones, mientras que otros pueden tener responsabilidades similares a las de un asistente ejecutivo. En general, sin embargo, un jefe de personal es un profesional que asesora y apoya a un director general en sus tareas diarias. Esto puede suponer actuar como caja de resonancia de ideas, proporcionar asesoramiento estratégico o asumir las funciones que un director general no puede realizar. Esto puede incluir la asistencia a reuniones en nombre del director general y la ayuda en la programación de sus tareas y citas.

También, un jefe de personal puede actuar como amortiguador entre un director general y otros miembros ejecutivos de un equipo, facilitando la comunicación, mediando en las disputas y alimentando las relaciones. El abanico de responsabilidades que puede tener un jefe de personal es amplio y puede incluir:

  • Asegurar la participación del director general en los procesos de toma de decisiones clave

  • Preparar al director general y a otros líderes para las próximas reuniones y proporcionarles toda la información necesaria

  • Encargarse de las comunicaciones internas y externas, como boletines, discursos, informes y presentaciones

  • Dirigir los programas o iniciativas de toda la organización

  • Liderar los procesos de planificación estratégica y garantizar la alineación de ideas entre el director general y otros líderes

  • Asistir en la creación de indicadores clave de rendimiento

  • Dirigir a los miembros de otras funciones de apoyo al director general, como los asistentes ejecutivos y los gestores de proyectos senior

  • Gestionar el proceso del ciclo presupuestario, que podría incluir la asistencia a los directivos en sus presentaciones presupuestarias

  • Investigar y definir nuevas oportunidades de negocio

  • Trabajar conjuntamente con el departamento de Recursos Humanos para abordar posibles problemas de personal

Salario típico

  • Salario común en EE. UU: 113 dólares por año
  • Los salarios típicos oscilan entre 20.000 dólares por año.

Requisitos para ser jefe de personal

Como se trata de un puesto relativamente nuevo en el sector privado y, debido a que la naturaleza del trabajo varía de una empresa a otra, no hay requisitos fijos para convertirse en jefe de personal. A continuación se ofrece una visión general de las cualificaciones que pueden ser adecuadas para un jefe de personal, así como sugerencias sobre las habilidades necesarias que estos profesionales pueden necesitar para desempeñar con éxito las funciones del puesto.

Educación

No existen requisitos fijos de educación para estos profesionales, ya que pueden proceder de entornos muy dispares, que van desde la administración hasta las finanzas o las operaciones. Sin embargo, una licenciatura suele ser una cualificación mínima. Los jefes de personal también pueden tener títulos de máster en sus respectivos campos profesionales. Un gran porcentaje de jefes de personal ya tienen un MBA o deciden cursarlo.

Formación

Un jefe de personal no suele recibir formación en el puesto de trabajo, ya que no es un cargo bien definido. Sin embargo, necesitan al menos cinco años de experiencia en un entorno ejecutivo para aprender las exigencias del trabajo. Debido a la naturaleza indefinida de este puesto, puede ser beneficioso para estos profesionales unirse a comunidades, como el sitio en línea, ChieffofStaff.expert, donde pueden recopilar información, recibir actualizaciones sobre las últimas tendencias y conocer los eventos y las oportunidades de formación. Un evento muy popular, por ejemplo, es el Chief of Staff Mastermind Cohort 1, en el que estos profesionales reciben formación, entrenamiento y consejos de sus compañeros.

Certificaciones

Típicamente, los jefes de personal son empleados senior con muchos años de experiencia ejecutiva, por lo que es poco probable que opten por una certificación. Sin embargo, los candidatos con menos experiencia pueden optar por ampliar sus conocimientos y distinguirse de sus competidores complementando sus cualificaciones con una certificación profesional, como por ejemplo:

Certificación de liderazgo ejecutivo

La Escuela de Negocios de la Universidad de Cornell ofrece este curso en línea para profesionales ejecutivos de nivel medio y alto con al menos cinco años de experiencia en un puesto ejecutivo. El curso consta de seis módulos básicos que incluyen temas como Liderar con credibilidad, Toma de decisiones estratégicas y Calidad y excelencia en el servicio.

Certificación de gestión ejecutiva (EMC)

Este es otro curso en línea para profesionales ejecutivos, que ofrece el Instituto de Gestión y Estrategia (MSI). Este curso está dirigido a profesionales con poca o ninguna experiencia en gestión ejecutiva e incluye módulos como Gestión de riesgos, Cómo delegar y Cómo comunicarse eficazmente.

Habilidades

El papel es polifacético y requiere muchas habilidades diversas. Como el trabajo implica una comunicación constante, necesitan excelentes habilidades interpersonales. También deben ser extremadamente organizados y eficientes, ya que tienen que ejecutar múltiples tareas en cualquier momento. He aquí otras aptitudes clave que requieren estas personas:

Flexibilidad

Los jefes de personal pueden verse obligados a implicarse en tareas diversas y variadas. En general, las funciones de un jefe de personal cambiarán constantemente, lo que requiere una persona flexible y de mente abierta.

Liderazgo

Aunque se trata de una función directiva que requiere que una persona dirija iniciativas, programas y personal, un jefe de personal funciona sobre todo en segundo plano. Este tipo de estilo de liderazgo requiere una persona madura que esté interesada en hacer avanzar la empresa y en apoyar y dirigir al personal entre bastidores.

Inteligencia emocional

Como el trabajo de un jefe de personal incluye la mediación entre las partes y la prestación de apoyo y asesoramiento estratégico al equipo ejecutivo, debe ser positivo, autocontrolado, empático y flexible. Como el trabajo también puede ser muy rápido y estar sometido a mucha presión, los jefes de personal deben ser capaces de mantener la calma y la serenidad en todas las situaciones.

Habilidades estratégicas

Los jefes de personal a menudo deben identificar los procesos empresariales que pueden no funcionar de forma óptima y abordarlos. También participan en el desarrollo y la planificación de las estrategias empresariales. Por estas razones, deben tener habilidades analíticas y de resolución de problemas.

Habilidades de gestión de proyectos

Dado que a menudo se involucran en la gestión de proyectos y programas de toda la empresa, la experiencia previa en gestión de proyectos será una ventaja.

Entorno de trabajo

Los jefes de personal trabajan en múltiples sectores empresariales e industrias, incluyendo pequeñas y grandes empresas e instituciones gubernamentales. El trabajo de un jefe de personal puede ser de alta presión debido a su proximidad al director general, a las numerosas tareas concurrentes, a la gestión de los horarios y a la facilitación de la comunicación en toda la organización. Estas personas suelen ocupar puestos a tiempo completo que requieren muchas horas extras, incluidas las noches y los fines de semana. Aunque se trata de un trabajo de oficina, es posible que tengan que viajar a menudo para asistir a reuniones y negociaciones.

Cómo llegar a ser jefe de personal

Se trata de un puesto relativamente nuevo en el sector privado, por lo que no hay una trayectoria profesional establecida. Ocupan estos puestos personas con una formación y un bagaje profesional divergentes. Los requisitos también varían en función de la descripción del puesto, así como del sector o la industria. Algunos acceden a esta función en una fase relativamente temprana de su carrera, pero otros pueden hacerlo después de 15 o 20 años de experiencia.

Aquí tiene algunos ejemplos de las diferentes formas en que se puede acceder a esta profesión:

Administrativo

Puede llegar a ser jefe de personal trabajando inicialmente en un puesto administrativo, por ejemplo, como asistente ejecutivo. Si demuestra ser eficaz y digno de confianza, puede recibir responsabilidades adicionales, y este puesto podría evolucionar de forma natural hacia el de jefe de personal.

Finanzas

Los jefes de personal suelen proceder de entornos financieros. Aunque un director financiero gestionará el proceso de elaboración del presupuesto anual y otros procesos financieros, un jefe de personal con experiencia en finanzas puede proporcionar a un director general un apoyo financiero muy necesario. Estas personas pueden tener títulos de trabajo anteriores como analista de planificación financiera o analista de banca de inversión.

Operaciones

Una experiencia en operaciones puede ser beneficiosa para un jefe de personal, ya que el trabajo requiere el desarrollo de estrategias empresariales para garantizar que un negocio sea finalmente rentable. Una persona así puede haber sido previamente director de producto o jefe de operaciones.

De estudiante a profesional

Sin embargo, si usted es un estudiante que ha decidido seguir una carrera como jefe de personal, puede considerar los siguientes pasos:

1. Obtenga una titulación

La titulación de grado que decida dependerá de la trayectoria profesional que desee seguir. Si no está seguro de qué camino tomar, opte por una licenciatura en finanzas o en administración de empresas.

2. Adquiera experiencia

Si quiere avanzar rápidamente en su carrera, debe adquirir experiencia práctica lo antes posible. Si tiene la oportunidad mientras estudia la carrera, opte por realizar unas prácticas. O bien, seleccione algunas empresas en las que le gustaría trabajar y pregunte si puede ser voluntario allí durante un tiempo.

3. Encuentre un mentor

Solicite un puesto de entrada en el campo que haya elegido. Una vez que haya conseguido un empleo, intente encontrar un miembro del personal de alto nivel que esté dispuesto a servirle de mentor y a aprender todo lo que pueda.

4. Planifique su trayectoria profesional

Empiece a planificar su trayectoria profesional lo antes posible. Si hay un CdS en el lugar donde trabaja, organice una reunión con esta persona para saber qué implica el trabajo y qué pasos debe dar. Esto puede implicar la inscripción en cursos de formación, el seguimiento de personas o la obtención de una certificación.

5. Mejore su formación con un MBA

Cuando tenga unos años de experiencia laboral y esté preparado para empezar a solicitar puestos directivos y ejecutivos, puede ser beneficioso obtener un MBA.

6. Solicite puestos directivos y luego ejecutivos

Dado que un CdS es un puesto de alto rango, es vital que adquiera experiencia primero como directivo y luego en calidad de ejecutivo.

Ejemplo de descripción del puesto de jefe de personal

Después de experimentar un crecimiento exponencial en nuestra empresa durante los últimos meses, necesitamos un jefe de personal dinámico y enérgico que proporcione apoyo a nuestro equipo ejecutivo. Las tareas incluirán la gestión y dirección de programas, facilitar la comunicación entre departamentos, proporcionar apoyo administrativo y estratégico al equipo ejecutivo y gestionar las actividades diarias del personal. Nuestro candidato ideal debe tener un máster en administración de empresas, así como un mínimo de ocho años de experiencia en un puesto ejecutivo.

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