Aprenda a ser un oficinista

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de oficinista, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un oficinista?

Los oficinistas son profesionales que ejecutan una serie de tareas administrativas en un entorno de oficina. Estos individuos son parte integral de una organización, ya que se encargan de todas las tareas cotidianas que mantienen el funcionamiento de una oficina. Los oficinistas también pueden funcionar como la cara pública de una empresa, ya que responden y devuelven las llamadas telefónicas y gestionan los correos electrónicos entrantes y salientes.

Las funciones de un oficinista varían de una empresa a otra. Por ejemplo, las responsabilidades de los oficinistas en las empresas más pequeñas pueden incorporar tareas avanzadas como la gestión del sistema de nóminas y la emisión de cheques de pago, mientras que las funciones de los oficinistas en organizaciones más grandes pueden implicar principalmente tareas administrativas. Los oficinistas pueden tener cualquiera de las siguientes funciones:

  • Archivar y mantener documentos en papel y electrónicos
  • Gestionar el material de oficina
  • Realizar actas de reuniones y distribuirlas a las partes pertinentes
  • Firmar las entregas
  • Escribir y corregir documentos, como informes y memorandos
  • Mantener el equipo de oficina como impresoras y fotocopiadoras
  • Programar las citas y reuniones con los clientes
  • Organizar los viajes y el alojamiento del personal
  • Mantener los registros financieros

Salario típico

El salario de un administrativo El salario de un administrativo puede variar en función de su nivel de formación y su historial laboral, así como del sector, el tamaño de la empresa y la ubicación del empleador. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en Estados Unidos: 13,52 dólares por hora
  • Los salarios típicos oscilan entre 7 dólares. 25 a 25,60$ por hora.

Requisitos de los oficinistas

Educación

Típicamente, un oficinista necesitará un diploma de bachillerato o un título de Desarrollo de Educación General (GED). Sin embargo, los candidatos que deseen cualificarse por sí mismos pueden optar por un Asociado en Ciencias Aplicadas (A.A.S.) en gestión de oficinas, que es un programa de licenciatura de dos años. Durante este programa, que se puede completar en varios colegios comunitarios y escuelas técnicas, los estudiantes aprenden a gestionar las funciones administrativas, incluyendo la correspondencia de oficina, la contabilidad y el archivo.

Las materias del curso incluyen la gestión de registros, el derecho mercantil, la gestión de bases de datos, la contabilidad y las operaciones informáticas. Además, los estudiantes aprenden a diseñar planes de negocio, y los que cursan carreras especializadas también pueden optar por asignaturas específicas de su campo, como la redacción jurídica. Aparte del trabajo del curso, algunas instituciones también esperan que los candidatos realicen unas prácticas o algún tipo de experiencia práctica para completar el curso.

Formación

La mayoría de los oficinistas reciben formación en el puesto de trabajo, que puede incluir el aprendizaje de sistemas específicos de la empresa como las nóminas. Los aprendices también pueden recibir instrucción sobre los procedimientos de oficina y el funcionamiento de los equipos de oficina. Los candidatos que deseen convertirse en oficinistas aumentarán sus posibilidades de conseguir un empleo asistiendo a cursos. La Asociación Americana de Gestión, por ejemplo, también ofrece cursos de administración de oficinas, que proporcionan instrucción sobre aspectos como la gestión del tiempo y la mejor forma de organizar el trabajo.

Certificación

Obtener una certificación es otra forma de demostrar sus conocimientos y habilidades. La certificación también puede distinguirle de los solicitantes de la competencia. Organizaciones como la Asociación Internacional de Profesionales de la Administración (IAAP) y el Instituto Americano de Certificación (ACI) ofrecen estas vías de certificación:

IAAP, Certified Administrative Professional (CAP) certificatio

Aunque puede estudiar para este examen por su cuenta, muchos estudiantes optan por asistir a un programa de formación que cubre las cuatro áreas temáticas principales del examen, a saber, Sistemas y Tecnología de Oficina, Administración de Oficina, Gestión y Gestión Organizativa Avanzada. Puede asistir a estos cursos en determinados colegios comunitarios, universidades y centros de educación para adultos. Algunos de estos programas también incluyen oportunidades de prácticas.

Certificación en Administración de Empresas Certificada (CBA)

Este programa de certificación cuenta con cuatro módulos principales, a saber, Organización Moderna Dinámica, Prácticas de Gestión & Administración de Oficinas, Comunicación y Gestión de Recursos Humanos & Comportamiento Organizacional. Los estudiantes que completan este programa conocen un amplio abanico de disciplinas, como los recursos humanos, las finanzas, la administración y la gestión empresarial, lo que puede resultar atractivo para los posibles empleadores.

Habilidades

Como los oficinistas se comunican directamente con los clientes, necesitan buenas habilidades interpersonales y de comunicación. La interacción con los clientes también requiere unas sólidas habilidades de atención al cliente, que incluyen responder a las peticiones de los clientes de forma eficiente y profesional. Estas son algunas de las habilidades adicionales que necesitan estos profesionales:

  • Habilidades de organización: Un oficinista debe ser capaz de recuperar información rápidamente y debe ser eficiente y organizado.

  • Atención al detalle: Muchas de las tareas de un oficinista, como la introducción de datos, el archivo y el mantenimiento de registros y la corrección de documentos, requieren la capacidad de notar discrepancias e incoherencias.

  • Competencias informáticas y de TI: Dado que una gran parte del trabajo de un oficinista tiene lugar en los ordenadores, debe tener conocimientos suficientes para realizar la resolución de problemas básicos, añadir nuevo hardware, instalar nuevos programas y ejecutar las tareas necesarias.

Entorno de trabajo del oficinista

Los oficinistas suelen realizar sus tareas en una oficina. Pueden trabajar 40 horas a la semana en un puesto a tiempo completo o pueden trabajar a tiempo parcial. El trabajo rara vez requiere trabajar fuera del horario de oficina o viajar. Aunque estos profesionales trabajan en una amplia gama de industrias y sectores, el BLS informa que los principales empleadores de oficinistas en 2016 fueron:

  • Servicios sanitarios y sociales
  • Servicios educativos
  • Oficinas gubernamentales
  • Servicios administrativos y de apoyo
  • Servicios profesionales, científicos y técnicos

Cómo convertirse en oficinista

Si es una persona organizada y eficiente con grandes habilidades interpersonales, trabajar como oficinista puede ser una buena opción. Para seguir una carrera como oficinista, podría considerar seguir los siguientes pasos:

  1. Obtener un diploma de secundaria: La mayoría de los empleadores esperan que el personal administrativo tenga un diploma de secundaria o un GED. Como adulto, puede obtener un diploma de bachillerato asistiendo a una escuela para adultos, o a través de la educación a distancia. La Comisión de Acreditación y Educación a Distancia (DEAC) ofrece clases. Para obtener el GED, puede estudiar por su cuenta o asistir a clases de preparación, y luego presentarse a los exámenes.

  2. Asistir a cursos de administración de oficinas: Aunque los oficinistas normalmente reciben formación en el trabajo, podría beneficiarse de una formación adicional antes de solicitar puestos de oficinista.

  3. Certificarse: La mejor manera de distinguirse de otros competidores es obtener una certificación. Esto demostrará que tiene los conocimientos y las habilidades para realizar el trabajo.

  4. Gane experiencia práctica: Los empleadores favorecen a los solicitantes que tienen experiencia previa en un puesto administrativo. La mejor manera de adquirir experiencia es realizando unas prácticas o trabajando como voluntario en una organización local.

  5. Ejemplo de descripción de puesto de trabajo de administrativo

    Nuestra empresa ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos meses, lo que nos ha llevado a buscar un administrativo eficiente y fiable que pueda ayudarnos en el funcionamiento diario de la oficina. Las funciones incluirán tareas administrativas como el archivo, el mantenimiento de registros, la gestión del inventario, el pedido de suministros, el procesamiento de datos y la contabilidad básica.

    El oficinista también interactuará con nuestros clientes directamente, respondiendo a las llamadas y encargándose de toda la comunicación oficial. Como esta persona será la cara pública de nuestra empresa, debe tener un trato profesional y educado y debe tener un excelente don de gentes. Nuestro candidato ideal debe tener un título de bachillerato o una cualificación equivalente y un mínimo de dos años de experiencia en un puesto administrativo.

    Carreras relacionadas

    • Recepcionista
    • Secretaria ejecutiva
    • Representante de atención al cliente
    • Empleado de contabilidad