Las empresas valoran a los empleados que pueden mantener un horario organizado y recordar sus responsabilidades diarias, pero la organización física es igual de importante. Los responsables de la contratación buscan personas con una excelente capacidad de organización.
Mantener una oficina limpia y regulada es una buena manera de que los empleados demuestren su capacidad de organización.
En este artículo, explicamos la importancia de la organización en la oficina, describimos cómo organizarse eficazmente y ofrecemos consejos para conseguir y mantener la organización.
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La importancia de ser organizado en la oficina
Es fundamental para usted, su equipo y sus supervisores que se mantenga la organización de la oficina. Recuerde estos puntos clave:
Una oficina organizada ahorra tiempo
En lugar de tener que buscar entre montones de papeles o rebuscar en los cajones del escritorio para encontrar materiales de trabajo importantes, sabrá dónde está todo cuando lo necesite. Tu productividad puede mejorar, lo que puede ayudar a reducir el estrés.
Los compañeros de trabajo aprecian los espacios de trabajo cómodos y acogedores
Cuando tus compañeros de trabajo te dejan documentos para que los revises o firmes, pueden estar seguros de que verás la información porque no se perderá entre otras tareas. Además, los compañeros tienden a responder bien al modelado, así que si limpias tu zona de escritorio, podrías motivar a tus compañeros a hacer lo mismo.
Un espacio de trabajo organizado muestra a los supervisores que usted valora la organización y la concentración
Tener un escritorio limpio en el trabajo también demuestra control y responsabilidad, lo que puede aumentar la probabilidad de una mayor responsabilidad o incluso un ascenso.
Cómo organizarse en la oficina
Organice su escritorio, área de trabajo u oficina con estos pasos:
- Ordene y purgue.
- Guarda los objetos.
- Haz que tu oficina sea más eficiente
- Considera la proximidad.
- Etiqueta los materiales.
- Evalúa tus archivos.
- Limpia a fondo tu escritorio.
- Organice la parte superior de su escritorio.
- Organizar los cajones del escritorio.
- Establezca un flujo de trabajo en equipo.
- Ordena el correo.
- Limpia tu espacio digital.
1. Ordenar y purgar
Empieza por ocuparte de los montones de papeles o suministros que tengas en tu escritorio, sillas o estanterías. Clasifíquelos en montones, incluyendo los papeles que hay que archivar, los proyectos de trabajo actuales y los artículos que hay que triturar o tirar. Una vez que hayas hecho los montones, archiva los documentos apropiados, apila los proyectos de trabajo actuales en tu escritorio y deshazte de los papeles y materiales innecesarios.
2. Guarda los objetos
Objetos como tazas de café, rotuladores, bocadillos y cuadernos pueden acumularse rápidamente en tu espacio de trabajo. Guarda todo lo que no vayas a utilizar inmediatamente para reducir el desorden, y asegúrate de que cada objeto tenga un espacio específico para saber dónde buscarlo cuando lo necesites.
3. Haz que tu oficina sea más eficiente
Piensa en cómo te gusta trabajar. Por ejemplo, tal vez prefieras responder a los correos electrónicos al principio del día mientras te tomas el café, o tal vez te guste llevar el ritmo mientras hablas por teléfono. Crea zonas dedicadas a tus tareas y responsabilidades más habituales, y coloca los suministros y materiales relacionados con cada tarea en su zona de trabajo específica para aumentar la eficiencia.
4. Considera la proximidad
Piensa en los documentos y materiales que utilizas con más frecuencia. Colóquelos en una bandeja o contenedor de fácil acceso en su escritorio o en el espacio de trabajo apropiado para ahorrar tiempo mientras trabaja.
5. Etiquetar los materiales
Etiqueta los cajones, cubos y otros recipientes de almacenamiento para poder encontrar lo que necesitas de forma rápida y eficaz. Esto es especialmente útil para los suministros, materiales o documentos que no usas muy a menudo.
6. Evaluar sus expedientes
Revisa el papeleo de tu archivador y haz montones de documentos para conservar, trasladar y triturar. Combina los documentos relacionados en la misma carpeta o archivo, traslada los registros necesarios a otros lugares y elimina de forma segura los papeles innecesarios.
7. Limpia a fondo tu escritorio
Una vez que hayas despejado el desorden, retira todo lo demás de tu escritorio y límpialo en profundidad. Desinfecta el teclado del ordenador, el ratón y cualquier otro material de uso frecuente, como bolígrafos o teléfonos.
8. Organice la parte superior de su escritorio
Después de limpiar tu escritorio, organiza los suministros de uso común en bandejas, cestas o tazas para facilitar el acceso. Etiquete y guarde los artículos restantes hasta que los necesite.
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9. Organizar los cajones del escritorio
Una vez que la parte superior de tu escritorio esté limpia, es hora de organizar tus cajones. Empieza por vaciar un cajón del escritorio cada vez. Revisa los papeles, materiales y otros objetos del cajón y clasifica los artículos en montones para conservarlos, moverlos o tirarlos. Vuelve a colocar en el cajón los artículos que quieras conservar, mueve los que no estén relacionados con ellos a otro lugar y deshazte de todo lo innecesario.
10. Establecer el flujo de trabajo del equipo
Si te reúnes regularmente con tus colegas en tu área de trabajo, crea un espacio para que se sienten y coloquen sus materiales. Para los compañeros que te traen su trabajo para que lo revises, crea un sistema de bandeja de entrada para que la organización sea fácil y constante.
11. Ordenar el correo
Cuando recibas el correo, revísalo inmediatamente para limitar el desorden y las distracciones en tu escritorio. Si prefiere mirar el correo en un momento determinado, cree una carpeta específica para colocar el correo hasta que esté listo para revisarlo.
12. Limpia tu espacio digital
El último paso para organizar tu oficina es gestionar tu espacio de trabajo digital. Limpia el escritorio de tu ordenador archivando o borrando los documentos antiguos. Luego, revisa tu bandeja de entrada de correo electrónico para hacer lo mismo.
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Consejos para limpiar tu oficina y mantenerla organizada
Revisa estos consejos para gestionar una revisión de la organización en tu oficina y para mantener tu espacio de trabajo limpio y ordenado después:
10. Organizar lentamente
Haz que la organización de tu espacio de oficina sea manejable reservando breves espacios de tiempo cada día durante una o dos semanas.
11. Crear un sistema de seguimiento
Cuando recibas un nuevo documento o archivo, añádele una etiqueta «archivar en [fecha]» o «destruir en [fecha]». De este modo, podrás ahorrar tiempo a la hora de organizar o revisar tus archivos en el futuro.
7. Despeja tu escritorio a diario
Asegúrate de que tu mesa está limpia al final del día. Si estás en medio de un proyecto, coloca los materiales relacionados en una bandeja específica o en un archivo reservado para el trabajo en curso. Con un escritorio despejado, puedes empezar a sentirte más tranquilo y concentrado cuando empieces a trabajar cada día.
13. Considerar la exploración por encima del archivo
Si acumulas mucho papeleo, piensa en escanear y archivar digitalmente tus documentos con regularidad en lugar de almacenarlos físicamente. Esto puede ahorrarte un valioso espacio en el armario y el escritorio y facilitar la búsqueda de documentos en un solo lugar.
14. Utiliza un sistema de archivo por colores
Si decides archivar los documentos físicamente, codifica los archivos por colores para que sea más fácil encontrar lo que necesitas. Por ejemplo, el azul podría ser para las facturas, el rojo para los contratos y el verde para los informes.
Añada elementos de motivación
Incluye toques personales como fotos, chucherías y citas en tu espacio de oficina para motivarte.
Organiza tus libros
Si tiene libros en su despacho, organícelos por autor o tema para poder encontrar la información que necesita de forma rápida y eficaz.
Utiliza el espacio de la pared de forma eficaz
Algunos espacios de trabajo son pequeños y requieren un pensamiento creativo en términos de almacenamiento. Utiliza carpetas colgantes o cestas para aprovechar el espacio de la pared y organizar el papeleo de forma eficaz.
Esconder los cables
Coloca discretamente los cables del ordenador, del teléfono y de otros aparatos detrás de los muebles o en soportes específicos para cables para mantener tu espacio limpio, atractivo y libre de peligros de tropiezos.
Añade etiquetas a las cuerdas
Algunas oficinas tienen muchos aparatos electrónicos enchufados a una sola regleta. Añade pequeñas etiquetas a cada cable para poder coger el correcto si necesitas llevarte un cargador a casa, por ejemplo.
Utilizar una «plataforma de aterrizaje»
Añade una alfombrilla, una bandeja o una tabla a una zona de tu escritorio como «almohadilla de aterrizaje»; coloca los documentos, suministros o materiales que recibas o saques para trabajar únicamente en la almohadilla de aterrizaje. Una vez que esté llena, evalúa lo que puedes guardar. Esto ayuda a mantener el resto de tu escritorio organizado y limpio en todo momento.
Incluir un espacio vacío en el escritorio
Deja un lugar vacío, del tamaño de un documento, en tu escritorio para revisar o firmar papeles. De este modo, esos documentos son fáciles de encontrar y gestionar.